对高校图书馆图书编目业务外包的几点思考

张 弘

近几年，随着高校图书馆事业的快速发展，高校图书馆面临着人力资源不足、资料量剧增，服务质量有待提高等一系列的问题。对高校图书馆而言，在有限的人员编制的条件下，想要降低运营成本，加强核心服务，提高广大师生的满意度，将图书馆的编目业务外包已成为一种必然趋势。

一、图书馆业务外包的涵义及国内外高校图书馆编目业务外包的现状

图书馆业务外包是源于企业的一种经营管理模式，指的是图书馆利用社会上的专业资源，将一些次要的、非核心的辅助业务以合同的形式委托给外部机构处理的方式，以减少图书馆日常的运营成本，提高图书馆工作效率。［1］但是最早的图书馆业务外包并不涉及图书的编目、加工业务，这部分核心业务还是由图书馆的采编部门自行完成。但随着政府财政对高校图书馆投入力度的增大，高校图书馆在考虑到馆员编制有限，待编目图书量骤增的情况下，图书编目业务也开始走向外包，所谓图书编目业务外包，指的是图书馆与专业图书公司之间，事先签订或达成合作协议，利用现代网络技术，进行网上书目数据编目、传输或由承包公司组织人员到实地提供编目服务的方式，帮助图书馆完成图书的分类、编目、加工、典藏、分流等业务工作。

国外的高校图书馆早在20世纪90年代初就开始尝试图书编目业务的外包。1993年美国怀特州立大学图书馆把全部的编目业务外包给了OCLC TechPro，此事件受到了国外图书馆界的密切关注和热烈讨论，他们认为：节约成本与解决库存馆藏问题是怀特州立大学将整个编目业务外包的主要原因，其通过编目业务的外包，大大节省了编目所带来的费用成本问题。除此以外，加拿大的阿尔伯特大学也在1995年时，因其财政拨款减少了15%，通过编目业务的外包，节省了40%的经费。时至今日，高校图书馆编目业务外包已经成为国外高校图书馆发展战略的一个重要的组成部分。

与国外相比，国内高校图书馆编目业务外包起步较晚，但起点高，发展迅速。除了从节约图书馆运营成本考虑外，近年来教育体制的改革，招生规模的扩大也是我国高校图书馆编目业务外包的一大诱因。［2］各大高校为了迎评促建，达到教育部的规定（普通本科院校人均图书达到80册／生，年进书量3册／生）的要求，每年购进的书刊量逐年递增，相对于固定的人员编制（以滁州学院图书馆为例：采编部工作人员2人，一人负责采访书目，实际编目人员只有一名），编目业务外包势在必行。以2004年在中山大学召开的“采编业务外包研讨会”为标志，国内高校图书馆的编目业务外包达到高潮。［3］据调查，截至到2006年，对全国201所高校进行的网上问卷调查显示158所高校（占78.6%）都有编目业务外包的经验。由此可以看出，编目业务外包在高校图书馆中的覆盖面已经很广了。

二、对高校图书馆编目业务外包的利弊分析

（一）有利因素

1.可以节省图书馆的运营成本，节省人力资源，促进高校图书馆事业的发展

利用专业图书加工公司的规模效应和高度的专业化和资本化的特性，通过其提供的服务，把高校图书馆从日常的琐碎的事务性工作中解脱出来，将有限的人力、物力和财力投入到更广阔的学术研究活动中，提供给师生读者除图书借还、参考咨询外更高层次的服务，例如开通图书馆微博账号，建立与读者之间的实时互动；成立图书馆的粉丝群，开展推送服务，定期举行网络学术会议，积极鼓励广大师生参与讨论；发展手机图书馆，促进图书馆的数字化建设等。

2.编目业务外包使得工作人员能更加专注，更加有效率地从事文献建设

这样可把他们从繁琐的工作中解放出来，使其有时间转向自身业务，着重研究文献建设学科与应用，收藏与阅读，咨询与检索等利于科研，利于教学及利于控制文献等方面的专业问题。也就是可以把更多的精力投入到了解图书馆的前沿动态，主动发现问题，找出规律，跟踪课题的研究工作，及时提供更适销对路的文献资源，使文献更效率地服务广大读者。

