浅谈计划生育档案管理存在的问题及对策

吴新兴

昭通市卫生和计划生育药具管理站，云南昭通 657000

浅谈计划生育档案管理存在的问题及对策

吴新兴

昭通市卫生和计划生育药具管理站，云南昭通 657000

随着社会经济的快速发展和全民意识的提高，对计划生育档案管理工作提出更高的要求。该文就现代人口计生档案管理工作的重要性、实践中存在的问题等进行分析，并在此基础上就如何解决好这些问题，提高医院人口计生档案整体管理水平，推动医院可持续发展和服务于民，提出观点和认识。

人口计生档案；重要性；管理问题；对策；研究

从本质上来讲，人口计生档案实际上就是计划生育管理工作的集中反映，同时也是医院档案管理工作的重要内容，加强人口计生档案管理对确保国家计生政策的全面贯彻的落实具有非常重要的意义[1]。人口和计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展,对人口和计划生育档案（以下简称人口计生档案）管理工作提出了更新、更高的要求。人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录,是制定人口和计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作不可缺少的基础信息。探索新形势下人口计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口计生档案管理水平，对更好地开展新时期人口和计划生育工作，促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用[2]。

1 人口计生档案管理工作的重要性分析

所谓人口计生档案，实际上就是医院制定的计生管理制度最原始的资料，同时也是计生工作得以落实的基础和保障。医院应当重视人口计生档案及其管理，使其能够更好地为民服务，促进社会稳定发展。

1.1 人口计生档案是保险理赔业务办理的重要参考依据

随着我国法律法规的不断健全和完善，人民群众的法律维权意识大幅度提高，对医院加强人口计生档案管理，是保证国家计生政策得以全面贯彻和落实的保证。在计划生育服务实践中，若服务对象的合法权益受到了损害，则计划生育档案就成了作为保险理赔的有力证据[3]。近几年来，人们生活水平不断提高，社会保障机制不断完善，广大人民群众的参保意识和积极性增强，尤其在办理保险理赔业务时，人口计生档案的作用不可小觑。作为关键的证据资料，为生殖保险取证、医疗纠纷或事故处理，提供了重要的参考依据。

1.2 人口计生档案是医院决策做出的参考依据

计划生育档案是关于生育方面的数字统计资料，通过分析统计的人口计生档案数据信息，为医院下一步工作决策的做出提供参考。同时，统计所得的结果可以有效地应用在医院日后的计划生育管理工作上，使工作重点更加的明确，使计生管理工作更有计划性和针对性[4]。计划生育档案管理，是对人口有效控制的有利抓手，为计划生育决策的做出提供了重要的参考依据，而且有助于和谐社会的建设。

1.3 人口计生档案是服务育龄女性的重要抓手

实践中，通过加强人口计生档案管理，可以为育龄女性提供更具针对性的服务，有利于医院进一步改进计生工作方式和方法，最大限度地满足育龄妇女的客观需要。在医院人口计生档案管理工作中，还可以初步了解和把握流动人口的生育情况，为流动人口建立人口计生档案库，可以有效满足流动人口对计生以及生殖健康方面认知需求，从而使流动人口能够在正确的指导下进行避孕、节育，以免出现意外怀孕、流产或者超生等现象。

2 目前国内人口计生档案管理工作的缺陷与不足

近年来，随着我国计划生育方面的法律法规不断健全和全面贯彻落实，虽然计划生育工作取得了一些成绩，但是计划生育档案管理工作中依然存在着一些问题与弊端，影响着计划生育管理工作的全面发展。

2.1 对人口计生档案管理工作没有足够的认知

在目前国内人口计生档案管理工作中，为数不少的工作人员并未真正意识到人口计生档案管理工作的重要性，对档案管理缺乏认知[5]。比如，部分工作人员在日常工作中会表现出懈怠、或者敷衍了事等状态，未能及时收集和整理档案资料，更为严重者存在着瞒报或者漏报现象，甚至在利益驱使下造假，以致于人口计生档案资料真实可靠性难以保障，计划生育管理工作难见成效。

2.2 档案管理模式有待改进和创新

纵观国内人口计生档案管理工作现状，很多地区尤其是边远的地区，档案管理仍需采用手工方式，没有现代化技术设备支撑，严重制约了人口计生档案管理工作的全面发展。在该种情况下，档案材料的收集以及整理和应用，通常采用手工方式进行管理，信息数据的采集与分析难免会出现误差，而且速度非常慢，不利于计划生育管理工作的全面开展[6]。从国内落后地区的人口计生档案管理工作现状来看，缺乏健全和高效的档案管理机制和系统，以致于人口计生档案管理出现混乱现象，给不法分子以可乘之机，造假现象屡见不鲜。

2.3 专项资金不足，缺乏专业人才

在科技快速发展的时代背景下，档案管理工作应当与时俱进，向着信息化管理方向发展，这样才能确保计划生育管理工作有效进行。从目前的现状来看，档案管理工作的信息化建设，需要投入很多的资金和设备，并且对相关人员进行技术培训，使他们能够熟练掌握档案管理技术和技巧。目前国内的计划生育工作经费源于国家财政支出，人口计生档案管理工作中所需的设备购置资金，未纳入到财政范畴，以致于信息化设备的采购因缺乏资金而被搁置，人口计生档案管理信息化建设乏力。人口计生档案管理过程中，缺乏专业人员。对于计划生育档案管理工作而言，若想进一步提高档案管理工作水平，使其朝着更加专业和规范的方向发展，专业管理人员是必不可少的，通过带动作用的发挥来提升人口计生档案管理水平。然而，实践中却并非如此，由于对档案管理工作的重要性缺乏认知，较之于其他工作，计划生育档案管理工作往往被认为无关紧要，在该种思想影响下，档案专业人才大流流失，现役人员或是兼职，或是离退休人员。

