公立医院医用物资采购内部控制有效性探讨

余廉　范慧明　蒲瑞球

【摘 要】 医用物资是公立医院开展诊疗活动的物资保障，其采购环节是资金流动的一个重要组成部分，也是医院内部控制管理体系中的一项重要内容。文章通过对公立医院医用物资采购内部控制现状以及存在问题的分析，提出提升公立医院医用物资采购内部控制有效性的措施，以期促进公立医院加强医用物资采购管理，保障公立医院医用物资采购内部控制的有效性。

【关键词】 公立医院； 医用物资采购； 内部控制

中图分类号：R197.32；F275 文献标识码：A 文章编号：1004-5937（2015）24-0091-03

一、引言

医用物资是公立医院为了开展各项诊疗活动而采购的药品、医疗设备和医用耗材等。近年来，随着全球科技水平的不断提高和医疗技术的持续创新，越来越多新型、高端的药品、医疗设备和医用耗材投入医院临床使用，大大提高了公立医院的诊断和治疗水平。医用物资采购管理水平的高低不仅关系到公立医院的医疗质量和运行成本，还直接影响了公立医院的运营效率和效果，同时也与患者的医疗费用高低相关联。以广西某专科医院为例，药品和医用耗材采购支出从2005年的3 000万元左右，到2014年已经突破1亿元，采购金额占医院流动资金比例超过70%，药品和卫生材料费用占患者医药费用总额的比例也有不断上升的趋势。基于公立医院的医用物资专业性强、品种繁杂、使用部门多、消耗数量大，如何加强医用物资的采购管理，提升医用物资采购内部控制的有效性，已越来越多地受到医院管理者的关注和重视，也成为当前公立医院财务管理的主要任务之一。

二、公立医院医用物资采购内部控制现状及存在的问题分析

通过对广西公立医院医用物资采购内部控制现状的分析发现，近年来，随着医疗机构财务会计内部控制规定和招标采购相关法律法规的实施，广西大部分公立医院制定了相关的内部控制制度，加强对医用物资采购各环节的管理，符合招标条件或在广西药械集中采购网招标目录内的医用物资基本上实施了集中招标采购；医院内部审计制定了相应的审计制度和实施办法，将物资采购审计列入常规审计业务，不同程度地开展了医用物资采购的比价审计，逐步规范了医院医用物资采购行为，在一定程度上提升了医用物资采购管理的效果，但是个别公立医院在医用物资采购管理内部控制中仍存在一些问题。

（一）物资采购管理制度不健全

一些公立医院由于管理层对物资采购内部控制缺乏了解，不重视医院内部控制制度建设，使得医用物资采购管理无章可循；虽然一些公立医院制定了相关的内部控制制度，但缺乏可操作性和针对性，或在制度的具体执行过程中不严谨、不到位，使得医院仅有的一些制度形同虚设，不仅影响了医用物资采购管理工作正常、有序地开展，也导致物资采购管理岗位分工不清、授权审批越位，难以保障公立医院医用物资采购管理内部控制的有效性。

（二）采购流程不规范

目前，公立医院的大部分药品、医疗设备和医用耗材都已列入政府集中招标采购目录，但由于医疗新技术在公立医院临床的应用，还有相当一部分特殊的检验试剂和医用耗材尚未列入政府集中招标采购目录，而由医院自行购买。一些公立医院由于对医用物资采购计划的审批、采购方式、出入库手续和付款的审批等环节缺乏必要的流程控制，采购部门忽视医用物资采购的计划性，采购的随意性较大，无计划或超计划采购现象时有发生；个别采购人员和使用科室由于受利益的驱使，有意化小采购计划，分散实施采购或采购非标品种的医用物资，规避集中招标采购的约束和管理，导致医院医用物资采购内部控制失效。

（三）内部监控不到位

大部分公立医院对医用物资采购缺乏必要的内部控制监管机制，没有设立独立的物资采购监督部门对医院医用物资采购活动进行统一管理和监督，医院的医用物资采购任务仍主要依靠药剂科、设备科直接完成。一些公立医院的纪检监察部门虽然参与医用物资采购的监管工作，但往往只是参加招标会议见证医用物资的招投标过程，而对应该列入招标范围的采购项目是否履行了招标流程、医用物资采购招标后的合同审签以及药品耗材使用动态监控等环节的监督和管理却十分有限。一些公立医院的内部审计部门虽然开展了物资采购审计业务，但也仅对采购发票履行签字手续，对采购制度和采购流程的执行情况监管不到位，没有充分发挥其在医用物资采购管理中的监督作用，无法保证医用物资采购内部控制的有效性。

