保护民间记忆 完善私有档案体系

胡玲巧

（苏州大学社会学院，江苏苏州，215123）

保护民间记忆 完善私有档案体系

胡玲巧

（苏州大学社会学院，江苏苏州，215123）

私有档案是档案的重要组成部分，加强对私有档案的管理并逐步建立完善统一的私有档案体系，对丰富国家档案、保存社会记忆意义重大。文章从私有档案的定义及相关概念出发，对私有档案体系的构成以及从哪几个方面完善进行了阐述，以期为私有档案体系的建立和完善提供参考。

私有档案 体系 档案馆 记忆

随着社会经济的发展，档案的种类突破原有的公共范畴，出现了民营企业档案、家族档案和私人档案等与公共档案性质不同的私有档案。私有档案是承载民间记忆的重要载体，如何加强对这部分档案的管理并有效利用，对档案事业长久发展至关重要。国际上已有部分国家，如法国、芬兰、意大利等从本国的实际情况出发，在借鉴公共档案管理模式的基础上探索出了适合私有档案管理的模式。近年来，我国对私有档案的研究以及管理也开始从无到有，并取得了一定的成绩，但总体上还存在很多值得厘清并亟待改进的问题。

1.私有档案及其相关概念

关于私有档案的定义，各国的具体描述和定义各有不同。扎伊尔1978年就通过制定《扎伊尔共和国档案法》对私有档案进行了明确规定，即“凡是个人、自然人或法人所占有的档案都是私有档案。”法国也在《法兰西共和国档案法》（1979）中分两章分别论述了公有档案和私有档案。还有一些国家如意大利、澳大利亚等虽然没有在法律法规中明确定义，但从其具体内容中可以看出私有档案是与公共档案相区别的那一部分。

我国相关的法律法规中没有对“私有档案”进行明确定义，只在《中华人民共和国档案法》（1996）中提到了“个人所有的档案”，并在其后的《中华人民共和国档案法实施办法》中对“个人所有的档案”解释为“私营企业事业单位以及公民个人在私人事务活动（包括非职务研究和创作）中所形成的和通过合法继承、赠送或者在《档案法》公布实施前向社会收集和有偿征购等方式所获得的档案。”从这里可以看出，我国所说的“私有档案”基本上和国际上是一致的，即档案中不属于公共档案的那一部分，具体来说“私有档案是指私人或私有企事业单位在私务活动中形成的以及通过合法途径获得的属于私人所有的档案。”

1.1 私有档案与非国有档案

我国的档案法将档案按照所有权的不同分为“国家所有、集体所有和个人所有档案”，由此可以看出非国有档案是除“国家所有档案”外的“集体所有和个人所有档案”的集合。而本文中所提到的私有档案是私营企业或个人所有的档案，集体不属于私有的范畴。因此，非国有档案的范畴比私有档案要大，私有档案属于非国有档案的范围。

1.2 私有档案与私人档案

私人档案和私有档案是两个界限比较模糊的术语，部分学者甚至直接将私人档案看做私有档案。虽然二者具有很多相同之处，但从具体定义上来看还是有所不同。从字面上看，二者只有一个字的区别，“人”主要是从档案形成者的角度来说，即“个人或私营企业在私务活动中形成的档案”；而“有”不仅是形成者，还有“拥有”的意思，即不一定是要自己形成的档案，通过购买、赠送和继承等方式形成的档案也属于“私有”的范围。私有档案主要强调对档案的所有权，属于私有档案范围的档案不一定属于私人档案，如通过购买、赠送等合法方式获得的档案；同样属于私人档案范畴的档案也不一定属于私有档案，如领导人或国家机构相关人员在工作中形成的私人档案不一定属于个人所有。

1.3 私有档案与家庭档案

家庭档案是社会发展过程中新出现的一种档案类型，它是“家庭成员在家庭生活和社会生活中形成可归个人的档案。”家庭档案主要是指家庭范围内产生的档案，其形成者为家庭成员，形成的活动范围主要为家庭活动；私有档案是相对公共档案而言的，它是“私人或者私有企事业单位”形成或所有的档案。由此可见，家庭档案是属于私有档案范畴的，家庭档案的所有权属于家庭即个人所有。私有档案除了家庭档案外，还包括私人或私有企事业单位形成的档案。

2.私有档案体系建设现状

私有档案体系的建设对整个国家的档案事业起着重要的辅助和补充作用，是档案体系中的一个重要组成部分。我国的私有档案建设起步较晚，经过几十年的探索有了初步的进展，企业档案馆如雨后春笋般建立以及私人档案馆、家庭档案的兴起都是明证。但透过成就我们应该看到现阶段还存在的问题和亟需改进的地方，人力、财力、技术和法制上尚待完善，具体而言大致分为以下几个方面。

