浅谈办公室档案管理规范性的提升

文/吉林省第五地质调查所　都蕾

浅谈办公室档案管理规范性的提升

文/吉林省第五地质调查所都蕾

【摘要】办公室档案管理是企业管理中的重要内容，然而办公室档案管理是一项非常复杂的工作，需要耗费大量的人力物力，因此必须要提高办公室档案管理的规范性，从而能够更好地提高办公室人员的工作效率。本文通过简要论述提高办公室档案管理规范性的必要性，进而针对如何提高办公室档案管理的规范性，总结了几点相关的意见和建议。

【关键词】办公室；档案管理；管理规范性

一、引言

对办公室档案管理进行进一步的规范，能够更好地提高企业的办公效率，同时也是我国办公室档案管理的重要工作内容。对办公室档案进行规范化的管理，可以帮助企业进一步降低档案管理人员的工作量，使得办公室的档案能够得到更加妥善的保管。因此，本文通过简要论述办公室档案管理规范性的重要作用，进而提出了相关的优化策略。

二、规范办公室档案管理的重要性

办公室档案管理是企业管理的重要组成内容，对于企业来讲，进一步规范办公室档案管理有着非常重要的作用，主要体现在以下几点：

（一）促进企业管理水平的提高。办公室档案管理是一个企业的重要管理内容，如果对办公室档案进行规范化的管理，能够进一步提高企业的管理水平，这是因为对于大多数企业来讲，办公室档案管理工作的工作量比较大，而且对办公室档案管理工作的质量要求也比较高。所以，只有进一步提高企业或者团队的管理水平，才能够对办公室档案进行规范化的管理。

（二）促进部门沟通的重要方式。对于很多企业来讲，都存在着不同的部门，从而处理企业的不同工作内容，然而这些部门之间并不是孤立存在的，他们之间需要进行一些沟通和交流，因此部门之前的一些协作情况就需要通过档案进行。所以说，办公室档案管理的规范化提高也是促进部门沟通和交流的重要方式，能够进一步提高部门合作的效率，从而进一步提高企业的工作效率。

（三）促进现代管理方式的丰富。办公室档案管理工作非常复杂，工作量比较大，而且对于工作内容的质量要求较高，所以为了更好地提高办公室档案管理的效率，很多企业都采用计算机系统对档案进行管理：首先，很多企业利用计算机系统对档案进行存储，使得这些档案的复制和备份更加方便快捷；其次，利用计算机对办公室档案进行管理，能够进一步提高档案的传播效率。利用计算机对办公室的档案进行管理使得企业的现代管理方式更加丰富。

（四）促进档案管理人员素质的提高。随着企业对办公室档案管理工作的重视程度，对于档案管理人员的素质要求也在进一步提高，因此对办公室档案管理进行规范化管理，有利于提高档案管理人员的素质，这是因为当企业利用计算机对办公室档案进行管理时，就需要档案管理人员能够熟练操作计算机，所以此档案管理人员必须提高自身的计算机专业素质；同时，对办公室档案进行规范化管理，有利于档案管理人员按照更加规范的流程进行操作，从而能够进一步提高他们的工作效率，进一步提升自身的职业道德素质。

三、提高办公室档案管理规范化的策略

（一）进一步规范档案管理程序。在很多企业内部，对办公室档案有着自己的管理流程，这样才能使得档案管理人员在日常工作过程中有章可循。然而，目前很多企业仍然缺乏规范化的档案管理流程，因此必须要制定规范化的办公室档案管理流程，为此可以做到以下几点：第一，参考一些大型企业对办公室档案的规范化管理流程，从而借鉴这些成功企业的办公室档案管理经验，能够更好地规范企业的办公室档案管理工作；第二，制定相应的规章制度，促使办公室档案管理人员严格遵守，对于具有突出表现的员工进行奖励，从而为其他档案管理人员树立学习的榜样。

（二）提高档案管理人员的素质。档案管理人员是影响办公室档案管理规范化的重要因素，因此为了更好地进行办公室档案的规范化管理，需要进一步提高档案管理人员的素质，为此可以做到以下几点：第一，鼓励办公室档案管理人员对现有的档案管理流程提出意见和建议，从而能够更好地促进办公室档案管理的规范化进程；第二，对档案管理人员进行定期的培训，使得他们能够了解和学习最新的规范化办公室档案管理流程，从而将其应用到实际的工作当中；第三，鼓励办公室档案管理人员不断进行学习，提高自身的计算机应用水平，从而能够更加熟练地对办公室档案进行规范化的管理，进一步提高办公室档案管理的效率。

四、结论

综上所述，办公室档案管理的规范性对于企业的发展有着重要的作用，同时也是我国进行档案管理工作的重要内容，因此本文通过总结办公室档案管理规范的重要性，进而提出了相关的策略，能够进一步提高办公室档案管理的规范性。相信随着企业对办公室档案管理工作的逐步重视，能够更好地提高办公室档案管理的规范性，从而更好地对企业进行管理，促进企业的发展和进步。

参考文献：

[1]任彩霞,张军.新时期办公室档案管理的有效探讨[J].办公室业务, 2012,05:26.

[2]徐亚群.高校院系办公室档案管理的规范化研究[J].办公室业务, 2013,07:100-101.