3 加强人口计生档案管理的有效策略

基于以上对计划生育档案管理工作的重要性以及存在的问题分析，笔者认为要想改变现状，解决实践中存在的问题，提高人口计生档案管理工作水平，使其能够更好地服务于民，首先应当做好以下工作。

3.1 对人口计生档案管理工作的重要性有正确的认知

以笔者之见，针对当前国内计划生育档案管理现状，若想提高工作质量和充分发挥档案的作用，首先应当从思想上对其进行正确的认知。人口计生档案管理工作，对国内民众的生育状况影响是深远的，尤其在人口控制以及优生优育方面，所起的作用不可小觑。为此，有关部门应当对工作人员进行普及知识和加强宣传，使工作人员能够对人口计生档案管理有更加全面的理解和认知。在对人口计生档案管理工作有正确认识的基础上，加强档案规范化管理。实践中，人口计生档案管理人员需对工作计划规范化管理，并在此基础上建立完善的管理机制，从而使人口计生档案管理更具权威性。在档案管理工作规范化建设过程中，管理人员需了解和熟练掌握新设备和新技术的操作与应用流程，并对专业设备和系统进行定期的维护和保养，以此来对人口计生档案资源规范化管理和合理应用，真正提高人口计生档案管理水平。

3.2 人口计生档案情报管理

情报管理是复杂数据和信息处理的保障，通过在人口计生档案管理中对新信息模式应用来建立数据树，并且应用二进制代码对档案数据信息利用计算机进行统一处理。与此同时，通过合理应用数码技术，可有效提高人口计生档案情报管理的安全性、通用性以及可视性和标准化水平。案情报管理过程中，通过网络咨询以及实时浏览功能的应用，对人口计生档案信息数据及时更新，并实现档案资源及时共享。先进的计算机技术和设备应用过程中，可以大大提高人口计生档案管理效果，通过文档管理集成系统的应用，可实现对传统管理软件以及数据库程序的技术支撑，在改进和优化工作流程、提高档案管理功能方面，起到了非常重要的作用。

3.3 改进档案管理手段，加强专业人员培训

随着现代科技水平的不断提高，新科技手段逐渐融入到我们的生活和工作之中。对于计划生育档案管理人员而言，更应当加强对新技术的学习，并且将计算机技术有效应用运用到计划生育工作之中[7]。在此过程中，应当避免受到传统思想观念和管理理念的影响，更不能受传统工作习惯和机制的束缚，而是应当积极开拓视野，优化创新工作思路。对档案资料进行学习，并运用到实际工作之中。在计划生育档案管理工作中，应当利用现代科技手段，结合自身工作，整合数据信息，对新知识、新技术进行积极的探索，对现有资源及时的更新；对难以理解的内容应当及时组织讨论，在找准管理方式以后，在具体落实。同时，还要不断加强人才教育培养，通过提高人口计生档案管理人员的素质和技能，来提高档案管理水平。档案管理是计划生育管理工作中的重要一环，档案资料的整理专业要求比较高，需注重引进人才，让从业人员队伍的素质和技能得到整体提升。在人才选用上，切忌片面选择，而是应当全面开展有效人才的选聘工作，注重人才专业素养和技能的掌握，从而使人口计生档案管理工作更加地规范化和专业化。在部门领导配备过程中，应当注重能力参考，配备具有较强专业知识和技能的领导。采用该种方式，有助于提高管理水平，及时发现实践中存在的缺陷和问题，并对管理者深入了解和充分认知，有效指导工作。

4 结语

综上所述，人口计生档案管理工作至关重要，然而其中也存在着很多的问题，比如重视度不够，缺乏管理意识和技能，没有形成一套科学高效的档案管理模式，而且缺乏专业人员，严重制约着我国计划生育工作的全面开展。为此，应当立足实际，采取针对性措施和方法，避免上述问题出现，使档案管理更加的规范化、严格化。同时这也是计划生育管理工作得以顺利进行，为群众提供更优质服务的基础。

[1]崔彩萍.谈基层人口和计划生育档案管理规范化[J].黑龙江档案，2015(5)：82.

[2]王树菊.试论人口与计划生育档案规范化管理途径[J].兰台世界，2015(S3)：116.

[3]王俊霞.浅谈新时期计划生育技术服务档案管理[J].智富时代，2016(S2)：244.

[4]彭莲花.新时期我国人口和计划生育的档案管理工作[J].河南科技，2014(2)：225.

[5]杨和菊.浅谈如何做好卫计档案管理工作[J].科技视界，2015(8)：164.

[6]朱鸿雁.新时期计划生育技术服务档案管理研究[J].大家健康：学术版，2016(9).

[7]刘波.新形势下人口档案管理工作探析[J].读天下，2016(15)：193.

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1672-5654（2017）09（a）-0120-02

2017-06-07）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.25.120

吴新兴(1968-)，女，云南大关人，本科，馆员，主要从事档案管理和会计工作。