2.1 缺乏足够的人力、财力和专业设备

目前我国有部分企业建立了专业的档案馆（室），但这只局限于规模较大、实力雄厚的企业，还有很多中小型企业以及家庭、个人的档案没有得到及时有效的收集整理和保护。究其原因，最重要的因素就是财力以及人力的限制，以私人档案馆为例，私人档案馆与国家综合档案馆相比在人力物力方面存在很大的差距。首先私人档案馆管理人员业务水平相对较低。对于这点，可以说是私人档案馆的先天不足。私人档案馆的建立还是源于所有者的爱好和兴趣，然而拥有这种爱好和兴趣的所有者大部分都不是档案专业方面的人员，所以对私人档案馆认识和管理等方面并不系统和专业。专业人员的缺乏直接导致档案的分类和整理偏于业余，尤其是档案的分类，私人档案本来种类繁多，涉及到生活的方方面面，还有大量的实物档案。如果没有一套系统科学的分类方案，档案在整理和利用的过程中都会遭遇到诸多不便。

除了人力上的短缺，相比综合档案馆所配备的各种现代化档案管理设施而言，现有的私有档案保管机构不管是具体的档案整理设备，如数码扫描仪、自动控制密集柜等还是档案库房等都建设不全。很多私人档案馆甚至包括企业档案馆主要还是停留在单纯的材料整理和展览的阶段，缺乏一套行之有效的系统管理方案和技术先进的设备。

2.2 资金短缺，信息技术水平不高

在高度发达的网络信息技术推动下，各地各级档案部门相继开始了档案数字化和数字档案馆的建设。私有档案的保管一般以档案持有者为依托，这部分持有者有的没有资金，或者徒有资金，缺乏专业技术，更重要的是档案意识薄弱。目前档案馆的数字化设备价格高昂，是一般的私有档案保管机构无力承担的，更谈不上馆藏资源数字化甚至建立网上档案馆、通过互联网促进档案的开发利用。有实力和技术保管私有档案的商业性档案机构并没有大规模发展，所以大部分私有档案还是处于原始的保管状态。信息化将是社会发展也是档案发展的重要趋势，私有档案作为档案的重要组成部分理所当然地要纳入信息化进程中，就目前的现状来看，私有档案信息化建设任重而道远。

2.3 法律机制不完善，缺乏相关的法律保障

前文论述私有档案定义的时候，我们可以看到现阶段我国的档案法律法规条文中并没有对私有档案进行明确的定义，更不用说专门针对私有档案的法律法规了。私有档案与公共档案不同，它最大的特点就在于其私有性，如果利用不当，很容易造成对私有权利的侵犯。目前我国的档案法规体系尚处于完善过程中，真正实现依法治档还需要时日。私有档案的档案所有权都是归档案持有人所有，因此，在管理过程中特别是开发和利用上会涉及到很多的法律问题，比如著作权和隐私权的保护，如果没有专门的法律法规对这些问题进行清晰的定义和厘清，私有档案的开发尤其是私人档案馆的运营将步履维艰。缺乏相关的法律保障还会影响到社会公众对档案馆的信任甚至质疑档案资料的真实性，因此，完善的法律机制是保障私有档案体系完善的重要因素。

3.完善私有档案体系建设的构想

目前我国建立了较完善的公共档案管理体系，私有档案管理体系的建立也逐步推进，从部分大型私企建立了自己的档案馆以及首家私人档案馆的成立就可见一斑。但是私有档案的管理从整体上来说还处于亟待加强和引起重视的阶段，需要从实践和法律法规的角度进行规范。国家档案行政部门对私有档案尤其是小规模企业和个人、家庭的档案的监督和指导相对有待加强，如何建立一个完善的私有档案体系，和公共档案体系形成整体的档案管理体系，更好地保护和传承民间记忆和文化，需要从下面几方面努力。

3.1 健全法律法规，为法制化管理提供保障

一个完善的体系需要相关的法律体系做支撑，我国从1987年起颁布《中华人民共和国档案法》开始，逐渐制定并完善了其他相关的档案法规，形成了以《档案法》及其实施办法为核心的档案法规体系，但是这一体系是从公共档案的管理出发的。目前我国还没有一部正式的关于私有档案管理的法律法规，甚至对私有档案的定义都处于比较模糊和笼统的阶段，如上文所说，目前我国对私有档案定义的规定也仅仅表述为“个人所有的档案”。私有档案体系涉及到档案的私有权问题，如果没有完善的法律法规体系作为基础，在管理这些档案，尤其是通过公共档案馆代管或者委托商业性机构管理时容易产生权益纠纷。针对我国目前私有档案法规体系尚不健全的现状，我们应该站在保护民间记忆的立场上制定一个从中央到地方，适合我国实际情况的私有档案体系。通过立法的形式，一方面保护私有档案所有者对其所有档案的合法权利，另一方面也通过赋予档案所有者应尽的义务来促进私有档案的开发利用。

3.2 政府加强监管，有针对性地提供技术资金帮助

私有档案不属于国有档案的范畴，不受档案部门的管辖，在业务指导和监督管理上处于国家档案行政管理的边缘地带。很多私有档案都是自主管理，没有统一的标准和良好的保存条件以及专业的档案管理人员，私有档案的管理水平不尽如人意。私有档案作为整个国家档案的一部分，档案部门应推进私有档案管理体系的建立。政府可以在目前已有的“统一领导，分级管理”的管理原则下建立起对私有档案的监管制度，档案部门应和私有档案机构建立合作关系，可通过代管或者合法征收、购买等途径将有重大价值但私人无力妥善保管的档案纳入公共档案馆管理体系，但在执行过程中要注意私有权的保护。

