高校人事档案管理数字化建设要点浅析

文/郑州轻工业学院人事处　连清平

高校人事档案管理数字化建设要点浅析

文/郑州轻工业学院人事处连清平

【摘要】人事档案数字化就是应用计算机技术、数据库技术、多媒体技术等高科技手段，结合数据库系统，实现人事档案的数字化转化、加工、存储和全面管理。通过对信息资源旳组织和管理，存储海量信息，提供基于网络的电子存取、查询检索的功能，完成与办公自动化系统的无缝链接。高校人事档案数字化建设使干部档案管理工作实现了由手工管理向数字化、信息化、网络化管理的根本性转变，是对传统干部档案管理工作的一次创新。

【关键词】人事档案数字化；扫描；数据库；人事档案管理系统

人事档案管理是高校人事管理工作中一个不可缺少的部分，高校人事档案，是研究高校发展历史文化的重要参考资料，也和教职工的切身利益密切相关。随着信息化社会的到来，高校人事档案管理工作如何适应新时代数字化的要求，如何适应高校信息化发展的要求，充分发挥其应有的作用，自觉地服务于高校的三大功能，对于高校人事档案管理工作日益走向现代化、专业性有着重要的现实意义。高校的人事档案管理工作主要包括人事档案的收集、鉴别、整理、归档、利用和转递服务等内容。人事档案数字化就是应用计算机技术、数据库技术、多媒体技术等高科技手段，结合数据库系统，实现人事档案的数字化加工、存储和全面管理。传统的纸质档案管理有着相当大的工作量，档案人员经常抱怨数几十年如一日的手工查阅人事档案以及繁琐低效的劳作。信息化提供了一个可以减轻工作量、效率又高的技术支持。数字化的人事档案信息及合理的档案管理信息系统的优越性在于可以提高档案工作人员的办公效率；在一定程度上提高经济效益，节约保存费用，节省占地空间以及纸张浪费，查阅也比较方便；另外对于档案的利用率，实现数字化、电子化、网络化之后，使用户减免繁琐的人事程序，较少受到人为程序因素的故意影响，档案的利用频率及速率较之以前有了很大的提高。这也使档案相对人在对自己的档案上的知悉和获取有了很大改善。

人事档案数字化建设的必要条件，就是计算机网络系统的完善和相应的软硬件的配备。现在能够帮助建设人事档案数字化的技术越来越多，越来越精准，比如计算机、微缩技术、高拍技术、自动化通讯技术等都能够应用到工作中，都对人事档案数字化形成很强的技术支撑。人事档案数字化对人事档案使用数字技术进行信息资源旳组织和管理，存储海量信息，提供基于网络的电子存取、查询检索的功能，完成与办公自动化系统的无缝链接。本文就人事档案管理数字化建设实践中的几个关键问题进行讨论和分析。

一、数字化转化

在人事档案的纸质材料中，有厚有薄，有新的质量比较好的纸张，有旧的发黄的纸张，虽然干部档案的所有材料标准都制作成16开型(长260毫米，184毫米)，但是以前很多纸质档案都未使用这个国家标准，而且目前国家档案局正筹措通知干部档案使用国际标准A4标准(长297毫米，210毫米)的公文用纸，这样人事档案盒中人事档案纸张有大有小，如何把它迅速又不损毁的转化为数字化信息储存起来，这要通过扫描或者拍照技术将纸质档案等其他实物输入到扫描仪或数码相机里，同步将其存储到计算机里，就是最基础的数字化转化工作。扫描及一般的数码相机都有一个共同的问题，转化速度较慢，一天只能由专人转化两至三份档案，对于人事档案进出频繁且量大的情况，十分不乐观。面对大量的新旧人事档案，可以分阶段逐步完善人事档案数据库。为了提高人事档案人员办公效率，便于其他人员人事档案的利用便捷，重点就是建立起人事档案数据库。这个问题比较复杂，且工作量较大，可以分阶段解决。首先，对现有的纸质人事档案按照统一的标准以扫描或拍照形式存到存储器中。其次，对新生的纸质人事档案直接整理归档转化为数字化档案，接归入人事档案数据库。

高校档案数字化最基础、最主要的工作就是将纸质档案扫描、挂接，目前可采取的方式有两种，一种是高校档案馆利用自己的力量数字化，另一种是外包，即档案部门支付一定的报酬，将档案数字化任务委托给外包公司，由外包公司完成档案的扫描、处理、挂接等工作。由于外包公司在技术设备方面具有优势，且档案部门因为库存档案数量巨大，人手有限等原因，一些高校档案馆选择外包这种方式。外包和自建相结合的手段也是很多高校档案馆目前采用的方法。

