浅谈高校档案馆服务功能的实现

宋世叶

（大连医科大学，辽宁 大连 116044）

进入21世纪，信息技术迅猛发展，高校档案信息管理不断创新，档案馆正以全新视角和宽泛的服务功能伫立于高校。彰显高校特色、追求卓越信息服务已成为现代高校档案馆建设的重要内容，正在为高校档案事业的可持续发展提供有效动力，为高校管理现代化做贡献。

一、高校档案馆的服务功能

近年来，随着高校网络化、电子化、数字化操作在教学、科研、管理、育人之中的广泛应用，高校档案馆的功能也发生了深刻变化，肩负着高校档案安全保管的基地、爱国主义教育基地、档案信息服务中心等神圣职责。伴随着高校档案馆功能的不断拓展，高校档案馆的服务功能日渐凸显，而且成为诠释档案馆功能的主要指标。可见现代高校档案馆的服务功能，既包含存储信息与保护人类文化遗产、面向社会媒介的文化传承与宣传等传统服务功能，又发展为高校信息中心之一，担负着传播信息、文化育人和实现信息增值的重要服务任务，在服务对象和区间上已由校内延伸至校外，并逐渐向社会化和公共服务层面发展。

二、实现高校档案馆服务功能的条件

传统意义下高校档案馆服务功能实现的基本条件是馆舍、馆藏档案、保管设施、档案人员。在数字化、网络化的信息时代背景下，高校档案馆服务功能的实现不仅是对传统基本条件赋予全新的内涵，而且在软实力方面提出较高的要求。不仅在馆舍方面突破了传统的库房、阅档室、装订室、办公室，而且出现了信息共享空间、特殊载体保管空间、陈列展览房间等新的用房；馆藏档案的种类、载体类型亦发生实质性的变化；保管设施已由传统的档案柜发展到密集架、防磁柜、计算机等；档案人员不仅有档案专业的知识，还要有外语、计算机知识加上广博的文史学知识和心理学知识，否则很难胜任本职工作。现代大学档案馆计算机技术、网络技术已成为档案馆提升服务能力的必要条件，任何种类、载体形式的档案等都通过数字形式存储、传播和再现，馆藏的概念发生了革命性的变化，曾经是手写的纸质目录已经被综合信息服务平台所取代。数据库检索系统、信息资源服务门户、云计算模式、物联网、档案智能化等成为现代大学档案馆标志。

三、高校档案馆服务功能实现的策略

1.确立有利于高校档案馆服务功能实现的总目标

高校档案馆对学校和社会发展的作用和贡献，主要体现在服务能力的大小和服务的成效上。现代高校应以构建资源丰富、制度规范、安全有效、技术先进、利用便捷的服务型档案馆为总目标。要适时调整传统的组织管理模式和制度内容，研究档案馆服务实现所需要的内外沟通机制，探讨服务流程改造，不断提高服务的技术含量和效率，实现服务目标和方式的与时俱进；建立服务状况的反馈机制、绩效评估机制和安全控制机制，全面加强服务体系建设，确立以服务对象需求为工作主线，加强对档案工作的组织领导，加大人财物的投入，不断完善馆库、馆藏、检索工具、馆藏档案资料的整理、设备、利用场所、人员配备等服务条件。

2.树立以服务为导向的档案馆工作理念

现代大学档案馆就是要坚持以人为本的时代精神诉求，在服务理念、服务目的、服务主体、服务环境等诸多方面开展创新，凸显服务的主动性和时代性。追求服务手段现代化，服务内容多元化，服务质量高效化，服务环境舒适化，不断提升档案馆信息资源的易用性，把档案的知识服务应用作为现代高校档案馆服务功能开发的取向之一，主动开展预测性、前瞻性信息加工，通过提供利用档案、编研成果和公布史料，为查阅者提供有效服务，实现档案馆多元化的服务目标。

3.建立与高校发展需求相适应的档案馆网站

建立独具特色魅力、功能齐全、充满个性化的档案馆网站是实现现代高校档案馆服务功能的重要途径。信息时代高校图书馆、档案馆都是高校重要的信息中心，然而，高校档案馆的发展远滞后于图书馆，不仅社会对档案馆的认识度差，而且校内师生利用比例亦小。因此，研究档案馆网站的栏目组成，扩大网上档案检索目录、文件的开放率，加强档案宣传是高校档案馆网站建设亟待加强的方面。要紧密结合广大师生需求实际，设置有效获取可公开档案信息的可行性和便利性，开展时效性信息导航服务，提高信息的查全率和查准率。建立不同层次需求的差异性服务，比如一般用户，网站以宣传推广为主，以提高一般公众的档案意识；面对校内师生学术研究用户，网站主要为其提供便利的档案文献信息及其检索服务。根据学校的专业特点，有选择、有重点地建立反映学校历史全貌的特色馆藏。通过档案馆的服务，提升全校师生档案意识，做好档案的收集和保护，让档案贮藏文化；将零散的档案文化资源集中，原始档案整合，形成文化成果，让档案成为文化的传递者，成为改变师生生活的一种新动力。

4.重视现代化信息服务技术的应用

现代高校管理基本上实现了信息储存数字化、传输网络化，高校档案馆必须重视应用先进的信息技术及施行科学信息服务的策略，否则很难适应高校发展的需要。要快速加强传统馆藏档案数字化处理，尤其是纸质档案数字化，建立专业的数字信息中心；制定立足当前且面向长远的信息服务策略。对入网档案信息进行统一编目、实时传送和交换，并按类型或载体形成逻辑上的目录库。严格执行标准规范的管理法规与政策，使所有档案信息的安全与维护工作得到充分保证，要不断改善现代化管理设施，如计算机、扫描仪、刻录机、数码相机、移动硬盘、通讯线路等设备。重视各种密码理论、密码算法、安全协议、网络安全和信息隐藏等技术的研发和在高校档案管理中的应用。积极促成学校办公自动化系统的建设，使各类电子文件的形成按公文程序实行起草、审核、签发一体化，确保电子文件的安全和有效。

5.不断提高档案馆的服务效益

高校档案有别于其他行业的档案，其自身的独特性，显示出其具有特定的工作范围和更大的利用价值。近年来，高校档案逐渐体现出跨地域、服务广泛的特征，社会化服务正在逐渐发展。高校档案馆要紧密结合社会的需求，对馆藏信息按专题、类别进行二次、三次加工，对档案史料进行汇编、选编，供利用者查阅。如《校发文件汇编》、《历届毕业生人名录》、《学校重点学科带头人简介》、《研究生、本科生学位论文情况汇编》等。档案馆要充分利用现有的物质条件，开展毕业证、学位证、成绩及其他材料翻译、代办、认证等辅助性服务。定期举办档案展览，实现档案与社会的对接，开展形式多样化的服务，大大提高档案馆的服务功能与效益，促进高校档案事业的发展。

总之，高校档案馆作为一种特殊的校内机构，在不同的历史时期，其服务功能往往有不同的表现形式，只有不断顺应社会需求的变化，适时调整其服务方向和可发展空间，才能在保存人类文化遗产安全的同时，提升其社会参与程度，保障用户的接受能力，实现自身发展。