基于OAIS的电子文件精细化管理*

李泽锋

（郑州航空工业管理学院，河南郑州，450015）

1.OAIS与电子文件管理

OAIS是CCSDS与ISO联合制定的一项国际标准（ISO：14721），旨在对数字信息的存取和长期保存制订一组通用的概念和框架体系，宗旨就是对数字信息进行长期保存与利用。

影响电子文件管理的因素有很多，如归档方法、管理理念、管理方法、管理制度、管理软件等。诸多因素交织在一起，最终主要通过管理软件，即电子文件管理系统反映出来。电子文件管理系统设计的好坏，将直接影响到电子文件管理的效果。电子文件管理系统的核心功能是长期保存与提供利用[1]（这一核心功能与OAIS的宗旨是一致的）。

从目前电子文件管理系统实践看，系统主要由软件开发公司来主导，绝大多数电子文件管理系统功能仅局限于电子文件接收、简单管理、提供利用，充当了一个简单的电子文件接收与发布平台，没有元数据管理、长久保存、真实性与完整性保障等功能，并不是真正意义上的电子文件管理系统。

信息系统开发的实质是建立现实业务与计算机系统间的映射关系。从电子文件管理系统建设看，建立映射需要特定的建模方法或特定的标准模型作为参考。通用模型标准可以为明确特定电子文件管理系统的功能需求指引方向，可以为其两个结构空间的映射建立一个标准的参考模型，使其问题空间与求解空间保持一致，即建立两个空间的“同构关系”。这样的映射关系的建立将不依赖于开发人员对业务的理解，不依赖于档案管理人员的业务水平、理论水平、计算机水平的高低，在这样的映射的基础上设计的电子文件管理系统才是客观的、符合电子文件管理真正需要的。

如何选择、评价参考模型是一个关键问题，应从多个方面来考虑，如模型的形式化描述、完全性、一致性、可伸缩性、范围和广度、粒度与精度等。从国内外现有的数字信息模型看，OAIS是最适合电子文件管理的一个参考模型。

2.电子文件管理活动的特征

2.1 非线性的管理活动

档案学者在传统档案管理工作中总结出了经典的“六环节”（包括收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用）或“八环节”（收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用服务）等管理流程[2]。该工作流程基本是一个线性结构，一个工作环节紧接着另一个工作环节，一个工作环节的结束标志着另一个工作环节的开始。

然而对于电子文件来说，它的管理不能再以线性来描述。和纸质档案管理相比，电子文件管理是一个受技术、资源、经济和社会诸多因素影响制约、较为复杂的非线性管理活动。

首先，电子文件管理流程是非线性的。在电子文件管理活动中，存在着大量管理工作相互交叉的现象。典型的如著录工作，从文件生成开始贯穿电子文件管理全过程，大量元数据需要著录以保证电子文件的真实性与长期存取。鉴定工作也分为两个过程：一个是文件生成时进行的价值鉴定，一个是归档时的技术鉴定。为了确保电子文件的真实性、完整性与长期可保存性，其管理活动的各项工作也必须大量进行数据交互。

其次，影响电子文件管理质量的因素与纸质档案管理相比明显增多。和纸质档案管理相比，电子文件管理活动的参与者明显增多，其目标各异，彼此间相互影响的程度较深。电子文件管理活动的各组成要素、各要素间的相互关系、参与者的行为方式存在着差异，呈现出较强的不对称性。如电子文件的双重鉴定、电子文件格式与迁移、元数据管理等均已超出了纸质档案管理活动的范畴；一些组织可能并不直接参与到电子文件管理活动中，但其研究的成果却对电子文件管理有着极大的影响，影响着管理的流程、组织结构、人员配置甚至系统的设置；信息技术的细微变化都可能对电子文件管理活动造成影响，如文件类型、存储系统的发展等；电子文件管理活动对初始条件具有严重的依赖性，系统初始条件的一点小变化，都能带来行为结果的巨大变化，这就是电子文件特别强调前端控制的重要原因。

