基于办公自动化环境下医院的档案管理

陈洁

河北省衡水市哈励逊国和平医院院办室，河北衡水 053000

基于办公自动化环境下医院的档案管理

陈洁

河北省衡水市哈励逊国和平医院院办室，河北衡水 053000

办公自动化环境下的医院档案管理体系的构建，可以让医院的档案管理水平和数据信息处理能力得到有效提升。该文主要从办公自动化的基本概念入手，对办公自动化环境下的医院档案管理问题进行了探究。

办公自动化环境；医院；档案管理

档案管理工作是医院服务管理工作的重要组成部分。它与医疗服务和基础设施配置工作之间存在着较为密切的联系。随着信息技术的不断发展，医院的档案管理工作也表现出了信息化的充分发展趋势。办公自动化系统在医院中的普及，可以让档案资料的使用寿命得到有效延长。在对医院档案管理工作中存在的问题进行总结的基础上，对办公自动化环境下的档案管理工作进行优化，可以在对现代化的医院发展需求进行满足的基础上，为我国医疗卫生体系的发展提供帮助。

1 基于办公自动化的医院档案管理的基本概念

办公自动化体系是建立在计算机技术和网络平台基础之上的一种现代化办公模式。它可以在对医院档案信息进行有效化的整理分析的基础上，对档案资料的存储工作进行规范[1]。在对医院日常运行过程中所产生的数据信息进行实时整理以后，这些经过分析整理的资料就可以在医疗事业的后续开展过程中提供一定的帮助。在对一些前沿技术进行应用以后，医院在档案管理领域可以构建一种自动化的信息传输、共享体系，这就可以在对数据信息的流通效率进行提升的基础上，对档案信息的精准性和安全性提供一定的保障。

2 医院档案管理工作在办公自动化环境下表现出来的新特点

2.1 存储安全性

从传统纸质档案资料的存储工作来看，空气和温度是对档案的存储工作有着较为重要的影响。在上述因素的影响下，纸质档案资料中的一些文字内容会出现难以辨认的问题，一些影像资料也会表现出画面质量下降的问题。在基于办公自动化环境的档案管理体系得到应用以后，医院档案管理人员可以利用一些专用的电子芯片对档案资料进行存储，这就可以对纸质档案资料和影像资料在存储过程中所遇到的一些问题进行有效解决。也可以让医院的档案管理工作表现出方便、快捷的特点。

2.2 高效性

从办公自动化技术的应用现状来看，它已经在国内的大多数企事业单位中得到了应用。在借助人工方式对一些纸质材料和信息进行收集的基础上，对信息材料进行分类归档，是医院传统档案管理方式的主要内容，工作量大、工作效率低是这一档案管理模式在新时期表现出来的主要特点。医院中设置有儿科、妇产科和骨科等多个科室，在各个科室的诊疗功能存在差异性的情况下，医院各项工作开展过程中所产生的档案资料也表现出了多样化的特点。利用办公自动化是技术对档案管理工作的信息化水平进行提升，可以让医院的信息检索质量得到有效的提升，在数据信息的归档效率得到提升以后，医院档案管理工作的工作质量也会得到有效的提升。

2.3 资源共享性

在基于办公自动化环境的档案管理体系构建以后，微信、QQ等聊天软件也可以成为一种常用的电子信息传输工具[2]。档案信息实时传输机制的构建，可以让医院档案管理工作的规范性得到强化。文献检索软件在档案管理工作中的应用，可以让档案信息的检索效率得到有效提升。这就可以在对以人为查找为主的传统检索方式进行转变的基础上，对档案信息的共享性特征进行强化。

3 医院档案管理工作的现状

3.1 信息化管理制度相对缺乏

从医院档案管理工作的现状来看，这种信息化的管理制度目前仍然处于初始阶段。软硬件设施的缺乏，会给信息化档案管理工作的管理效率带来一些不利的影响。在成熟的自动化档案管理系统难以在医院得到应用的情况下，资源浪费问题也会成为医院档案管理工作中存在的主要问题。

3.2 自动化办公系统缺乏完善

从医院办公自动化系统的整体水平来看，这一系统在实际应用过程中存在着以下几个方面的问题，①该系统的软件投入相对较少；②医院在这一领域的软件技术水平相对低下；③医院的管理负担相对较重。从办公自动化系统的自身特点来看，开发商水平和与团队水平存在差异的问题，会让一些办公软件在实际应用过程中难以充分满足办公需求。在这一问题的影响下，子文件运转系统的缺乏，也成为了自动化办公系统缺乏完善的表现。

3.3 专业化档案管理人员的缺乏

办公自动化技术与计算机的存储方式有着较为严格的要求。在这一技术的应用过程中，存储方式的多样化和操作过程的精准化是相关工作人员所要遵循的重要原则[3]。从医院档案管理队伍的现状来看，一些工作人员还存在着沿用传统档案管理模式的问题，还有一些工作人员存在着对专业知识缺乏了解的问题。

3.4 保密性文件存在一定的安全隐患

在网络技术不断发展的现代社会，保密性文件的安全存储问题已经成为了医院管理中的一个关键问题。缺乏具体形式、不具有签名、字迹标记，是电子文件所表现出来的主要特点。在电子文件的存储机制缺乏完善的情况下，这些电子资料会表现出易于篡改的问题。电子病历与患者的隐私安全之间存在着一定的联系，因而，医院在档案管理工作的开展过程中需要对机密文件的存储要求进行充分满足。

