我国高校档案网站建设研究综述*

陈忠海 马双双

（郑州大学信息管理学院，河南郑州，450001）

高校档案网站是高校档案机构在互联网上建立的站点，它是以主页的方式发布各类档案信息并提供档案利用服务的电子文档集合［1］。高校档案网站是高校档案机构的一个对外服务门户。随着高校网站的迅速发展，高校档案网站的数量不断增加，网站建设质量也得到一定的提升。学者们总结了我国高校档案网站的发展现状与不足，提出了解决各种问题的建议。笔者对2003年—2013年档案学界对我国高校档案网站建设研究的成果进行总结和评论。

1 资料统计分析

本文选择“中国知网”和“万方数据库”的《中国期刊全文数据库》《中国博士学位论文全文数据库》和《中国优秀硕士学位论文全文数据库》等数据库，以“主题”为检索项，以“高校档案网站”和“高校档案网站建设”为关键词，将检索时间定为2003年—2013年，共检索到相关文献74篇。其发表年度，如下表所示。

可以看出，2007年之前的期刊载文量极少，这是由于网络信息技术刚刚兴起，高校档案网站的建设还处于起步阶段。自2007年之后，载文量逐年上升，这说明高校档案网站建设逐渐引起了学者们的重视并成为学术研究的热点。

对74篇文献分析得知，学者们主要将研究的重点放在了中外高校档案网站建设的对比、我国高校档案网站建设的现状、发展中存在的问题以及解决的建议等几个方面。

2 高校档案网站建设研究的主要内容

2.1 国内外高校档案网站建设的对比

上个世纪90年代，美国、加拿大、澳大利亚、欧盟各国档案馆纷纷建立了自己的网站，档案网站迅速在各地破土而出生根发芽。我国档案网站的建设相对于欧美等国来说起步稍晚［2］。国内学者对国外高校档案网站建设情况的研究不多。在有限的文章中，学者们主要是将国外著名大学，如哈佛大学与国内大学作出比较研究。此类文章针对外国高校档案网站进行了调研、对比和总结，指出我国高校档案网站建设存在的差距和不足，进而归纳出对我国高校档案网站建设具有的启发借鉴意义［3］。

2003年—2013年高校档案网站建设期刊论文年度分布

罗宝勇从哈佛大学档案网站的设计、内容建设和功能定位三方面进行了分析。第一，档案网站设计科学。网页设计美观、导航栏目设置合理；第二，档案网站信息内容丰富。信息内容全面、更新周期快、整合程度高；第三，档案网站的宣传、检索查询、服务利用、交流互助和公共服务功能齐全。同时，还指出了该网站存在的如网站语言版本较少的缺点［4］。

罗宝勇、乔建总结出哈佛档案网站建设的特色:以用户为中心的服务型功能定位；富有人文特色的档案信息内容建构；方便快捷的人性化检索工具设计［5］。

边文婧、褚巍伟从内容、检索工具和形式三个方面将国外高校档案网站发展水平比较成熟的哈佛大学与国内发展水平相对较高的北京大学进行了对比，总结出差距［6］。

通过对比，学者们针对我国高校档案网站建设提出了一些建议。罗宝勇、乔建认为：第一，观念创新，树立以用户为中心的信息服务理念；第二，内容重构，加强高校档案网站信息资源整合力度，实现档案专业性和文化性的良好融合；第三，技术创新，构建功能齐全的信息检索工具［7］。边文婧、褚巍伟指出：第一，树立正确的功能定位；第二，丰富网站信息容量；第三，优化检索工具；第四，增强与用户的交流功能［8］。

2.2 我国高校档案网站建设的现状

钟其炎指出，全国高校档案网站发展不平衡，主要体现在两个方面：第一个是不同层次的高校档案网站发展不平衡。重点高校档案网站质量明显优于普通本专科院校；第二，地区发展不平衡。我国东部及沿海地区，高校的整体办学实力要比中西部地区强［9］。

2.3 我国高校档案网站建设出现的问题

2.3.1 网站定位模糊

王榕、曹玲对112所“211工程”高校作出调研，将其运营模式概括为六种类型：档案网站独立运营、档案网站嵌入到图书馆网站中、档案网站与校史馆网站结合、档案馆校史馆博物馆三合一、档案网嵌入到校园网建设、档案网嵌入到学工网。其中，第三种模式是高校采取最多的模式，达32所。不同的运营模式采取不同的服务和利用方式［10］。

2.3.2 语言版本单一

贾惠娟、刘泽君指出，在44所“985工程”高校的档案网站中，只有6所高校的档案馆网站设置有英文版，有4所大学的档案馆网站不允许校外用户访问［11］。

2.3.3 网站数字化水平不高

翟丽娜对国内档案数字化、自动化和网络化建设起步早、做得较好的30所高校调查分析后指出，一方面，大多数高校只提供了包含全宗数量种类的简单馆藏介绍，有关档案目录及汇编信息等二次、三次文献的信息查询却很少，说明高校的馆藏档案网络数字化水平不高；另一方面，对本校特色馆藏的介绍，也仅是简单文字的堆砌和图片的罗列，很少有音频、视频方式的渗入［12］。

