如何做好档案管理工作

文/秦皇岛市住房公积金管理中心　时虹云

如何做好档案管理工作

文/秦皇岛市住房公积金管理中心时虹云

【摘要】通过分析档案管理工作的重要性，提出做好档案管理工作的必要性和意义，分析目前档案管理工作中存在的问题，提出做好档案管理工作的主要措施。

【关键词】档案管理；问题；措施

档案管理工作是立足于事业单位根本的管理工作，随着现代科技的发展，档案管理也融入了科学化的管理方式。但是，当前档案管理工作还存在一些问题，需要提出强化档案管理的措施来实现档案管理的自我价值。

一、档案管理工作的必要性和意义

档案管理工作对企事业单位来说非常重要，是提高事业单位人员工作效率的有效保证。随着科学技术的不断发展，档案管理工作更趋向科学性原则，对档案进行开发与利用，进而充分挖掘档案管理的价值，对档案资源进行开发利用已经成为全社会获取信息资源不可或缺的途径，因此，首先，档案管理工作本身具有管理性质，区别与其他管理工作，它不仅是对文件形式资料的管理，更需要通过先进的科学手段和方法对系统中信息进行分析和筛选，以满足企事业单位的需要。其次，档案管理工作是用来衡量企事业单位业绩水平和管理水平的依据，通过档案记载和分类管理可以掌握事业单位的第一手资料，为事业单位未来发展提供依据。最后，档案管理工作能有效的提高工作人员的工作效率，提高资源利用率。通过档案管理工作对资料进行整理、编辑和鉴定，最后科学的统计和分类保管。总而言之，档案管理工作对事业单位来说非常必要，是事业单位健康长远发展的必然要求。

二、目前档案管理工作存在哪些问题

档案管理工作是事业单位的基础工作，随着科学技术的进步，档案管理工作也迎来了新的发展呢时期，但是，就目前事业单位档案管理工作的进展情况来看，仍存在许多问题，下面进行具体的分析：

（一）档案管理工作边缘化危险。随着科学技术的快速发展，计算机的推广和普遍应用，使档案管理工作出现边缘化的危险。目前档案管理方法较为落后，工作效率不高，难以满足事业单位的需要。档案管理边缘化危险还体现在缺少现代化管理模式上，随着改革的不断深入，档案管理工作也要进行改革。面对大量的档案资料，档案资料的整理、分析、处理和保管遇到困难，为档案管理工作带来挑战。

（二）档案管理工作不规范。档案管理工作不规范、不标准阻碍了档案管理的发展。档案管理工作的目的就是充分、合理、有效的利用信息资源，为事业单位以及社会服务，满足社会发展的需求。档案缺少标准、规范的管理，则影响档案的真正作用，不利于档案管理的发展，不利于档案保管利用价值的最大化和资料完整化以及检索利用便捷化。

（三）档案管理工作人员专业素质不高。由于档案管理工作在事业单位的认识程度还不够深入，工作人员没有充分认识到档案管理工作的重要性，将其当作可有可无的工作，导致档案管理工作人员在档案管理过程缺少责任感，职业道德素质较低。而且，档案管理工作与先进的计算机技术相结合，更需要高素质的人才进行档案管理，发挥网络信息技术的优势，这也是目前档案管理工作面临的重要问题之一。

三、提高档案管理工作的对策分析

（一）档案管理与现代技术完美结合。档案管理工作必须深入改革，其中管理方式落后问题必须及时解决，其中计算机信息网络技术是最重要的管理手段，所以档案管理与先进的计算机网络技术有机结合才能走上良性发展的轨道。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化管理，充分利用丰富的库藏资源。在利用网络信息技术的同时，还要注重信息的安全性，为了保证信息安全，要指定严密的电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录管理。

此外，还可以利用局域网提供档案信息在线服务，通过创新性的服务理念及模式，改变传统的被动的档案管理，加强档案资源的利用，提高档案管理工作的价值。

（二）实现档案规范化管理，建立依法治档的观念。档案的规范化管理非常重要，能够提高档案资料的利用价值和利用率，更好的为社会、事业单位经济发展服务。档案规范化管理要做到：准确把握文件立卷归档的时效性，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工，在坚持贯彻“以本单位为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。此外，还要设计完善的档案管理方案，为档案规范化管理提供依据。档案管理方案要考虑总体性、全局性、长期性和稳定性。档案管理内容要涉及档案管理手段、管理方式，对信息技术的功能设定，网络技术设计的思路及目标等，一个完整的管理方案关系到档案管理的网络信息建设，对档案管理未来发展非常重要。

依法治档是将档案管理建立的法制化的基础上进行的，建立严格的法制制度，完善档案管理工作的规章制度，不断应用现代化的设备及手段对档案进行管理,不断改革，与时俱进。

（三）提高档案管理人员专业素质。建立一支管理能力强、技术能力强的高科技人才是档案管理部门的首要任务。首先，要加强事业单位领导对档案管理工作重要性的认识,制定切实可行的培训计划。其次，提高档案管理人员信息化意识，提高其信息处理能力。档案管理工作人员需要具有熟练运用信息资源管理理论和技术手段的能力，对档案信息资源管理进行科学管理和有效开发。最后，加强档案管理人员技术应用，提高其创新意识。管理人员要熟练掌握计算机技术，并且不断学习。

四、结语

综上所述，事业单位加强档案管理工作是非常必要和重要的，不仅是事业单位掌握内部发展状况的有效根据，还是制定科学合理发展目标和方向的重要依据。因此，发现并解决档案管理工作中的问题，深化档案管理工作改革，加强档案管理服务意识对事业单位未来发展具有重要意义。

参考文献：

[1]郝永琴,关凤明.关于做好新时期档案管理工作的研究与探索[J].中小事业管理与科技,2011(3).