此外，档案部门可以通过制定私有档案登记制度、私有档案保管报告制度、禁止擅自出口或贩卖私有档案制度、国家优先购买私有档案制度、私有档案管理和保管建议帮助制度以及私有档案整理利用规范等，完善私有档案管理体系。对于一些缺乏资金技术但又价值重大的私有档案机构，政府部门应适当提供专业技术帮助和资金支持，如芬兰就对国家范围内几个重要的私人档案馆提供资金支持。

3.3 吸引民间资本，形成独立完整的产业链条

私有档案的私有性决定了其管理和利用需要自负盈亏，私人或私有企事业单位在建立独立的档案馆过程中难免会遇到资金问题，如果不能开发有效的服务和盈利模式，档案资源的管理就会遇到瓶颈。私有档案虽属私有，但也是整个社会文化财富的一部分，私有档案机构尤其是个人建立的私人档案馆可以吸引民间资本，形成完善的融资渠道。如我国新建的私人博物馆建川博物馆，其创始人樊建川就表示希望在博物馆多样化、丰富化的前提下，不断慢慢地融入商业，比如古玩店、旅游商品店等，再加上门票收入，慢慢把产业链条拉起来，逐步实现博物馆的自力更生。私有档案馆可以对所有的档案资料进行开发利用，通过为其他机构或个人提供有偿服务以及开发信息资源等方式形成独立完整的销售渠道。

3.4 加强横向联系，建立一体化信息资源平台

建立一体化信息资源平台是信息化背景下给档案工作提出的要求和挑战，这不仅是公共档案管理，也是私有档案管理过程中需要解决的问题。一个完整的私有档案体系绝不仅仅是单纯量化的私有企业档案馆和私人档案馆的集合，而是一个立体的相互交融的系统。私有档案机构一方面应与国家公共档案体系建立合作关系，另一方面应加强横向联系，在各行各业的私有档案机构中建立集中的信息资源中心。

私有档案机构和个人可以建立私有档案管理协会，作为一体化平台的组织支撑。自身规模较小的企业可以建立联合档案馆，既节省了单独管理的成本，还有利于集中各方面的资源，提供更好的管理条件和环境。而私人档案馆由于个人经济能力以及本身档案资源的限制，要建立有影响力并且完善齐全的档案馆并非易事。如广州的屈干臣档案馆，虽然开创了我国私人档案馆的先河，但实际上只是个人收藏品和家庭档案的集中展示，没有一套系统的管理制度和固定的经济来源，其长远发展令人担忧。私人档案馆应联合起来，建立一个区域性的综合私人档案馆，这样一来馆藏资源更加丰富，可以更好地利用这些资源进行开发，来维持档案馆的运营。

3.5 培养专业人才，提高私有档案管理的信息化水平

建立一个完善的私有档案体系离不开专业的人才，目前我国私有档案的管理现状很不乐观，很多企业都是由文秘人员兼任，私人档案更是根据个人经验和理解进行整理。一是缺少统一的规范标准，二就是缺少专业的档案管理人才。目前我国的档案教育已形成专科、本科和研究生多层级的模式，档案专业人才越来越多，私有档案机构应引进专业的档案管理人才，提高管理水平。此外，私有档案机构应加强与公共档案馆及档案行政管理部门的联系，通过业务指导、监督等方式寻求专业指导帮助。

传统的私有档案管理还停留在简单的文档管理和实物整理阶段，信息化时代这种管理模式已跟不上实际发展的需要。私有档案机构应不断提高信息化水平，私有企事业单位和私人档案馆等可以建立私有档案网站，并且通过一站式搜索服务加强合作，提高资源利用率。在网站的具体内容建设上，可以提供全文目录以及电子邮件定制等方式快捷便利地为大众服务。

［1］马从敏.私有档案的概念界定［J］.档案管理，2006(02)：37-39。

［2］苏洲.我国私人档案馆的建设思考［J］.兰台世界，2010(04)下：4-5。

［3］宁英琦，陶湘萍.关于私有档案保管形式的若干思考［J］.黑龙江档案，2009(03):48。

［4］赵琰.我国私人档案可实现管理模式探讨［J］.中国档案，2007(11)：30-31。

［5］金慧.浅析我国私人档案体系的构建［J］.云南档案，2008(11)：6-7。

［6］李逻辑.私人档案立法保护之我见［J］.中国档案，2004(03):10-12。

Protect Folk Memory and Improve Private Archives System

Hu Lingqiao
(Social College of Suzhou University,Jiangsu Suzhou,215123)

Private Archives is an important part of Archives,to strengthen the management of private archives and then gradually establish a complete system means a lot.This paper based on the basic idea of private archives and other concepts related,intending to apply some suggestions for the construction of the private archives system.

Private Archives;System;Archive Establishment；Memory

G270

胡玲巧，女，1988年生，苏州大学档案学2011级硕士研究生，研究方向为档案事业史和档案法规。