2.3.4 检索方式较为单一

检索服务应该包含两个方面的内容：第一，提供检索网站档案信息的检索系统和途径；第二，提供某种检索系统和方法的文字、图像、音视频介绍。目前，各个高校档案网站普遍存在检索方式较为单一，没有详细的检索途径介绍或者介绍过于简单模糊。

2.3.5 网站资源整合度低

朱焕芝，陆尚伟认为，从整体上看，高校档案网站都各自为政，没有形成行业网。全国没有一个统一平台来整合全国高校的档案网站，造成建设内容比较分散、标准各设、无法形成统一性的档案信息资源［13］。秦美峰认为，我国各高校档案信息资源整合水平存在以下几个问题：第一，网站水平差距大，信息交流少；第二，可整合的档案资源较为单一；第三，重资源宣传，轻资源利用；第四，深层次的资源少，服务功能滞后［14］。

2.3.6 主管领导重视不够

伍小花、王学昌根据调研指出，广西共有各类高校67所，建立档案网站的有5所，仅占广西高校数量的7.46%［15］。辽宁省仅有26所高校建立了档案网站，占统计总数的35%。“985工程”、“211工程”大学建站率为75%，一般院校为51%，专科院校为 14%，高职院校为12%［16］。金凡、姬申建指出，在河南省31所本科高校中，仅有8个院校建立了档案馆网站，占总数的25.8%［17］。

2.3.7 重建设轻维护

钟其炎指出，大部分高校对网站重建设轻维护的具体表现为：第一，信息资源内容单一，信息更新缓慢或停滞不前；第二，信息遗漏与失真严重；第三，网页错误、系统错误出现频繁［18］。

3 解决高校档案网站建设存在问题的相关建议

3.1 做好高校档案网站建设定位

唐祖军认为，高校档案网站的服务定位包括服务目标人群定位、服务功能定位、服务形象定位。目标人群定位要从社会需求调查结果，档案信息的利用需求和调查研究、统计分析结果，高校库藏档案的成分、机构、馆藏特色最终确定已有的和潜在的服务目标人群；功能定位包括展示和互动功能。展示功能要实现用户查询、文化宣传、知识传播、信息发布、案例展示等，互动功能行政服务、互动交流、对外链接功能。形象定位包含服务型与指导性、知识型与趣味性、严肃性与活泼性相结合，以人为本［19］。

3.2 由“展示型”“宣传型”向“服务型”转变

3.2.1 丰富网站内容

谢红、谢海洋、周晓兰认为，网站建设的推进，应该注重除了新闻动态、通知公告，归档范围说明等“必修课”外，还要重视查询服务、检索功能等提升服务水平的“选修课”，如学籍查询、毕业生信息查询、毕业生档案去向查询功能等［20］。

3.2.2 增强与用户的交流互动

苏晓蓓、王建梅提出，档案网站作为一个与外界交流的平台，应多与用户交流互动，如邮件发送、在线答疑、论坛互动、信息反馈等［21］。

3.2.3 大力开发档案信息资源

贾惠娟、刘泽君根据英国国家档案馆网站上的“网上购物（shop online）”（可供用户在线查余额和购买在线文件阅览、图片库阅览、记录复制、网上书店等）的功能得到灵感，大胆提出将档案信息资源开发成电子商品，运用大众传媒技术推广，支付宝作为第三方监管形式适当收费，满足不同用户的个性化服务，所得收入还可以投入档案馆网站的管理与维护的消费支出［22］。

（1）丰富网站的信息资源

龙丽旭、童庄慧提出：首先，加快档案信息资源数据库建设，丰富网站档案信息资源的内容；其次，拓展馆藏资源的保存形式；再次，根据不同高校的特点建设特色馆藏资源；最后进行及时的网站信息资源动态更新来丰富网站资源［23］。

（2）提供多途径的检索方式

网站检索是网站建设的核心功能。建立优质的检索工具和检索方式能够吸引更多的用户，达到宣传和服务的双重目的。根据调查显示，当用户登录一个新的网站时，如果在一开始不能很快地寻找到他所需要的信息，则50%的用户将会立刻离开网站，其中，60%将不再光顾这个网站［24］。

（3）提升资源的整合度

资源整合度，在一定程度上可以反映一个网站建设水平的高低。秦美峰认为，要丰富档案网站资源，就需要构建全文数据库。开发馆藏，并对档案分级数字化，珍贵有价值类的资源优先数字化，进而构建文件级目录数据库、现行文件目录数据库、全宗目录数据库、全文数据库，实现全文上网。另外，她还提出了开辟共享平台，定期开展交流合作等建议［25］。

（4）提高档案工作者的素质

孟宪秋认为，领导者的重视是高校档案人员合理配置的首要前提，高水平的档案人才是重要保证。现代化的档案人才不仅是有广泛的知识面，通晓档案学、管理学等知识，而且是学习信息知识的搜集、组织、加工以及计算机和网站技术的复合型人才［26］。

