供电企业档案管理工作存在的问题研究

杨光友

摘要：供电企业的存在是为了收集各地用电信息，并为居民提供稳定的供电服务。在供电企业当中，由于其工作性质原因，其所需要收录的数据以及文档非常多，需要建立完善的档案来保存这些信息。文章主要研究了供电企业的档案管理工作，笔者主要研究在后勤档案管理方面的问题，从其重要性角度出发，深入分析了后勤档案管理工作不完善而导致的各种后果。笔者期待通过对供电企业的档案管理知识了解，能够给出合理解决档案管理问题的相关对策。

关键词：供电企业；档案管理；后勤；问题；对策

中图分类号：G271；F426.61 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）024-000-01

前言

供电企业中的档案管理分为很多中，主要包含了行政档案、供电档案、会计档案、后勤档案以及用电档案等。而供电企业当中的档案主要是数据、文档或者图片等形式。这些档案有纸质版也有电子版。但无论是哪一种形式的档案，供电企业都需要做好管理工作，以便于为各个部门提供相应的数据信息。在供电企业当中，后勤作为重要的部门，其档案的管理也非常重要。随着供电企业的发展，后勤档案的管理工作当中存在的问题暴露出来，供电企业需要采取相应的措施予以解决。

一、供电企业档案管理的重要性

供电企业的后期所负责的是企业内部的车辆运输，或者是医疗卫生，甚至是企业的通讯业务。如今，供电企业已经随着国家经济的发展而扩大了规模，后勤工作人员需要负责的工作更多。后勤档案的管理能够为后勤人员提供数据支持和治疗支持。后勤人员在对运输进行检查、对通讯进行维护时，只需要查看原来的档案记录，就能够了解到供电企业设备的规格以及事故处理方案[1]。后勤人员可以根据档案所提供的资料来提出新的方案，进而快速的解决后勤保障问题。从安全性的角度考虑，供电企业的后勤将管理企业员工的人身安全。企业楼内的水电以及煤气都将受到后勤的管理，一旦出现食物中毒或者水源问题，后勤需要快速的完成保卫工作。因此，后勤的档案管理就是提升后勤人员工作效率的有效途径，只有完善了后勤档案的管理，才能够使后勤工作质量大幅度提升。

二、供电企业档案管理存在的问题

（一）档案管理制度不完善

供电企业的后勤所涉及的业务范围比较广泛，关乎到供电企业能够正常运营。在后勤的工作当中，需要留存大量的数据来保存后勤的工作信息。该类信息都应该被制定成档案并获得有效的管理。尽管后勤的档案管理并不是供电企业管理最重要的部分，但供电企业的领导者也应该予以重视。但事实上，供电企业的后勤档案管理比较杂乱无章，不仅管理人员对后勤档案的管理不重视，供电企业甚至没有完善后勤档案管理的制度[2]。缺乏管理制度的后勤档案在数据的收集以及整理方面都比较杂乱，甚至会出现后勤的档案信息泄露现象。该种情况并不利于供电企业的后勤工作，甚至会为供电企业带来经济损失。除此之外，供电企业的后勤档案中有很多信息都属于源数据，并没有经过管理人员的筛选和分析，促使档案信息并不具有真实性，无法为后勤人员提供借鉴。

（二）档案管理方式落后

在供电企业当中，对于后勤档案的管理除了制度方面的问题，还有档案的管理方式问题。目前状态下的后勤档案管理在管理方式上比较落后，其在收集信息的过程中无法保障信息的真实性，所收集的信息比较少，很多信息都比较模糊。企业不重视档案管理，促使管理人员在管理档案的过程总也出现了懈怠。尽管供电企业的供电技术和发电技术水平都已经有所提升，但其在档案管理方面的观念和模式都停留在比较落后的阶段。后勤档案关乎到供电企业的后勤工作效率问题，档案没有进行分类，也没有精细化的管理，会束缚后勤工作的发展，进而束缚供电企业的发展。

三、供电企业档案管理问题的相关对策

（一）健全档案管理制度

供电企业要想构建科学的档案管理体系，需要健全对于档案的管理制度，从制度的角度来建立起档案管理的标准，进而规范档案管理的结构[3]。后勤部门本身所负责的事物就比较杂论，需要特别重视对于后勤档案的管理。管理人员需要调整后勤档案的管理结构，将档案管理得更加精细化。健全的档案管理制度还能够使档案管理人员端正自身的工作态度，明确自身的职责，将从后勤所收集的档案信息整理出来，并且分类归档，确保档案信息的真实。

（二）优化档案管理方式

为了缓解档案管理方式所带来的限制，供电企业应该对档案的管理方式作出调整。尽管供电企业已经实现了与信息化技术的结合，但在后勤档案的管理方面还属存在着纸质版的档案。该类档案需要管理人员对其一一排号并分类放置在指定的位置。对于电子档案，档案管理人员需要以更加谨慎的工作态度来管理。电子档案所依托的主体是计算机，在互联网环境开放的时代，电子档案的安全性受到了威胁，尽管后勤档案中重要的信息不多，但还是会影响到供电企业的发展。以此，管理人员不仅需要利用信息化的管理方式来管理档案，还要将电子档案存放在比较安全的数据库当中。在档案信息的录入方面，管理人员也需要保持着足够的耐心，利用链接系统来录入数据信息，从而提升档案的录入速度，并确保档案信息的准确性[4]。

四、结论

供电企业当中，后勤工作能够帮助企业树立更好的企业形象，为企业的员工提供生活保障。后勤的档案管理关乎到后勤工作人员的工作效率问题。因此，要想使后勤服务更加优化，对于供电企业的后勤管理更加完善，需要供电企业加强对后勤档案的管理。总而言之，后勤档案的管理能够使后勤工作的相关数据被保留下来，为后勤人员的下次公共设备维护提供参考意见。只有档案管理制度经过科学合理化的改革，企业的员工素质才能够有所提高，企业的发展道路也才会更加长远。

参考文献：

[1]陈利民.供电企业工程项目档案管理存在的问题与对策[J].办公室业务，2014，03（01）：185-192.

[2]张先蕾.数字时代供电企业档案管理及其信息化问题研究[J].科技视界，2014，04（02）：209-276.

[3]李雪.新形势下县级供电企业档案规范化管理工作的探讨[J].通讯世界，2015，02（22）：207-208.

[4]赵新国，周敏.浅谈基层供电所档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2011，11（09）：62-55.