高校设备档案管理存在的问题及对策

刘 静

(武汉大学 实验室与设备管理处，湖北 武汉 430072)



高校设备档案管理存在的问题及对策

刘 静

(武汉大学 实验室与设备管理处，湖北 武汉 430072)

高校设备及其档案管理是教学科研的重要手段，随着高校办学规模的不断扩大，设备及档案管理工作在高校教学实验中所处的地位和作用日趋重要。但是长期以来，高校设备档案管理存在被忽视、轻管理、重使用、产权观念淡薄、资产权属不清等诸多问题。而在信息化程度越来越高的当代社会，对高校设备及其档案的管理要求逐步提高，传统模式很明显已经无法满足需求，如何更好地管理是目前亟待解决的问题。在长期切身参与高效的设备及档案管理工作中，通过查阅大量文献、资料并加强同行业专家的交流。逐渐发现，加强科学管理观念和高校设备档案管理的信息化，才是顺应当前新形势的有效解决对策。

高校设备； 档案管理； 问题及对策

0 引 言

随着科技发展和国家对高等教育的重视，教育经费逐年增加，高校采购更多的设备并投入使用，这种现状对高校设备及档案的科学管理提出了更高的要求。实践证明，管理水平的高低直接影响着教学、科研的发展速度和规模。切实加强高校设备及档案的管理，对于促进高等教育更快发展，具有十分重要的意义，也是管理改革的一项重要课题和实践内容。

1 高校设备及档案管理现状

随着高校办学规模的扩大，新购设备专业性、技术性越来越强，精密度越来越高，对管理人员的技术水平要求更高了，如何对高校设备的购置、验收、安装、使用、维修、改造、事故处理以及报废等过程中形成的材料进行集中归档统一保管使其发挥最佳效益，已成为高校管理的一个重要课题【1】。高校经过多年的改革与发展，虽然在设备及档案管理方面取得了长足的进步，但在这项复杂的系统工程中，仍然不同程度地存在着不能适应新形势发展要求的薄弱环节。

(1) 设备档案管理工作的地位和作用被忽视。学校一般较为注重教学和科研，而服务性的工作常得不到足够的重视。一些高校将设备及档案管理挂靠在财务部门，只有价值记录；一些高校将实验教学设备及档案管理与公用房屋管理合并，设备及档案的管理没有在改革中不断探索，与时俱进。

(2) 重购买轻管理、重使用轻维护。长期以来由于轻视管理、不善管理,大量设备长期闲置，故障率偏高的现象比较严重，直接影响设备使用效益的发挥，造成教育资源的浪费【2】。

(3) 产权观念淡薄，导致资产归属不清。尤其是对外单位赠送的设备或用自筹资金购置的设备，常常是游离于设备管理范围以外，对设备的原始档案记载收集不清，造成帐物卡不符和国有资产流失的隐患。

(4) 设备档案的管理未及时归档存储。在高校设备的档案管理过程中，存在着原始帐登记记录不准确，设备的申请表、订购通知单等文件材料的收集不齐全，设备的随机文件经设备使用部门使用后往往不能及时归档存储，有些甚至丢失，同时还存在设备随机文件难整理，归档范围太宽，归档起点太低等问题。

2 加强高校设备及档案管理的对策

为妥善解决上述问题，改变高校设备管理工作的现状，提出以下对策。

(1) 加强管理意识。随着教育经费投入的逐年加大，设备所占高校固定资产的份额也呈现逐年上升的趋势。加强高校设备档案的管理更重要的是来自高校自身发展的要求，是进行高等教育体制改革的需要。“工欲善其事,必先利其器”，培养优秀的毕业生，必须建立在先进的设备和良好的管理水平之上，若疏于管理，设备就不能处于良好的工作状态，势必影响教学质量。所以管理工作应常抓不懈，首先要强化各级领导和管理者的管理意识，更新观念，只有认识提高了，思想重视了，设备及档案的管理工作才能落到实处，要用发展的眼光看待设备及档案管理工作，把设备及档案管理摆上一个重要位置，要从发展知识经济，提高办学效益的高度，推进设备及档案的管理工作【4】。

(2) 建立健全规章制度。制定和完善高校设备及档案管理的规章制度，既是当前设备管理部门的工作重点，也是在行使设备管理权限中应遵循的理论依据。高校设备管理部门的任务是贯彻执行国家有关设备的政策法规，制定高校设备及档案管理的规章制度。合理配置、充分利用学校条件，提高设备使用效益。明晰产权关系，保障学校设备的安全、完整，为高校教学、科研及各项教育、管理、服务工作提供必要的物质保障【5】。为了确保这些职责的实施，设备管理部门应从本部门的实际情况出发，制定一套完整、科学、切实可行、便于操作的规章制度；同时在设备及档案管理过程中，要逐步形成“专管共用，资源共享”的有效机制，并在满足校内需求的前提下向社会开放，以充分利用学校的有限资源，发挥最大的社会效益。

(3) 强化科学管理。为了提高管理效能，探索与建立新型的设备及档案管理体系，逐步使设备管理工作走上科学化、规范化、法制化的轨道，学校应建立设备及档案的管理网络，加强对设备及档案管理的监控力度。各个部门任务和职责明确、责权利相统一，并相互协作、沟通。确保网络畅通无阻，使设备及档案管理的整体功能和层次效益得到有效发挥。

