对财务软件中“逆操作”功能的研究

王曦东

财务软件在现代企业经营管理过程中应用范围不断扩大，手工会计逐渐被淘汰是历史发展的必然趋势。现在的财务软件功能繁多，在很多方面实现了自动化。软件能够做到批量审核、自动记账、自动结转、自动对账、自动结账等功能。这些高效的自动化功能受到了广大的财务人员的欢迎，但是很多财务软件也提供了引起争议的逆操作功能，例如取消主管签字、取消出纳签字、反审核、反记账、反结账、反初始化等功能。这些逆操作功能虽然并非尽善尽美，但在当前阶段也属于财务软件的常用功能。本文对财务软件“逆操作”的功能进行了阐述，并提出了自己的一些想法和建议，以期逆操作功能进一步的完善。

一、取消主管签字

凭证填制后，经审核和出纳签字后（涉及现金或银行业务的凭证）就可以记账，不需要设置主管签字。但是，也有许多企业中为加强对会计人员制单的管理，常采用经主管会计签字后的凭证才有效的管理模式。即其他会计人员制作的凭证必须经主管签字才能记账。使用前提是：在基础设置-选项中选择“凭证必须经主管签字”。而且，在这种模式下，主管和制单人不能是同一人。以用友软件为例（以下文章如无特殊指出均以用友软件为例），凭证经主管签字后，会在凭证上方盖上主管的名章。一经盖章凭证便不能修改。主管签字的逆操作为取消主管签字（或可叫做“销章”），方法很简单，只要再执行一次主管签字，选择取消即可。主管签字和取消主管签字不涉及到数据在不同系统文件之间的流动，不会影响到数据处理。所以对取消主管签字功能争议不大。

二、取消出纳签字

出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确。使用前提是在基础设置-选项中选择“出纳必须经主管签字”。出纳签字和凭证审核签字无时间上的冲突，任何一个先做都可以。取消出纳签字也只需要再执行一次出纳签字功能，选择取消即可。本功能同样不会影响数据处理，存在争议不大。

三、反审核

反审核又称“取消审核”，它是审核的逆向操作，就是将已经审核的会计凭证取消审核标记，使之恢复到审核前的状态。具体操作方法分为两种，单张取消审核和成批取消审核，只需再次执行审核命令，选择单张或成批取消审核即可。

需要注意的是预算审批通过的凭证，只能进行审核，不能进行其他操作。而在取消审核时，无论预算管理系统返回何值全部认为成功，系统只提示不进行控制。反审核功能同样不会影响数据处理，存在争议不大。

四、反记账

在财务软件中，并不存在手工意义上的账簿，所有的账簿数据均以数据库文件方式存放于系统之中。从系统内部的处理过程来看，记账处理实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递。是系统把已审核的记账凭证从临时凭证库转移到正式凭证库中，同时由正式凭证库数据自动更新产生本月最新的科目发生额余额数据，当输出日记账、明细账和总账时，从正式凭证库和科目发生额余额库中取数据。

反记账就是将已经登记入账的会计凭证予以取消记账，使之恢复到记账前的状态。它是记账的逆操作，也是会计信息化系统中的一个概念。反记账是将已记账的凭证通过记账的逆向过程，恢复到记账前的状态，简言之，就是把已经登记的任何月份账簿记录擦掉。

在一般情况下财务软件隐藏了反记账功能，如需要使用需要激活本项功能。在总账-期末中，双击对账功能，按ctrl+H键，可以激活“恢复记账前状态”功能，在总账中双击“恢复记账前状态”，并输入操作员口令即可运行反记账功能。

发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充登记法进行更正；记账凭证输入时，红字可用‘—’号或者其他标记表示。”而反记账功能明显违背了上述功能，所以反记账功能一般只在因为记账过程中断电或其他原因造成中断后等条件下才能够使用。但很多财务人员违背了反记账功能的初衷，单纯为了修改错误凭证而使用本功能，为弄虚作假留下了一定的隐患。笔者认为在使用财务软件初始阶段，因为对软件功能的不熟悉确实可能造成较多的错误凭证，这种情况下可以使用反记账功能，但随着对软件功能的了解，应在3-6个会计期间后取消反记账功能，以降低风险。同时执行反记账功能可能会影响到其他子系统自动生成的凭证，使用需要格外谨慎。

五、反结账

“反结账”就是将已审核记账并已结转下月的会计账簿数据恢复到以前月份各会计账簿的发生额和余额的状态，即对已经完成结账操作的月份的账返回到结账前的状态，以便增加新的凭证或修改原有凭证。具体步骤为执行总账-期末-结账命令，进入“结账”窗口，选择要取消结账的月份，按“Ctrl+Shift+F6”键，系统弹出“确认口令”窗口，让操作员在该窗口中输入口令即可，系统将快速地取消结账操作，使各种账簿记录恢复到未结账前的状态。

反结账功能强大，有的财务软件甚至提供向前数个月甚至跨年度的反结账功能，可以说也是目前弊病最多、争议最大的功能模块。笔者认为应当尽量减少反结账功能的使用，特别是跨年度反结账的功能，以期最大限度降低弄虚作假的风险。

六、反初始化

“反初始化”功能可以修改初始数据，反初始化时不能随意选择时间，只能在初始化结束的哪个期间操作。反初始化一般不会删除你已经录入的数据例如凭证、固定资产卡片、业务单据、现金和银行记录，反初始化主要目的是修改初始数据，当然有时候为了修改启用期间也必须反初始化。反初始化功能的使用频率在财务软件建账初期非常高，此功能可以有效降低财务账套在未来使用中出错的可能性。

七、如何完善财务软件的逆操作功能

完善上机操作日志记录。尽管执行逆操作功能存在一定的负面效应，但完全禁用逆操作是不可取的。对于已记账不管是否已结账的错误凭证，应采用“红字凭证冲销法”或者“补充登记法”进行更正，但本月出现凭证差错较多或会计数据混乱时，在系统管理员和会计主管授权的前提下，可执行逆操作以修正和恢复会计数据。在执行逆向操作时，要求操作人员填写相应的上机操作日志记录，且不允许修改或删除上机操作日志，在上机操作日志中产生有痕迹地修改记录，为后期稽查留下线索。

完善操作员的权限分配，避免滥用逆操作功能。当出现会计差错时，执行逆操作功能的操作员必须同时得到系统管理员及会计主管授权，才能实施，或者在得到授权许可的前提下仍需要两名以上的操作员同时操作，且需要各自输入口令，通过利用牵制机制来避免会计数据被非法篡改。另外，还应规定进行数据处理的当月使用逆操作功能的次数，若超过规定使用的次数，本月将禁用此项功能，这在一定程度杜绝了财会人员工作态度的随意性。

当前对于财务软件逆操作功能的设置产生了很多争议，我们只有在加大监督机制的前提条件下扬长避短，才能够让我国的财务软件中的逆操作从设计到管理体制都得以日趋完善。