县域内拆迁档案管理实践与思考

任亚峰

（苏州市相城区档案局，江苏苏州，215100）

随着城乡一体化、城镇化的快速推进，拆迁档案已成为重要的涉民档案。规范和加强拆迁档案管理，对服务区域经济发展、服务社会民生有积极作用。

一、拆迁档案的形成及特点

（一）拆迁档案的形成

伴随着城乡发展，区域功能和产业分布的合理调整，对原有建筑的拆迁是不可避免的。在拆迁过程中，大量的拆迁户信息、拆迁工作过程相关文件及拆迁户安置方案等资料形成了拆迁档案。所谓拆迁档案就是指拆迁过程中形成的对国家和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。对城市建设来说，拆迁是城市改造的源头，而拆迁档案则是城市嬗变过程中的历史见证。

（二）拆迁档案的特点

把握好拆迁档案的特性是做好拆迁档案管理工作的基础。除了档案固有的真实性、完整性、权威性以外，拆迁档案还有其他一些特性。

1.专业性。拆迁档案归档范围广，涉及专业较多。如前期收集的建设用地规划许可证、拆迁规划红线图、公告等；拆迁过程中形成的房屋评估价格表、房屋产权证、拆迁安置协议、地面附着物价格补偿等；安置前后需收集的安置房屋工程图纸、工程验收合格证、拆迁补偿测算表等。这些材料带有较强的专业性。

2.广泛性。从拆迁对象来看，有居民私房、公房、农村宅基地房、企业用房、已被承包的店铺、鱼塘、林地、湖面围网等各个方面，其拆迁补偿的标准、方法各不相同；从档案形成来看，有拆迁办、房产估价公司、土地管理部门及房地产开发公司等单位；从归档内容来看，包括房屋拆迁整个过程中形成的有保存价值的文字、实物、图表、声像等不同载体的资料。

3.复杂性。一是组织实施多样性，有国家、省、市、县、镇各级组织实施的拆迁项目；二是拆迁项目多样性，不仅有铁路、公路、轨道交通、管线等国家基础设施项目，也有工业园区、农业产业园、房地产项目等地方拆迁项目；三是拆迁改造繁杂性，不仅涉及的部门多、周期长、任务重，从测算计划、动迁审批到拆迁、施工安置等各个阶段也都非常繁杂，大大增加了拆迁档案收集整理的难度。

（三）做好拆迁档案管理的重要意义

1.传承历史文化。一个区域的拆迁消失的不仅是原有建筑风貌，也是这个区域原有的生活状态及文化形态。传承历史、弘扬地方文化是拆迁档案的重要使命，拆迁档案对于恢复和还原历史面貌有着极其重要的作用，可以为一个区域性的文化价值研究提供可靠翔实的资料。

2.提供参考依据。做好拆迁档案有助于城乡发展和产业结构调整，同时记录的被拆迁房屋的房屋结构、地理位置、地下管线等真实情况，为今后的城市建设提供了大量的参考依据。

3.化解社会矛盾。拆迁档案大量被应用在群众房产证办理、解决调解房屋产权纠纷、涉及房产的司法诉讼、纪检监察等多个方面。

4.规范拆迁行为。拆迁工作涉及千家万户的利益，是群众关心的热点。遵循“先协议，后拆除”的原则，依照拆迁协议书双方依法履行职责。通过规范拆迁档案，使拆迁活动的每一环节都留下痕迹，既是监督拆迁行为的依据，又为今后政府制定相关政策提供了依据。

二、档案分类及归档原则

（一）拆迁档案基本分类

拆迁档案依据归档材料的性质可分为：综合类、一户一档类、音像类、实物类等。

综合类：前期准备阶段材料；一个区域集中出具的的房屋评估报告、裁决强制拆迁有关文件等不适合一户一档归档的材料；审计报告、各类房屋验收材料等；反映拆迁区域风貌、文化、民间工艺等图纸、文稿、统计表等资料。

一户一档类：拆迁户原有房屋产权证、土地或宅基地证、家庭成员登记表、房屋丈量评估、签订的各类协议、缴费通知等。

音像类：反映拆迁户房屋建筑、装修等照片录像，反映拆迁区域风貌、文化、民间工艺、传统产业等音像资料。

实物类：反映拆迁区域文化特色、民间工艺、传统产业等实物资料。

（二）拆迁档案的归档原则

1.集中管理、统一编制档案号。第一，由于拆迁项目的多元化、拆迁组织与实施单位的多元化，保证一个区域内拆迁档案的集中统一管理是一项极为重要的工作；第二，为保障区域内各全宗单位拆迁档案的有效管理和利用，必须对所有拆迁档案统一编制档号。

2.“三同步”要求。由于拆迁工作情况复杂、周期长，为保证档案资料的完整必须坚持“三同步”原则，即拆迁工作启动与文件资料收集同步；拆迁工作推进与拆迁文件资料收集同步；拆迁工作结束与拆迁档案归档、保管、移交同步。

3.归档材料真实完整。拆迁档案归档资料必须真实、完整，拆迁资料签名、盖章必须齐全，其中有涂改、缺项、铅笔字等情况不能归档。

三、拆迁档案归档时间及档号编制办法

拆迁档案资料的收集应从拆迁项目启动即同步实施，由于拆迁项目涉及部门多、环节多、时间周期不确定等因素，尤其是一户一档的归档时间，存在多个时间节点：一是拆迁协议签订完成；二是拆迁资金补偿到位、旧房拆除；三是安置协议签订；四是安置入户完成。由于各地情况不尽相同，原则上有条件的地方拆迁和安置档案可并在一起，不具备条件的地方可将拆迁档案和安置档案分开归档，根据实际工作经验，一般以拆迁资金补偿到位、旧房拆除为拆迁档案归档时间，以安置入户完成为安置档案归档时间。

拆迁档案档号编制办法：一要区域内统一，以全宗进行管理；二要统一编制分类号；三要尊重拆迁工作开展的流程，编制拆迁项目代号。一般可用五段编码方式，如D03-2009-007-0001-0005。

D03为全宗号，2009为拆迁年度或项目编号（有的地区拆迁以项目为单位编制的流水号），007为分类号，用以区分档案类别，0001为年度或项目盒号，0005为年度或项目的件号。其中如果拆迁和安置档案分别归档，可将安置档案补充在相应年度或项目的后面。

相城区活力岛建设风貌

四、拆迁档案与拆迁动态信息管理系统之间的关系

近年来，各地为了加强拆迁工作管理，都开发研制了拆迁动态信息管理系统，在规范拆迁行为、掌握拆迁进程、资金合理利用等方面发挥了积极作用。但也存在几个误区，一是重信息登记、轻档案资料整理，认为信息已经登记保存了，档案资料整理归档意义已经不重要。二是认为利用了拆迁动态管理系统后，拆迁档案管理系统就不需要或者重复。笔者认为拆迁是一个阶段性工作，而拆迁档案则需要长期保存，二者虽时效不同，却都非常重要。三是拆迁档案资料收集完全依赖动态管理系统，二者资料虽有重复但仍有不同之处，必须按照拆迁档案管理的要求进行资料收集，确保档案的完整性。四是拆迁档案数据库必须有档案部门进行专门保存和管理，而拆迁动态管理系统往往有住建等专业部门负责，二者在要求和标准上都不相同，尽快协调建立统一的标准是当前工作的重中之重。