(4) 加强设备及档案管理。设备及档案的管理是由多个环节相互组合而成的有机整体，只有各个环节都做好，设备及档案管理工作才有保障。设备和档案管理过程大致可分为论证、购置、验收、管理维护、报废等环节，各环节之间密切相关，又自成体系【6】。在这五个环节中，必需强调充分论证、精心购置、认真验收、细致维护、从严报废。

(5) 实行档案管理与设备管理相结合。设备的论证、购置、验收、管理维护、报废等工作过程中形成的综合类文件材料由设备管理部门集中收集统一管理，特别是原始帐登记设备信息和制作设备卡片验收单时一定和实物相一致，做到帐、物、卡相符，及时将表明实物信息的设备卡片和设备验收单等档案材料整理后归档存储。随机文件(大型精密贵重除外)应由各设备的使用部门自行编号、保管。设备管理部门在每年检查设备的同时检查随机文件保存的情况【7】。

3 推行设备档案管理的现代化和信息化

随着高校设备数量持续增加，其需管理的设备档案也越来越多，而设备及档案管理涉及了多个主要部门和用户(图1：设备管理系统框架图)【8】，涉及范围之广、人员之多，给管理工作带来了固有困难。

图1 设备管理系统框架图

通过分析问题及对策可以看出，实现设备及档案现代化管理才是解决设备及档案管理的必然道路，其步骤总体上分两步：①建立基本的设备档案文库，档案的资料储存形式应予数字化；②通过计算机和互联网实现科学管理和信息共享。

(1) 设备档案的建档。抓好设备档案管理重在收集建档，要认真落实每一台设备的静态和动态记录。各相关管理人员，都必须认真做好记录。工作记录既是履行职责的标志，也是后续工作的依据。各项记录必须严格、真实、准确、全面，同时要及时填写上报、分析整理及归档保存等【9】。资产管理部门的档案管理人员应与设备使用单位管理人员建立经常性的联系，及时了解记录统计工作中遇到的问题和取得的经验，并且定期将信息收集归档，不断完善设备档案管理工作，从而实现设备档案管理的规范化，并为设备档案信息网络化提供可靠的基础数据。

(2) 数据管理及流程管理的数字化。把学校所有的设备的厂名、型号、规格、价格等原始资料输入开发的软件系统，在这个系统里可以很方便地进行资料的输入、修改、查询、统计等日常的管理工作【10】。在此基础上将每年收集到的最新资料，运用扫描仪或数码相机把设备的外形等图文资料输入系统进行处理。除了可以进行日常档案资料的管理，还可以很方便地进行一些图片资料的查询修改等工作，并且很方便打印，逐步完善对档案资料的管理。随着校园网的建成，学校各部门、各单位都可以在网上进行设备的查询，对于大型设备可以进行网上的宣传活动，对外有偿开放使用，提高设备的社会效益和经济效益【11】。

(3) 实现设备档案的网络化。当前计算机技术和网络技术在社会中广泛应用，面对设备管理中大量的数据和资料，引入网络共享管理已刻不容缓【12】。必须根据所归档的资料建立信息网络，为设备资源利用和开发服务，解决利用校园网上网查询各种贵重设备档案等实际问题。高校都可以根据自身的管理模式和实际的运作情况开发一套基于网络环境的设备管理系统软件，该软件要求既能在单机上运行，又可以在网络上运行。在面向设备管理部门时，该软件是作为单机使用，要求能对设备的申报、采购、验收、入库、发放使用、档案建立和报废处理整个过程进行统一的管理，把学校所有的设备的厂名、型号、规格、价格等原始资料输入计算机，可以很方便地进行资料的输入、修改、查询、统计等日常的管理工作，能够及时准确地提供所有设备的统计数据和各单位设备及经费使用情况【13】。而面向各方使用者时，应该是作为网络使用的，繁杂的资料可在网络上进行快捷、高效的操作，减少了管理工作人员的工作量，使他们可以进行其他科研活动，能够节约时间、提高效率。将全校的教学、科研设备全面实现网络化管理，使得任何一个人想了解本校的实验设备情况只需在任一网点上就可一目了然【14】。档案管理的最终目的就是利用，因此设备档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为高校各项工作，特别是为教学、科研服务。

4 结 语

高校发展对设备及档案的管理工作提出了更新、更高的要求，而传统管理模式存在很多弊病和问题，只有紧跟时代的步伐，抓住机遇，适应改革的需要，探索出一套适合高校设备及档案管理的新方法、新思路，才能与时俱进，求得自身的生存与发展【15】。而当前信息化是高校管理的基础，高校应特别重视设备档案信息的数字化和网络化工作，以便为学校规划决策及时提供准确的基础数据，更好地为教学科研服务。高校设备管理部门所要完成的是首先建立健全的设备档案，其次是在此基础上利用计算机技术和网络传输技术，将档案信息以最科学的方式展现在师生员工面前，为教学和科研提供完善的设备及档案管理服务【16】。

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The Problems and Countermeasures of Universities Device and File Management

LIUJing

(Lab and Equipment Management Office， Wuhan University， Wuhan 430072， China)

College Equipment and its file management are important means of teaching and research, and has become increasingly importance. Effectively strengthening the college equipment and file management can promote faster development of higher education. In contemporary society increasingly high level of information technology, the traditional mode of college equipment and file management existed many problems. The application of information technology is the solution to conform to the current new situation.

equipment and file; management; solutions and countermeasures

2014-12-15

刘 静(1964-),女,湖北武汉人，本科,会计师，办公室主任,研究方向：仪器设备管理。

Tel.：027-68772019；E-mail：liujing100@21cn.com

G 482.0

A

1006-7167(2015)11-0274-03