Word中“邮件合并”功能及应用

张红波

摘 要： 在日常工作中，打印荣誉证书、工资条、成绩单等这些琐碎的任务，耗费的精力大，时间长，利用Word中的“邮件合并”功能可以快速有效地批量处理数据，生成打印用的word文档，大大提高工作效率和准确度。

关键词： Word“邮件合并” 批量处理 数据 效率 准确度

一、Word中“邮件合并”功能介绍

邮件合并：在Office中，先建立两个文档：一个Word包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源EXCEL工作表，然后使用合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件，用户可以保存为Word文档，可以打印出来。

本文以荣誉证书的批量打印为例，介绍邮件合并功能的运用。

二、设计荣誉证书模板的主文档

第一步：新建一个word文档，将页面调整为横向，然后根据证书的实际尺寸调整页边距。

第二步：输入证书基本内容，按要求进行格式设置。如图1所示：

第三步：打印一份查看比对与证书原件，根据需要进行调整，接近一致时，命名为“荣誉证书模板.doc”，进行保存。

三、制作获得荣誉的信息表

利用excel 2003软件将获得荣誉的人员姓名及荣誉称号相关内容输入工作表当中，命名为“某年度荣誉信息表.xls”，进行保存。需要注意的是在录入信息时必须保证第一行是字段名，数据行中间不能有空行。

四、导入数据源，制作打印

第一步：打开文档“荣誉证书模板.doc”，选择“视图”菜单，将“工具栏”中的“邮件合并”选中，这时在word工作区上面将出现“邮件合并”工具栏。

第二步：在“邮件合并”工具栏中点击“打开数据源”按钮，选择做好的“某年度荣誉信息表.xls”并打开。……