发挥档案馆藏开发利用功能的策略分析

文/秦皇岛市北戴河区档案馆　付艳美

发挥档案馆藏开发利用功能的策略分析

文/秦皇岛市北戴河区档案馆付艳美

【摘要】随着人们对信息质量的要求越来越高，对档案馆藏资源的开发利用要求也日益提高，要求档案馆藏工作要进行一定的创新。档案工作人员要顺应时代发展的要求，使档案馆藏开发利用功能得到最大程度地发挥，这样才能使档案资源为社会进步所服务。

【关键词】档案馆藏资源；开发利用；策略

近些年来，随着时代发展和社会进步，现代高新信息技术得到了广泛普及。档案馆藏的开发与利用发生了革命性变化。同时，随着人们对信息质量的要求越来越高，对档案馆藏资源的开发利用要求也日益提高。再加上电子档案的大量产生，使得档案馆藏开发利用工作进入了信息化、数字化与网络化的进程中。这一切都要求档案馆藏工作要进行一定的创新。诚然，面对着信息时代的挑战，档案工作人员要顺应时代发展的要求，只有使档案馆藏开发利用功能得到最大程度地发挥，这样才能使档案资源为社会进步所服务。

一、档案馆藏开发利用存在的问题

在新时期背景下，传统的档案开发利用理论面临着严峻的挑战。随着环境的改变，档案馆藏开发利用功能的发挥存在一些不容忽视的问题，具体体现在以下几个方面：

（一）便利性要求得不到充分满足。对于生活中的所有服务活动，社会大众都提出了“以人为本”的要求，希望服务周到、便捷与优质。随着人们利用档案馆藏资源的意识不断增强，他们对档案开发利用服务工作提出了同样的要求。然而从目前来看，档案实际开发利用工作无法充分满足大众的这些服务要求。第一，档案馆藏资源的结构不够丰富，基本以机关形成的文书档案为主，无法充分满足多层次利用的需要；第二，档案馆多年以来一直实施分级管理的原则，客观上造成了同类档案的分散管理，在一定程度上增加了使用者的查询难度；第三，档案馆的开放时间比较固定，不够灵活，为使用者来馆查档造成不便。这些问题的存在直接导致档案馆藏资源的开发利用功能无法得到充分发挥。

（二）多样性要求得不到充分满足。进入新世纪之后，社会发展的步伐越来越快，大众的文明生活水平不断提高，档案资源使用者的利用需求也呈现出多元化的趋向。一方面，档案资源使用者需要利用的档案内容日益多元化，他们对档案的利用要求已经从相当集中、单一的利用转变为全方位、多层次的利用。但由于档案馆藏结构不够完善，比较单一，馆藏量也比较有限，这一切都为多元化档案利用带来不便；另一方面，使用者对档案形式的要求日益多样化。随着科学技术的迅猛发展，档案载体的种类不断增多，人们对档案的利用类型已经不仅仅满足于纸质档案，对声像档案、缩微档案、实物档案和电子档案都提出了一定要求。这些都为档案馆藏结构的综合化和多元化提出了很高的要求。

（三）层次性要求得不到充分满足。档案馆藏资源的使用者来自于社会各行各业，他们所需求的档案内容、使用档案的目的不尽一致，所以对档案馆藏资源的需求产生了层次性。如果需要相关文件作为法律凭证，自然就需要提供档案原件；但假若只是出于对情报、信息的需求，则不必苛求于档案原件的使用，二次甚至是三次档案信息也能达到使用需求。但如今，我国档案馆藏的开发利用主要方式仍旧是在阅览室中借阅档案原件，这样既不利于档案原件的保护，可能造成原件损坏，也无法满足使用者的多层次利用需求。

二、发挥档案馆藏开发利用功能的策略

档案工作人员必须意识到，提供档案馆藏开发利用服务也是一种服务工作，所以档案部门要充分考虑使用者的多样化需求，主动吸引使用者，提高档案部门的形象。同时，档案部门还要从以下几点入手，来充分发挥档案馆藏开发利用功能。

（一）丰富档案馆藏资源，完善馆藏结构。如今，档案馆藏资源使用者对档案信息内容的要求越来越高，所涉及的覆盖面也越来越广泛，并对档案馆藏资源载体形式的要求越来越多元化，这些都要求档案馆藏结构要变得丰富多彩，实现档案馆藏资源的完整性和多样化。为了实现这样的目标，档案部门要拓宽档案资源采集渠道，不能抱有“等、靠、要”的思想，要积极主动地征集各种档案，并去伪存真、去粗取精，保证档案资源的真实性和可靠性。另一方面，要采取行之有效的方式保存好各种档案信息，创设适合所有类型馆藏档案的良好环境。如今，档案资源信息化建设已被列入议事日程，档案部门可以利用信息化手段保存档案，为档案的开发利用提供保障。

（二）降低利用门槛，减少开发利用阻碍。为了尽可能发挥档案馆藏资源的开发利用功能，吸引更多的人来档案部门查阅档案信息，档案部门要本着方便简洁的原则，在合理范围内简化档案信息开发利用的手续，降低使用档案的门槛，为使用者利用档案馆藏资源提供便捷轻松的环境。对于那些已公布的档案，要提供无门槛的利用；对于已开放但未公布的档案，使用者只需要出示有效证件并填写登记表，即可进行借阅。这样的做法可以使档案馆藏资源的利用既能满足公众要求，又能保证档案资源在合理范围内使用，而不会导致重要资源泄密。

（三）适当缩短档案生命周期与封闭期。要想将档案馆藏资源的价值与功能发挥到极致，应该对档案馆藏资源加强鉴定力度，严格划分档案信息的密级，在不伤害国家利益、社会利益、集体利益、个人利益的前提下，适当缩短档案的生命周期与封闭期，并加快档案信息的进馆速度，使档案资源能够为社会经济建设和文明建设做出更大的贡献。

（四）紧跟时代发展步伐，使用新方式与新技术。如今，在档案馆藏资源开发利用进程中，加强档案资源信息化建设已成了主流趋势。档案部门要积极使用现代高新技术，比如缩微技术、复制技术、光盘技术来复制档案信息，在为使用者提供相关服务时，尽量少使用档案原件，以此延长档案信息的寿命。同时，档案部门要加强计算机检索建设，尽快使现有的档案馆藏转化为可以支持计算机检索的档案，为使用者提供方便。另外，档案部门还要将档案信息的开发利用引导至网络化和电子化的轨道中，加快虚拟档案馆、电子档案馆和数字化档案馆的建设进程，突破档案利用的实践与空间限制，并实现档案馆藏信息资源的共享，为读者提供网上查询档案的服务。事实证明，只有不断对档案馆藏资源管理加强技术投入，才能最大化地满足档案馆藏资源利用的便利性与无限性需求。

三、结束语

在当前形势背景下，要加快社会物质文明建设与精神文明建设，需要档案馆藏资源发挥应有的功能，为社会进步和发展提供凭证和参考。由此一来，档案部门要采取各种有效措施发挥档案馆藏的开发利用功能，主要措施应该包括：丰富档案馆藏资源，完善馆藏结构；降低利用门槛，减少开发利用阻碍；适当缩短档案生命周期与封闭期；紧跟时代发展步伐，使用新方式与新技术等。只有从多个角度入手，方能促使档案馆藏资源发挥最大的作用，进而推动社会发展的步伐。

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