再次，各级综合档案馆的规模，不管是在所管理的电子文件数量还是经费、工作人员的知识结构等方面，均差别很大，呈现出不均匀、不对称的偏离平衡状态，反映在目前我国电子文件管理的实践上即基础理论正在完善，管理实践比较薄弱，没有最佳实践。电子文件管理活动的主体——档案馆文件前端控制力极弱，没有参与文件生成系统的分析设计；对于文件后端，档案馆几乎没有能力参与管理系统的分析设计。

电子文件管理活动的上述特点导致其管理活动出现多维、错综复杂的相互作用。各管理活动要素之间、管理活动与外部环境之间、电子文件管理的现状与将来之间都存在着“剪不断，理还乱”的复杂联系，它们相互作用、相互影响，表现出强烈的非线性特征。

2.2 不能完全基于纸质档案管理思维去认识与研究电子文件管理

非线性的电子文件管理活动是否可以用传统档案管理的“六环节”或“八环节”来理解？能否用传统档案管理的思维来研究电子文件管理？

答案应该是否定的。完全基于纸质档案管理思维去认识与研究电子文件管理，会产生两种错误的观点：一种是片面夸大电子文件的技术特性，甚至会产生一种电子文件管理不可知论，认为电子文件管理对技术的应用永远赶不上技术的发展，电子文件就是为了提高办公效率，不必维护其档案属性，进而放弃对电子文件的管理。另一种观点认为可以用纸质档案管理活动去套用电子文件管理，继续将电子文件管理按线性过程分为若干环节。

第一种观点的做法是根据目前的档案收集范围，将电子文件打印保存其纸质版本，却不知电子文件存储的高密度性与海量存储技术完全可以将更多的人类历史留存下来。在纸质档案管理中，受档案保管条件的限制，只能保存极少量的文件，而信息技术的发展使得文件存储以几何指数数量级递增，档案管理人员却因为对信息技术的片面理解不去保存这些电子文件，从而使得本可以保存下来的大量电子文件被人为抛弃，从这个意义上，如果真的抛弃电子文件，我们可能是历史的罪人。同时，对于音视频文件、网页链接文件等，打印更不能满足需要。

第二种观点的错误在于对电子文件管理的认识比较粗放、随意。用纸质档案管理活动去套用电子文件的管理，忽略了电子文件的技术特性，忽略了真实性、完整性的要求，不能解决电子文件长期保存的问题。

作为一个非线性管理活动，电子文件管理必须在遵循档案学基本规律的基础上，扬弃传统档案管理的思维，构建一个适合电子文件管理的框架。电子文件管理活动不应该满足于对传统纸质档案管理流程的“零敲碎打”式的改进，这种改进会使电子文件管理人员不可避免地陷入“救火管理”中，忙于修补流程中的错误，而忽略电子文件全程管理。

3.电子文件精细化管理

电子文件应该扬弃传统档案的管理思维与方式，根据电子文件管理的基本理论，构建自己的管理思想、管理框架与方法。这些基本理论如生命周期理论、文件连续体理论、OAIS参考模型等从不同角度反映电子文件的特性，其中前两者主要构建电子文件管理的理论体系，而OAIS参考模型对于电子文件管理的实践具有很强的指导意义。档案管理人员可以在OAIS标准参考模型的指引下，通过组织、流程、人员、设备等的协作，将管理活动转化为一种时间、空间或功能上的有序状态，对电子文件进行有序的管理。

精细化管理是一种管理理念，所谓精细化管理就是把管理的计划、组织、控制、领导等工作更加细化，通过具体的功能操作，有序地实施管理。电子文件精细化管理是电子文件管理业务分工的精细化，是建立在档案学基础理论的基础上，将之引向深入的基本思想和管理模式，在尽可能减少管理所占用资源的基础上，实现电子文件管理的主要功能，并尽可能扩展其辅助管理功能。

电子文件管理业务分工的精细化必须以OAIS为基础，以OAIS的功能模型构建电子文件的管理业务，摆脱传统档案管理的思维模式，实现电子文件的长期保存。这样的精细化管理应从电子文件管理功能框架体系构建、流程整合优化、管理的标准化与系统化、管理功能与成本的均衡等方面来分析。