三、提升公立医院医用物资采购内部控制有效性的措施

（一）健全物资采购内控制度

健全的物资采购内部控制制度并有效实施是提升医院医用物资采购管理内部控制有效性的基础。公立医院应通过建立健全内部控制制度来规范医用物资采购流程以及标准，并定期对制度运行情况进行考核评价，以保证公立医院资产的安全完整，有效地防范经营风险，使公立医院的各项经营活动处于适时监控状态，确保医用物资采购活动工作能够有序、规范地开展。

1.建立物资采购管理制度和岗位责任制。医院应根据医用物资管理的特点，建立物资采购管理制度，明确医用物资采购计划的编制、审批、执行，货款支付，实物验收入库、出库，报废处置等环节的内部控制要求；建立物资管理岗位责任制，合理设置采购管理部门的岗位，明确各岗位的职责、权限，确保医用物资采购环节中不相容岗位职务的分离，加强对医用物资采购活动的制约和监督；保证医用物资采购得到全程有效的控制。

2.建立物资采购招标管理制度。应成立医院招标管理委员会和医院招标监督委员会，招标管理委员会由医院领导和物资采购主管部门负责人组成，并根据各职能科室所承担的采购工作，在招标管理委员会下设药品、医疗设备及耗材等采购小组，负责组织实施医用物资的招标采购工作。明确招标管理委员会成员和招标监督委员会成员的职责和权限，并且对医用物资采购的招标方式和监控流程作出相应的规定，加强对医用物资采购招投标工作的管理和监督，确保医用物资采购招标活动公开、公平、有效。

（二）设置科学合理的采购管理流程

管理流程是否科学、合理，是提升医用物资采购内部控制有效性的关键。公立医院应从医用物资采购计划的编制与审批、供货单位的选择与采购价格确定、采购合同签订与执行管理、采购数量的入库验收与质量确认、采购付款与采购价格审核、实物出库与使用管理等采购流程进行科学合理的设计，实现医用物资采购规范化管理。（见图1）

1.医用物资采购申请与审批环节。采购计划的申请与审批环节是医用物资采购管理内部控制的重点。采购部门每月应根据医院运营和临床业务的需要，按照使用部门的需求和仓库库存情况提出医用物资采购申请，由物资管理部门汇总编制采购计划，报主管院领导审批；然后再根据经审批的医用物资采购计划编制采购方案，采购计划要明确医用物资的品名、规格型号、数量、单价、质量、售后服务等。

2.供货商的选择与采购价格确定环节。供货商的选择与采购价格确定环节是确保公立医院采购资金得到有效利用、经营成本得以合理控制的重要环节。采购部门应根据医用物资采购方案，通过公开招标、竞争性谈判或院内招标议价等方式来确定供货商和采购价格。属于招标采购范围内或者限额达到招标采购要求的医用物资采购项目，必须依据政府集中招标管理的相关规定进行招标采购；对于单台或批量采购金额达到规定的金额，但又未列入政府集中招标范围的医用物资采购项目，应通过竞争性谈判或院内招标议价等方式，选择信誉好、质量佳的供货商，确保医用物资采购价格公平、合理。

3.合同的签订与执行管理环节。采购合同的签订与执行管理是医用物资采购管理内部控制的重要一环。公立医院通过订立书面的采购合同可以防范和规避医用物资采购风险，维护公立医院的合法权益。在确定供货商和采购价格后，对医用设备和批量的医用物资采购项目，物资采购管理部门应根据招标文件和双方达成的产品品种、采购数量、采购金额、交货时间、付款方式和质保金等条款，以及各自的权利和义务与供货商签订采购合同。采购合同在正式签订前必须经医院财务、审计、纪检监察部门以及医院聘请的法律顾问，对采购合同的合规性、合法性等内容进行联合审查，降低采购合同签订的风险。在采购合同签订后，要存财务、审计等部门备查，加强对合同执行各个环节的监督和管理。

