论企业档案数字化工作的开展

薛晔

随着企业信息化建设的开展，各种应用软件、管理系统在办公中普遍应用，经营与管理活动产生的数据以电子文件的形式存在，数字技术作为整个计算机网络平台的核心和基础，已经渗透到了企业经营与管理活动的方方面面，改变了企业的工作方式、思维方式、管理方式，也给传统的档案管理带来了巨大的冲击。用计算机管理各种信息，已是信息化时代发展的必然。建立数字档案管理机制，通过快速有效的信息交流，实现档案信息资源的充分共享，档案工作的数字化及信息化管理势在必行。

一、企业档案数字化管理的含义

企业档案数字化管理是对传统档案管理工作的一次创新，通过档案管理信息化平台，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、传递、统计、查阅等日常工作信息化管理，实现档案的网上浏览和远程查询、借阅等功能。它的优势包括以下：第一、扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。第二、提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。第三、方便利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。随着信息化时代的到来，文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。……