3.1 以OAIS为基础和参考模型构建电子文件管理框架体系

作为非线性的管理活动，电子文件管理不能再以传统档案的管理思维为基础，继续划分若干管理环节，而应该扬弃传统档案管理环节的思维束缚，以OAIS为标准参考模型重新电子文件管理的框架体系。

OAIS将电子文件管理活动分为收集、档案存储、数据管理、系统管理、保存规划和访问六个功能实体。这六个功能实体存在着大量的数据交互和相互作用，形成了一个非线性的、网状的功能结构。如OAIS参考模型中的格式管理涉及到提交、收集、保存规划、系统管理等多个功能实体。再如纸质档案管理的著录环节，在OAIS中并没有明确提出，这是因为电子文件著录贯穿了电子文件管理全过程，而不再是一个管理环节。因此在电子文件管理活动中，没有界限截然分明的管理环节，而应以电子文件管理的基本目的——长期保存和方便利用——为基础，构建电子文件管理的功能体系结构。

OAIS的收集功能保证了电子文件的真实性与完整性，档案存储功能提供电子文件的存储管理，并与保存规划、数据管理两个功能实体协作实现电子文件长期保存，系统管理功能实体保证了电子文件管理系统的正常运行，访问功能实体则在数据管理功能实体的支持下向用户提供各种利用服务。OAIS的信息模型影射出的元数据可以在OAIS的六个功能实体中得到最大限度的获取，进一步保证电子文件的真实性、完整性与长期保存性。

3.2 以OAIS为基础，构建电子文件管理的非线性流程

流程是电子文件精细化管理的一个重要方面。传统档案管理流程套用在电子文件管理上，会产生流程分析仅止于工序分解、操作要求，方法不细、不严的现象，一些流程不符合电子文件管理，而电子文件管理所需流程在传统档案管理中没有得到体现。

OAIS的六个功能实体构成了一个非线性的、网状的功能结构，电子文件管理应以此为基础，构建管理的非线性流程。可以分两个步骤来构建相应的流程。

第一是在OAIS六个功能实体的某些功能模块中或操作工作点附近小范围内实现局部流程线性化。笔者对基于OAIS的六个功能实体进行了具体的分析，将六个功能实体分解为下一层的操作，对于分解出的下层操作则视其功能进行局部线性化。如对电子文件的收集流程又进行了子流程的分解，尤其是收集模块的电子文件检验流程就是工作点附近小范围内线性化方法的实际应用。同样的应用还反映在收集模块的元数据捕获流程与格式管理流程中。

第二是在局部线性化的基础上，分析功能模块或操作间的数据交换与相互作用，建立非线性工作流程。通过对电子文件管理局部细节的线性化，明确局部细节的功能，对电子文件管理整体活动建立非线性工作流程，打破传统档案管理的单一线性管理流程，打破时间顺序、工艺顺序和设备限制，实现流程的整体非线性化、并行化，多个流程之间实现多人多岗位的协同，如同一时间线，分时间段协同；同一处理工作，不同操作并行工作等。

3.3 以OAIS为基础，建设标准化的电子文件管理

电子文件精细化管理的核心就是按流程进行规范管理，从而将电子文件管理从粗放变为精细，将管理从不规范变为规范。

电子文件管理标准体系包括两部分：一部分是电子文件管理通用标准，一部分是与电子文件管理系统相关的技术规范。

前者如电子文件管理系统需求规范、电子文件归档范围、电子文件元数据标准等。这些标准应该基于OAIS去研究。目前档案归档范围是在特定历史条件下从纸质档案考虑制定的，在海量存储的今天，纸质档案归档范围可以不变，但电子文件的归档范围应适当扩大，其鉴定标准可以适当从宽，以使更多反映社会、历史的电子文件留存下来。对于电子文件的元数据标准，应该基于OAIS信息模型。在OAIS中，电子文件表示信息是迭代、递归的，因此应充分考虑元数据的元数据，如格式的元数据、数字签名的元数据等，一些学者认为十多个元数据就足够的观点是远远不够的。