4 基于办公自动化环境的档案管理措施

4.1 对传统的工作方式进行转变

文件自身的独立性是办公自动化背景下的档案管理工作所表现出来的一种新特点。同传统的档案管理工作相比，以文件为单位的管理模式可以在对文件进行直接处理的基础上完成归档工作。电子档案的归档工作与医院各个科室的工作之间有着较为密切的联系。基于办公自动化环境的档案管理机制的构建，离不开档案部门与信息技部门之间的合作。因而在对传统的档案管理模式进行转变的过程中，办公自动化的系统功能需要与前端控制实现有效结合。

4.2 对档案管理人员的基本素养进行提升

在医院档案管理工作的开展过程中，为了对办公自动化的基本要求进行满足，医院管理人员也需要对档案管理人员的综合素质进行有效提升。复杂性是医院档案管理工作所表现出来的主要特点，对档案管理人员的综合素质进行提升，可以让他们对档案管理工作的重要性和规范性的认识有所加深。对档案管理人员的素养进行提升，也可以放科学化的档案管理体系在医院档案管理工作中得到充分落实。为了对档案管理的高效化特征进行强化，医院也需要对档案管理队伍的建设问题进行关注。在对档案管理人员的基本素养进行提升的过程中，医院也可以对企业中所常用的激励机制进行吸收借鉴，进而在对档案管理人员的工作积极性进行调动的基础上，组建一支高素质的档案管理队伍。

4.3 对档案信息化设备体系的建设工作进行强化

信息化设备在办公自动化环境下的档案管理工作中发挥着重要的作用。对信息化管理设备进行补充，可以为医院档案管理水平的提升提供一定的帮助[4]。在办公自动化与档案管理一体化机制实现有效融合以后，医院各个科室在日常工作中所产生的文件资料可以直接传送至档案管理系统之中。档案资料的自动识别机制可以对档案资料遗漏的问题进行有效避免。管理系统中的文件接收功能的发挥，可以让档案资料共享性得到提升。为了让档案管理工作的安全性得到提升，医院也聘请专业技术人员对档案管理信息系统进行定期升级优化。

4.4 对档案管理制度进行完善

对于医院而言，档案信息涉及到了医院的经营发展的重要信息，它是医院发展史的重要组成部分。对档案管理工作进行强化，也可以让新一代的医护群体对医院的发展历史进行了解，进而对医院长期以来所形成的历史传统进行了解。这样，在档案管理工作的开展过程中，医院需要借助自动化办公体系的推广，对医院档案管理工作中所涉及到的权责问题进行明确，进而构建一种具有统一化特征和标准化特征的档案管理制度。在办公自动化体系在医院档案管理中得到完善以后，医院既要对档案管理工作的适时性和快捷性进行强化，也需要对业务流程行业技术操作的规范性进行强化。在对文件的处理工作和归档工作进行完善的基础上，医院可以通过对文件的格式和标准等内容进行统一的方式，对档案管理工作的工作效率进行保障。在档案缺失和档案整理错乱等问题出现以后，医院有关部门也需要在第一时间对相关责任人员进行处理。

4.5 对网络信息监管工作进行强化

精确化的档案信息化网络系统的构建，可以为医院档案信息的安全维护问题提供一定的帮助。针对医院档案管理工作中存在的保密性文件安全隐患问题，医院可以通过以下几种方式的应用，对保密性文件的安全性进行强化：①对网络系统的加密方式进行强化；②通过对计算机用户的网络访问权限进行设置的方式，对网络信息的监管力度进行强化；③在文档受到损毁的情况下，对数据恢复技术进行应用。为了对恶意更改文档的问题进行处理，医院档案管理人员在对信息化档案管理机制进行应用以后，也需要对特殊权限设置处理机制进行应用。

4.6 对档案管理意识进行强化

对档案管理工作的忽视，是一些医院在日常管理工作中表现出来的主要问题。这些医院在档案管理工作的开展过程中也并没有对档案管理工作的工作流程进行规范。在这种信息化的档案管理机制的落实过程中，医院的档案管理人员和医院的部门领导都需要对自身的档案管理意识进行强化，对档案管理工作的宣传机制进行强化，可以让档案管理意识真正在工作人员的思想中得到强化。对医院档案信息资源在科研工作、公共卫生活动和学术活动中的作用进行发挥，也可以让医院各部门管理人员对档案信息的重要性进行充分认识。

5 结论

基于办公自动化环境下的医院档案管理机制可以让医院的档案管理工作表现出方便快捷的特点。它可以为档案资料的安全性和完整性提供一定的保障。在对传统的医院档案管理方式进行转变的基础上，对办公自动化系统进行合理应用，是促进档案管理工作信息化发展的有效措施。

[1]吴其彦.基于办公自动化环境下医院档案管理分析[J].中国卫生产业,2016（9）:159-161.

[2]卜照锋,刘亚男.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生产业,2016（19）:21-23.

[3]王坤.基于办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生产业,2016（24）:148-149.

[4]刘红梅.办公自动化环境下医院档案管理研究[J].办公室业务,2017（7）:150.

R7

A

1672-5654（2017）09（a）-0057-02

2017-06-10）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.25.057

陈洁（1981-），女，河北衡水人，本科，馆员，主要从事档案类工作。