浅谈如何加强人事档案的管理及利用

宋英慧

（河北省食品药品监督管理局票证服务中心 河北石家庄 050090）

人事档案是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，它既反映出人们经历、学历和技术职称，同时又反映个人的社会关系和奖惩等情况。随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作新要求，现行的一些管理和利用方面的不足逐渐凸现出来。我们应将人事档案管理作为基础性工作高度重视，狠抓落实，围绕加强人事档案的管理与利用为目的，促使其发挥出更大的社会效益。

一、人事档案的管理与利用中存在的主要问题

（一）思想观念滞后，与现代社会发展的需求不适应

一是对干部人事档案工作的不够重视。部分单位的领导甚至错误的认为干部人事档案管理无足轻重，无非是管理一些资料，更没有多大的利用价值；二是干部人事档案管理与利用的责任意识落后，与新形势下的人事改革的要求不相适应。

（二）档案资料归档工作有待规范和创新

一是档案收集归档工作存在着较大的被动性。一般都是等待领导安排，或是上级来了具体的收集任务，相关的工作人员才去突击性的收集资料。这样做的结果是往往由于时间仓促，收集到的材料来不及进行查证核实，使得档案材料的真实性大打折扣；二是档案材料的来源渠道有待疏通和拓展，缺乏能从不同侧面反映干部真实情况的渠道；三是档案归档制度有待规范，特别是对于不符合归档要求的材料处理缺乏及时性。

（三）档案利用功效的发挥存在着局限性

1、档案功能的发挥存在着局限性。一是档案内容过于单调、呆板，较难全面的反映干部的真实情况。干部人事档案的履历表过于简单，内容过于单调程式化，缺乏能全方位了解干部情况的个性化材料；二是人事档案在干部人事的任免、调动、晋升中的影响力和执行力不够，使档案应有的考察依据的功效没有得到很好的发挥；三是过分注重干部人事档案的保存、存档功能，而忽略了开发利用功能的发挥，缺乏合理利用档案资源的系统化管理与利用的运作机制，使档案信息资源的作用没有很好的凸显出来。

2、人事档案管理和利用的方式方法存在着局限性。一是人事档案管理部门的工作方式方法比较落后，过分注重纸质档案，而容易忽略与之配套的电子档案；二是对于计算机和现代网络信息技术的应用还仅仅停留在存档的层面，没有将现代化工作方式的优势很好地发挥出来，没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。三是人事档案管理工作者的素质与在新时期的档案工作要求不太适应。习惯于老思路、老方法解决问题，很难适应新形势下出现的新问题。有的档案工作者虽然拥有高学历，但却缺乏足够的专业素养和必备的工作经验。

二、人事档案管理与利用的相关策略与思考

（一）规范档案资料归档，创新人事档案工作机制

一是随着干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，我们要建立完善科学、合理、有效的档案收集机制，发挥档案工作者工作的主动性，克服其工作的盲目性和应付性，增强档案资料的真实性，收集过程的规范性；二是疏通和拓展档案材料的来源渠道。在法律和道德允许的范围内，拓展干部人事档案资料的来源渠道，力求材料来源的真实性、准确性。丰富档案内涵，在档案中增加全面的反映干部真实情况的内容。如增加社会福利待遇、住房情况、经济收入等情况；三是合理开发、利用干部人事档案资源的优势，建立健全档案资源的系统化管理与利用的运作机制，提高人事档案在干部人事异动中的影响力和执行力，发挥档案提供考察依据的有效作用。

（二）开展信息化建设,提高人事档案利用效率

要使人事档案最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理和人事档案信息。档案管理部门要提高信息管理的时效性,准确、及时地传输信息;同时对档案实行计算机辅助管理 ,将档案资料整理输入计算机, 通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现档案纸质与数据格式并存;另外可充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新，不属于保密范围的档案信息在局域网内部进行数据共享，从而使库房查找变为网络即时检索查询。在日后有关干部职务聘任及技术晋升时，上级人事、组织部门只需调用实时数据，而无需再重复的复印、装订。

（三）提高档案管理人员素质，加强档案工作基础建设

要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作，并在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做，一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，另一方面还要在库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。另外，要加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。每2-3年对档案管理人员进行组织培训，重点培训档案管理业务知识，通过系统培训，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。

总之，加强干部人事档案的管理与利用是一项长期、复杂而重要的基础性工作，我们要创新工作思路，不断提高档案工作的质量。

[1]王冬英.干部人事档案工作创新之我见［J］.企业家天地(理论版)，2010.

[2]傅华 《聚焦人事档案》《中国档案》2003年第4期

[3]浅谈事业单位档案管理信息化建设问题