二、数字化应用

高校人事档案实现数字化管理，必须建立数据库，配置软件管理系统，系统建设可根据各高校发展规模而定，规模大的高校可配置容量大，包容性强，性能好的软件管理系统，容量大的系统适应面广，使用年限长；规模小的高校，可利用高校计算机专业人才资源丰富的特点，聘请本校软件系统专家开发实用性较强的人事档案管理系统，录入系统时以人为单位，设置格式化分类管理，按十大类设置管理区，如设置职称区、职务区、学历区、业绩区、培训区、工资区、考核区、政治面貌区等。此软件系统开发经济实用，学习操作方便，有利于系统的更新与维护，数据库的建立是实现数字化管理档案础。

人事档案管理信息系统的构建必须以“人”为主线，能够以学校的人力资源管理工作流程为基础，建立集中式的人事档案信息数据库，使得人事档案与人力资源处各科室的工作统一协调。

通过开发应用数据库软件，包括人事档案中的各类信息项，数据库中应包含若干子数据库，这些子数据库分别对应人事部门工作所涉及的各个方面内容，人事档案管理人员只要依据人事档案，将准确的数据录入该通用数据库即可，在将来的某项具体工作中人事档案管理人员只要将相应的子数据库调出就可得到准确、完整的数据。人事档案管理人员只要将通用数据库建好，就可从以往繁重的工作中解脱出来，把精力集中在定期完善通用数据库上。通用数据维护包含以下方面：根据专业技术职务评聘工作更新人员职称，根据干部任免更新人员职务，更新工资标准及档次，更新考核情况等。通用数据库的维护应与人事档案的更新同步，要做到及时准确，为更好地做好人事管理工作打下良好的基础。

三、实现高校人事档案数字化工作的原则

首先，人事档案的数字化不仅需要物的数字化，更需要“人的数字化”。物的数字化包括软件、硬件上的数字化，“人的数字化”包括档案工作者思想上对数字化的重视和技术上的要求。档案工作者的数字化是人事档案成为数字化的必要前提。没有档案工作者的数字化，即便是拥有很先进的档案处理设备，再多的数字化转化工具都无法实现。自上世纪末的档案信息化政策规划，都没有实施的非常顺畅，成效不大，其中重要的原因就是，我国人事档案管理人员绝大多数都是非档案专业，如果是档案专业在计算机方面也不是很专业，只处于大致上网浏览网页的水平。一夜之间可以花重资将所有人事档案数字化设备配套齐全，但是不可能一夜之间将所有人事档案工作者培训成档案专业兼顾计算机专业的复合型人才。所以要在数字化人事档案工作之前，储备适合的工作人员，再配备相应的设备。

其次，安全保密原则。就像纸质人事档案一样，人事档案是非常保密的一种档案，至今仍沿袭着个人档案不与个人相见的工作方式。纸质人事档案的利用是需要按审批程序进行，数字化人事档案虽然有一定程度的开放性，但不是任何人都可查阅的，也不是任何内容都可以查看的。一定要为查阅人设置一定的访问权限，保护人事档案的安全性。另外，人事档案数字化转化工作的承建单位应该有特定资质，要严格遵守《保密守则》和档案法律法规，严格按照数字化工作流程进行工作，不能出现因为人为的原因造成档案原件的污染、破损、断裂甚至失窃等无法挽回的损失，数字化建设外包公司离场时，必须要求其删除设备存储器中的所有相关数据看，确保数字化转化中档案原件和档案信息的安全。

最后，在数字化管理制度、建设标准、工作流程的设计上精益求精，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案数字化建设高质量的坚实基础。在实施过程中严格把关，保证高效、高质量地完成数字化建设工作。

高校人事档案数字化建设使干部档案管理工作实现了由手工管理向数字化、信息化、网络化管理应用的根本性转变，是对传统干部档案管理工作的一次创新，能够实现对档案及材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查借阅等日常工作的数字化管理，并可通过局域网络、系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。随着纸质档案的数字化管理，真正告别了以往只能到阅档室翻阅纸质档案的传统方式，为干部管理、教育培训、党员发展、工资改革、职称评审、提供准确的依据，提高了工作质量和效率。在提高档案利用率的同时也加强了知情权的普及，符合时代对人事档案管理工作的新要求。

参考文献：

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[3]徐振杰.高校干部人事档案数字化研究[J].兰州教育学院学报，2010（26）.