人事档案管理在企业人力资源管理中的作用研究

宋春艳

摘 要： 人事档案记录着企业中个人的经历才德业绩、工作表现，是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。

关键词：人事档案管理 企业 人力资源管理 作用

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0045-01

人事档案在新的市场形势下，由于社会治理及企业管理内容和要求的变化，人事档案的内容也相应发生了巨大的变化，需要在新的板块中加以升级和更新。

一、人事档案管理对于人力资源管理的重要性

1.人事档案管理能够促进企业内部人力资源的科学有效性使用

企业在任用职员的时候往往以人事档案中的信息作为参考。企业在选择人才、使用人才、开发人力资源的时候，往往会以人事档案中的基本信息作为基础，了解人才的基本信息，同时还可以了解到人才的专业特长、职业技能。人事档案的科学管理可以是企业在用人和委任职务前充分了解人才，安排合适的任务，让人力资源得到恰当的使用。科学的人事档案管理，能让企业及时发现人才，让员工在工作岗位上发挥最大的作用，提高企业自身的核心竞争力。

2.有利于人力资源的合理配置

人力资源规划，也叫人力资源计划，是组织拥有一定质量和必要数量的人力，求得人员需求量和人员拥有量之间的相互匹配，如：新组建项目班子领导及员工之间的合理搭配。人力资源管理部门就可以充分查阅人事档案，做出相应的决策，从而保证企业决策和人力资源规划的科学化、合理化，详尽了解领导及员工的业绩、素质、能力等进行综合分析。

3.利于企业人力资源的需求的科学化和规范化

影响企业人力资源的需求因素主要来自企业的内部，科学有效的人事档案管理可以让企业人力资源管理人员了解企业的人力资源情况，确保企业的正常发展和改革。制定科学有效的人力资源管理计划中，人事档案可以让管理者更加明确人力资源的倾向，避免盲目做出预测，避免了不必要的人才流失。这样人事档案就对人力资源管理起到了科学和规范化作用。

二、人事档案利用的现状和困惑

虽然人事档案在企业管理中发挥着举足轻重的作用，但是在现代企业人力资源管理中的应用情况却不相同。主要表现为以下几点：

1.企业改革带来一系列变化，如流动人员增加，外聘技术人员增加，使用期相对较短，而这些人缺少人事档案，这就给企业识才、留才带来了不便，反映这部分人的工作能力、业绩、培训方面的材料几乎空白。

2.人事档案意识淡薄。我国的人事档案不注重档案数据质量，填写表格时不够用心，没有在规定时间内更新材料，材料中的数据不尽一致，重要材料不能及时归档，人力资源管理部门无法从这些人事档案中获取到有价值的信息，造成反映当事人近期动态情况的材料不全面。

3.人事档案内容真伪鉴别。近几年，人事档案个人信息失真现象出现比较频繁，面对真假难辨的信息，如：假职称、假工龄、假学历等，档案管理人员只能被动接收信息，往往很难进行有效的鉴定工作。而虚假的信息导致人事部门无法正确对职工做出评价。

4.管理水平的高低。人事档案管理水平的高低直接影响人事档案作用的发挥，人事档案材料齐全，内容充实，整理科学，制度健全，并在提供利用方面，始终保持优质服务状态，他发挥的效益就显著。反之，管理不善，材料残缺，内容老化，零散杂乱，利用事无处查寻，或不能提供一个人的全貌，那么人事档案的作用只能是潜在因素。所以我们必须努力提高管理水平加速实现管理科学化，手段现代化，以便使人事档案的作用，能全面为企业发挥其作用。

从事档案管理的人员既不能获得企业领导的重视，也不能获得同职称的同等待遇，又不能得到应有的价值肯定。所以，在企业机构撤并、人员裁减等工作中，首当其冲的就是档案部门和档案管理人员。长期下来，档案人员逐渐减少，管理工作水平日益下降，整体管理工作逐步弱化甚至恶化。

三、人事档案管理的改进方法

1.加大对人事档案的投入，增加管理人员的素质

注重对于人事档案管理中人员的素质，任用有人事管理方面具有专业能力的人才，加大对于人事档案的投入，配置先进的设备和充足的资金。

2.在企业建立健全的认识档案管理制度

制度对于人事档案非常重要，有了健全的制度，人事档案才具有参考价值。在人事档案管理中，抛弃传统的人事档案管理方法，加入现代豪华的手段，运用外国成熟的人事档案管理方法，在档案的收集、鉴别和保存上严格执行规章制度，确保档案的真是可靠性。

3.加强人事档案的时效性

人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，加强人事档案的动态性管理，及时收集最新的变化资料，使人事档案的信息得到及时更新，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况，包括历史的和现在的。

4.合理开发人事档案信息资源为现代企业服务

人事档案工作者要从信息资源角度看待人事档案，人事档案工作就是人力资源信息管理工作，用信息管理的理论创新人事档案工作，加强档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现人事档案工作从简单管理服务向研究开发服务的转变，把人事档案管理建设成为干部工作、人力资源工作，人才工作的信息库和参谋部。同时，人事档案在信息开发利用中必须保护个人的隐私与权力不受侵犯，该利用的利用，不得滥用或扩散人事档案中的数据信息。

结束语

随着时代的发展和社会的进步，企业会越来越注重人事档案的重要性，而且人事档案在人力资源管理中起到关键的作用。人事档案管理的好坏决定了人力资源的配置和企业的发展。为了企业的更好发展就要求我们在人事档案上做足工作，只有这样企业才能更好地发展。