3.节省了自主加工的时间，也就是提高了新书上架的速度，从而缩短了读者的借阅周期

以滁州学院图书馆采编部为例，编目工作人员2人，从图书信息录入，给索书号，粘贴条码、书标到典藏分流入中央库借阅，这整个流程完成下来，一周能上架借阅的图书仅为200册，一学期按20周算，一个学期能上架的新书量仅为4000册，如果把4000图书外包给加工商来作，只需要4周就可以完成上架。由此可以看出，高校图书业务外包为读者带来了福利，实现了在短时间内阅览到新书。

（二）不利因素

1.图书资料馆外加工，编目业务外包的质量不易控制

编目业务外包的服务方式主要有两种：馆外加工和馆内加工。以滁州学院为例，我馆选择的方式是馆外加工，馆外加工指的是：图书馆将图书馆系统开放给图书加工商，加工商利用网络技术，根据事先签订的协议或合同，在异地完成图书的分类、编目、典藏分流，打包送至图书馆要求存放的地点。对于选择馆外加工的高校图书馆而言，因图书馆无法对书商的加工行为进行有效的监督，无法及时发现问题，可能导致如下情况的发生：忘记粘贴磁条、忘记或者加盖馆藏章不完整；更严重的是编目数据的质量问题，例如查重不仔细，导致书号重复或是空号等问题。其次图书加工公司大部分都是民营企业，其编目人员往往只是经过简单的培训后就上岗工作，公司对其的管理大多都是量化管理，以数量论薪金，往往导致其编目人员对编目质量的重视程度不够。［4］

2.图书馆应用系统的安全不能有效地保证

对于采取馆外加工的高校图书馆来说，所在学校的网络中心需要给图书加工商提供校外的VPN帐户，外包商只有登陆到校园网，才可以进入图书馆的采访编目系统进行书目的加工。在这中间，如果外包商恶意的修改或删除图书馆系统里面的数据或是随意的修改已经设计好的参数，将给高校图书馆以及整个学校的网络环境带来严重的破坏。［5］

3.图书馆编目人员难以适应角色的转变

原来从事图书编目等专业性工作的人员，由于编目业务的外包，很难从单一的事务性工作中解脱出来，缺乏对图书馆工作的全局性考虑，会影响图书馆服务的层次和水平。

4.图书编目外包不可避免的会出现空置的条码号

首先，考虑到到货率以及出版社库存的问题，高校图书馆在图书的招标采购过程中，报订给图书公司的图书码洋往往大于当年的招标的码洋，这样图书馆工作人员对在订单内到货的图书的实际册数就不能准确地估计出来，往往依据个大概的册数提供给图书加工公司条码号段。其次，由于每年招标的图书公司通常不只是一家，为了不耽误图书到货、验收的时间，往往要同时给几家公司条码号段，这些条码号段都是顺延给出的，因为条码个数不能准确地估算，所以会产生多给或者不足的情况，对于条码号多出来的公司，如果下一年没有中标不能继续使用或是下面的号段已经顺延给了其他公司，多出的号段数量太少不足以提供下一年的加工公司，势必会产生空置的条码号，对高校图书馆财产管理带来不便。

三、图书编目业务外包质量控制的几点建议

高校图书馆编目业务外包有利有弊，要扬长避短充分发挥编目业务外包的优势就要对其进行必要的质量控制。因此本人提出对图书编目业务外包质量控制的几点建议：

（一）建立一套对外包公司的评价体系，正确选择图书加工的合作伙伴

选择实力强、人员结构合理，技术水平先进、市场信誉高的书商进行合作。建立一套对外包公司的评价体系并且做好充分的准备工作，针对本图书馆的具体情况，在签订购买合同时，把图书加工的具体细则用书面的方式进行细致的约定。［6］比如馆藏章加盖的位置以及数量，索书号如何著录，典藏分流的原则等。具体的评价体系可以分为两方面：