3.3 注重隐私保护和后期的管理与维护

高校档案网站建设中要处理好安全性、隐私性和开放性的关系。其中，安全性是前提，隐私性是基础，开放性是目的。网站环境的安全是用户使用网站资源的保障，因此要运用相关技术保证其物理安全、系统安全以及防火墙安全等网络环境的正常运行，在此基础上才能谈开放性和保密性。华中师范大学档案馆网站在“访客留言”栏目中，设置隐私保护功能，妥善处理了开放与保密的关系，进一步强化了网站服务至上的建设理念［27］。

范家如认为，做好高校档案网站的管理与维护要做到以下几个方面：第一，网站内容的及时定期维护与更新；第二，建立动态数据库系统支持在线更新；第三，适时检查无效或断开的链接，提高URL使用效率，优化网页；第四，做好网站文件备份；第五，重视网站服务与回馈工作［28］。

4我国高校档案网站建设研究的特点、存在的问题与建议

4.1研究的特点

4.1.1 研究主体多为高校专任教师和本科生、硕士研究生

通过对所搜集到的74篇论文的作者和单位进行数字统计和分析，得出高校档案网站建设的各研究主体所占比例如下：高校专任教师和本科生、硕士研究生占54.5%，高校档案工作者占45.5%。数据表明，高校专任教师和本科生、硕士研究生是高校档案网站建设研究的主体。在统计作者的过程中，有一个很明显的现象值得一提：2009年以前，高校专任教师和本科生、硕士研究生占整个研究者的70.6%，高校档案工作者仅占29.4%。这说明，高校档案工作者参与相关研究的队伍在不断扩大，研究成果日益增多。

4.1.2 研究内容紧密结合高校档案网站建设实际

学者们能够从本地区或本校档案网站建设的实际出发，以档案馆网站调研为主要研究方法，以事实和数据为依据，总结出不同地区、不同高校档案网站建设的现状和问题，提出相关建议。如谢红、谢海洋、周晓兰对河北省范围内的99所高校档案馆（室）网站进行持续关注和数据提取，确立相应的网站评价指标，为河北省高校档案网站良性发展提出了建议。刘婧以华中师范大学档案馆网站建设为例，总结出建设高校服务性档案网站的对策等等。

4.2存在的问题及建议

10余年来，我国高校档案网站建设研究取得了丰富的成果，得到了高校档案工作者的认同。但研究中也存在一定的问题，值得今后关注和克服。

4.2.1 高校档案工作者对各个高校档案网站建设实际经验的总结不足，理论升华欠缺

高校档案网站建设的主体是高校档案工作者，高校档案网站建设中碰到的实际困难和问题需要他们来解决，取得的经验也需要他们加以提炼和升华。但出于工作繁忙，眼界不宽，学术积累不足等原因，他们既对本校档案网站建设缺乏总结，更难以对同类型高校档案网站建设进行比较研究，包括建立评价指标体系的根据、方法和实施的途径，同类型高校档案网站建设的具体比较等等。这些方面的高层次研究成果大多是由高校专任教师和本科生、硕士研究生们来完成的。这说明高校档案工作者还需要开阔眼界，不断提高自身的理论素养和科研选题的能力与水平。

4.2.2 比较研究的范围狭小，对内部资源整合的研究欠缺

整体上讲，中外高校档案网站建设的比较不够充分。同时，缺乏与国内公共档案馆、企业档案馆、科研事业单位档案馆档案网站建设的比较，更缺乏与公共图书馆，尤其是高校图书馆网站建设的比较研究。这使得高校档案网站建设的研究显得思路不宽，范围狭小，研究成果具有一定的局限性。高校档案网站的资源建设是基础，资源的内部整合是关键，它比外部对高校系统档案资源整合的要求更为迫切。没有有效的内部资源整合，外部整合就失去了前提和条件。高校档案网站资源建设对内应当整合什么，如何整合，以及是否存在着一定的整合模式，这是当前研究有所欠缺的地方，也是今后应当重点加强的一个研究领域。

4.2.3 分层、分类的研究欠缺

高校的分层和分类是客观存在的，比如有“985工程”院校、“211工程”院校、普通本科院校、高职高专院校等。高校档案网站建设是各个高校网站建设这个大系统中的一个子系统，不可能独立存在和建设发展。如果脱离本校网站建设单独谈论档案网站建设，就会陷入孤立研究的窘境，因而，将子系统和大系统作出关联性研究至关重要。一般而言，不同层次院校的定位不同，规模不一，社会影响力存在差异，学者们将高校及其档案网站建设分层、分类研究和教育主管部门将高校及其档案网站建设分层、分类指导是十分必要的。

*本文系郑州大学研究生教育基金项目“基于服务平台建设的信息资源整合与开发利用的评价研究”（项目编号：14YJS066）成果之一。

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