后者应基于OAIS，分为两类：所有OAIS类型的电子文件管理系统必须要遵守的技术规范与某一特定OAIS系统所特有的技术规范，如基于OAIS的电子文件管理系统间的接口标准、收集功能中的提交协议等。

3.4以OAIS为基础，建立柔性化的组织结构，提高电子文件管理活动的自组织协同能力

档案馆必须掌握电子文件管理的非线性特质，应用OAIS对电子文件的整体流程进行分析、重建，进一步反映在组织结构上，从而为档案馆电子文件的有效管理奠定基础。

传统档案馆在组织内部部门之间、个人与个人之间建立了严密的上下级关系、指挥与执行命令的关系，在组织形式上呈现“金字塔”式的层次型结构。这种组织结构形式不符合电子文件非线性管理的要求，需要建立柔性化的组织结构。柔性化组织结构的建立必须以OAIS为基础，应以基于OAIS的电子文件管理流程来设定岗位，完成相应的功能，使管理活动的各要素形成一种有序的结构和状态。

4.以精细化管理为基础，实现电子文件管理功能与成本的均衡

传统纸质档案保管费用支出主要体现在库房费用、处理费用、保护费用等方面。对于电子文件来说，由于电子文件信息存储的高密度性以及存储设备容量越来越大而价格越来越低，保存空间不再是主要因素。电子文件管理的费用转移到保障其安全性、可读性、易用性、长期可保存性等所需要的技术设备和环境维护中，必须考虑档案保管机构是否有足够的资金和技术力量来支持电子文件的技术要求，特别是对那些对特定软件具有特殊依赖性的文件。

电子文件管理所需的技术设备和环境维护主要由电子文件管理系统（一个包括技术、管理、法律、标准、人员等在内的广义的系统[3]）完成，从这个意义上说，档案馆实施电子文件管理的费用主要体现在电子文件管理系统的设计、开发与运行维护方面。因此，分析档案馆实施电子文件管理所需的资源与电子文件管理系统功能之间的关系是档案馆不可回避的一个重要工作，即档案馆如何在管理功能与资源之间寻找一个最佳平衡点，以最少的资源实现尽可能多的功能。而信息技术公司追求以开发最少功能获取最大的利润，如何寻找一个平衡点使双方的利益在对方可接受的情况下达到最大，这就是电子文件的均衡管理问题。

在实际工作中，此问题的解决需要以基于OAIS的电子文件精细化管理为基础，根据功能相关性与档案馆实施能力（即资源）评分法来进行。可以对OAIS的6个功能实体进行评分，即OAIS功能与单位的相关性乘以单位对该功能的实施能力，其结果表示档案室对该功能实施的可行性。实际应用中还应该对OAIS各功能实体的子功能再进行细分，对分解出的更小子功能再进行分值评估，得到的结果会准确评价档案部门建立电子文件管理系统与OAIS的一致性及其可用的资源，其实践指导意义就更强一些。通过这样的评分过程，可以详细了解该档案馆（室）实施电子文件管理项目所需的资源与功能的管理，档案馆可以以最少的资源实现尽可能多的功能。

通过功能相关性与档案馆资源的评分，基于OAIS的电子文件管理系统的每一个主要功能根据保存动机和档案部门的资源不同而有不同的实现：那些有电子文件保存的动力、资源较多的档案馆才能满足OAIS所有功能，小型档案部门由于资源的限制可以应用简化版的OAIS实现其核心功能；如果一个档案部门由于资源限制，OAIS的一些主要功能不能实现，而这些主要功能可能对于电子文件的长久保存与真实性保障的意义重大，可以根据OAIS的互操作模式，建立两个或多个OAIS系统相互协作，共享某些资源。

*本文是国家社科基金“可信电子文件全生命周期管理体系研究”（10BTQ043）中期研究成果之一。

注释

[1]冯惠玲.综合档案馆电子文件管理项目的功能定位[J].档案学通讯，2007（6）。

[2]邓绍兴.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1997。

[3]冯惠玲.拥有新记忆——电子文件管理研究[M].北京：中国人民大学出版社，2005。