1.外包前评价。主要包括以下指标：（1）公司的信誉、资质和业绩，招标前仔细审查图书公司提供的招标书，看其是否具备足够的实力以及相关部门颁发的证件是否齐全；其次在同行间或市场上调查该公司的信誉状况，看看是否有违规纪录；最后还可以查看该公司近两年来的业绩情况、每年的成交额与合作院校的水平等。（2）公司的实力与服务，公司的注册资金多少；与有关出版社合作情况，是否拥有一些实力较强的出版社的购销委托书，与该公司合作密切的出版社所出版的图书类型是否与我们高校所需要的文献类型相一致等；新书报道率情况；仓储、物流情况；网站建设及点击率 ；与合作高校的服务满意度调查；编目人员的稳定程度等。（3）图书的折扣率。这个直接影响图书的采购量，在相同图书来源的情况下，肯定是折扣率越低对本馆的利益越大。

2.外包后评价。主要包括以下指标：（1）现场采书的到货率，指的是图书公司组织我校老师参与大型的图书馆建馆配会议，现场直接在出版社样书中采集的图书占所有到馆图书的比率。［7］（2）订单采集的到货率，指的是图书馆提供给图书公司电子书目的到馆率。（3）编目质量和图书加工质量，这里面包括项目很多，例如免费加工磁条情况、加盖馆藏章情况、免费粘贴条码、书标情况、以及免费送货上门等。

对图书公司的评价应该每年进行一次，这不仅能提高图书馆的图书到货质量，而且对图书公司也是一个很好的促进，使他们可以不断地调整自己，谋求更好的服务和发展。

（二）加强与书商的沟通协调、图书外场加工时的网络监管、图书到馆后的验收

加强与书商的沟通协调，图书外场加工时加强网络监管，图书到馆后要对其进行细致的验收。可以做到如下几点：（1）通过快递，邮寄样书、光盘样带，书标及条码号样品给图书加工公司，使其参考实物加工更直观、清晰。（2）利用网络聊天工具，直接与图书公司的编目人员联系，随时了解图书编目，加工的进程，遇到问题能及时解决。（3）通过不定期的电话给区域经理，了解订单图书的库存、发货情况，提前调配人手准备到货验收。

（三）对合作书商的加工人员进行简单培训

对合作书商的加工人员最好到馆进行简单的培训，熟悉本馆有关图书加工的各个流程及其要求。（1）印发纸质的图书编目加工说明，待其公司编目人员熟读后，本馆可以对其进行简单的考核，合格者才可以参与图书编目加工。（2）来馆进行为期一周的实地考察，详细了解我馆的馆藏结构，避免典藏环节出现错分的情况。

（四）加强馆内各部门的沟通与协调机制

由于图书招标、采购周期的延长，图书的到馆验收及上架的时间就会相应的缩短，在采编人员编制不变的情况下，验收时难免会出现图书分配地址错误来不及调拨的情况，这就需要流通部门的工作人员在借阅时若发现问题要及时反馈给采编部门，及时改正，确保图书的顺利借阅。

随着网络技术的不断进步和发展，高校图书馆编目业务外包已是大势所趋。通过对图书编目业务的外包，整个图书馆在不降低质量的前提下，节省了开支，缩短了加工时间，解决了诸如待编目图书积压过多、编目人员工作负荷太重等问题。［8］通过合约的形式，既可解决人力不足的问题，加快图书上架速度，使图书馆员专注于核心业务发展，进而提高服务质量，又可使管理者减少过多的内部业务监督，从而专心于业务的提高与经营，从而获得更多的竞争优势。简而言之，尽管编目业务外包还存在着诸多的问题，但他确实是传统的图书馆向数字化图书馆面筋的必然趋势。

［1］ 黄晓丽.人性的复归：现代图书馆的经营新理念［J］.图书情报工作，2002（2）.

［2］ 秦剑.图书馆人性化服务的理念和实践［J］.图书馆论坛，2004（5）.

［3］ 印洪斌.我馆图书业务外包情况介绍［J］.高校图书情报论坛，2005（6）.

［4］ 温万虎.图书馆业务外包实践与风险防范［J］.图书馆杂志，2006（8）.

［5］ 王萍.美国图书馆业务外包极端化的危害性分析［J］.科技情报开发与经济，2006（7）.

［6］ 邓彦斌.高校图书馆采编业务外包研究［J］.东北师范大学，2007.

［7］ 吴亚平.选择性图书馆业务外包决策分析［J］.情报杂志，2007（7）.

［8］ 牛振恒.图书馆图书编目业务外包须慎重［J］.图书情报工作，2007（8）.