谈社会福利事业干部职工档案管理

刘冬梅

摘要：档案工作者必须认清形势的变化，转变观念，开拓创新，勇于实践，用档案事业的加快发展，更好地为国家的利益服务，为全社会服务，为大多数人的利益服务，为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。

关键词：档案管理；服务手段；服务领域

信息时代，伴随办公自动化的普及，档案人员的素质在档案管理工作中日益凸显出来。档案人员要完成科学、规范、有效管理档案的重任，必须具备五种意识，即保密意识、执法意识、时代意识、创新意识和服务意识，同时还要注重对自身综合协调能力、终身学习能力、实践操作能力和科学研究能力的培养。现代企事业单位持续发展中，人事档案管理工作越显重要，职工档案管理工作已成为企事业单位管理工作的重要组成部分。下面详细分析一下当前福利事业档案管理应该实践的措施。

一、创新新时期福利事业档案服务手段

（一）建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

（二）建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

（三）电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

（四）開展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

（五）开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入ＷＴＯ后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益。

二、实行标准化管理，推进干部职工档案管理工作

随着科学技术的进步和发展，我院引进了一批现代化办公设备，这些现代化手段的应用，改变了过去手工操作的局面，提高了工作效率和管理水平。现代化设备的引进，现代化工作方法的介入，是新形势下干部职工档案要进行现代化管理的必然举措，在干部职工档案管理的现代化进程中，干部职工档案标准化规则的应用尤其重要。

第一，标准化是实现干部档案工作现代化的前提。如今的市场要求各部门既要有明确的分工，又要有紧密的合作，分工与合作是干部职工档案工作中所必需的，各个工作环节之间同样如此。分工是为了提高工作效率，但是各部门各个工作环节如果没有密切的合作，档案管理工作就无法形成一个有机的整体。如何让分工与合作更好地连接在一起？标准化起着十分重要的作用。标准化就是通过制定和贯彻各种标准，结合为更好的服务于儿童的理念，将各个部门、各个工作环节紧密地联系在一起，保证各个环节都有条不紊地协调运作。没有标准，各个部门必然会各行其是，各个工作环节之间不配套，不衔接，在这种混乱的局面中，档案管理工作的效率肯定要大打折扣。因此，干部职工档案管理现代化，必须以标准化为前提。

第二，标准化是实现干部职工档案工作科学管理的重要基础。各种科学管理制度的形成，都是以标准化为基础的。制度的确定和运行，必然离不开标准的制定，没有标准，就不可能形成一套科学的制度，科学管理是一种管理制度，没有标准的制度是没有根基的，是随心所欲的，就必然是不科学、不牢固的。所以，在实际工作中一定要建立一套切实可行的，符合本行业工作特点的管理制度和标准。标准规范着我们的工作，同时在实际工作中也受到实践的检验而不断修正自己，标准的不断改进带来制度的不断完善。

第三，标准化是节约人力、物力的有效措施，它能提高干部档案工作质量和效率。提高工作质量和效率是实行标准化的最终目的。标准生成后，我们可以取得最佳的效益和良好的工作秩序，统一工作中需要协调和一些重复性的业务。

三、干部档案管理多媒体信息网络系统的作用

为领导和相关部门提供全方位的干部信息。干部信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取干部的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询干部诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解干部全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的干部信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解干部的传统方式。

使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。干部档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的干部信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在干部管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解一个干部，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解干部的局限性，在信息共享的基础上提高对干部认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理干部的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，干部任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。