4.实物清点验收入库环节。实物清点验收入库是医用物资采购内部控制的关键环节。医院收到采购的医用物资后，物资采购管理部门应根据采购合同的约定和随货同行联，及时组织采购部门、仓库部门对所采购的医用物资进行清点，检查产品包装和规格外形，办理验收入库手续，编制“入库单”，登记“库存明细账”。验收的内容包括品名、产地、厂家、规格型号、参数、数量、单价、质量、有效期等，确保物资入库验收资料齐全，合同约定、随货同行联和实物一致。

5.采购货款结算环节。采购货款结算是医用物资采购活动的终端环节。采购货款的支付应由采购部门根据到货验收情况，连同采购发票、随货同行联和采购合同等资料填制付款通知书，经采购部门负责人、审计科以及院领导审核签字后送财务科，财务科再根据医院资金安排、合同约定等办理采购货款的支付手续，确保财务入账手续齐全、兑付依据完备、与合同约定相符。

（三）监督制度和流程的有效落实

有效地落实内部控制制度和采购流程是提升医用物资采购管理内部控制有效性的关键，公立医院通过强化内部监督管理机制可以保证医用物资采购内部控制管理工作的有效实施。内部审计、纪检监察部门作为公立医院医用物资采购的监督管理部门，应全程参与内部控制制度和流程的制定和执行，对医用物资采购活动涉及的各个环节实施全程监督管理，切实发挥其内部监督的职能作用。

1.纪检监督。纪检监察部门应充分发挥纪检监察在物资采购管理中的监督职能，监督医院物资采购部门严格执行招标管理办法，全程参与医用物资采购的监督。在医用物资采购前要检查应列入招标范围的采购项目是否都履行了招标流程；招标文件的制定是否符合招标法的相关要求，是否严格地执行招标程序；专家的抽取是否符合规定的程序，投标的企业是否达到规定的数量；投标文件是否密封，采购合同是否与招标文件的要求相符等。同时还要对药品和高值医用耗材的使用情况进行动态监控，确保医用物资采购流程执行到位，规范合理使用，有效地遏制医药购销领域的不正之风。

2.内部审计。内部审计在公立医院内部控制体系中占据着重要的地位，并在医用物资采购管理中起着不可替代的作用。内部审计要重点关注物资采购部门是否有恰当的职责分工，各不相容岗位职责是否分离，是否建立了采购审批制度，制度的执行是否有效，检查纳入招标范围的品种是否严格地执行政府集中招标采购，采购的价格是否与中标目录价格相符；对未纳入招标范围的医用物资采购项目，是否经过询价和议价程序；对批量或大宗的医用物资采购项目是否经过招标程序选择供应商和确定采购价格；采购价格是否与招标或议价确定的价格一致。同时，内部审计还要加强对采购合同签订和执行过程的审计监督，审查采购合同的条款是否与招标文件一致，是否符合合同法的相关要求，合同金额是否与中标金额一致；建立台账登记采购合同货款的支付情况，监督采购合同的执行。随着骨科、颅脑外科和心脏介入等高值医用耗材在临床的使用，内部审计应将内部控制的触角延伸，对医用物资使用过程进行监控，检查医用耗材计价是否与物价部门核定的加成率相符、使用数量是否与收费数量相符，避免错收和漏收，确保耗材费用真实、合理。

此外，公立医院还可以通过问责制的建立，明确医用物资采购部门和人员的管理职责，增强其内部控制意识；建立物资采购管理绩效考核机制，将管理绩效与科室和个人评优、评先以及个人晋升相结合，以此推动公立医院医用物资采购管理内部控制制度的有效执行，提升医用物资采购管理内部控制的有效性。

四、结语

综上所述，健全物资采购内部控制制度，规范医用物资采购的流程，强化制度和流程的执行力，是提升公立医院医用物资采购管理内部控制有效性的有效措施。医用物资采购管理内部控制是一项复杂而艰巨的工作，公立医院必须努力创新内部控制手段，适时完善内部控制制度，才能确保医用物资采购管理内部控制有效实施。

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