大型医院基建项目档案管理工作探讨

陈 霞

(青岛大学附属医院，山东 青岛 266000)



大型医院基建项目档案管理工作探讨

陈 霞

(青岛大学附属医院，山东 青岛 266000)

以青岛大学附属医院为例，结合大型医院基建项目档案特点，从业主对建档工作不够重视、基建档案管理机制不完善、收集归档材料不及时欠完整、管理硬件不足四方面，分析了档案管理中存在的主要问题，并提出了相对应的对策建议。

大型医院，基建项目，工艺流程，基础设施

随着我国城市化不断推进，城市大型医院集团化发展，掀起了大型医院新院区建设高潮。一般大型医院建设了多个院区，并在不断地扩张建设，建筑面积动辄几十万平方米。在大型医院建设过程中，基建档案管理往往不到位，不同程度影响了医院建筑的维护和使用，有时甚至会给医院造成重大损失。以青岛大学附属医院(简称青大附院)为例，该院始建于1898年，截至2017年5月，已经发展为四个院区，开放床位4 000张，占地面积34万m2，目前建筑总面积达到86万余平方米。

1 大型医院基建项目档案特点

大型医院基建档案是指在医院各院区的基础设施建设全过程中形成的、应作为档案保存的技术、管理等文件资料，指从项目酝酿决策、报建手续办理、施工、采购、竣工验收移交及试运行等建设全过程中形成的、具有保存价值的图纸、文字、图像、声像等各种载体的文件资料，包括报建资料(项目立项及批复、可研及批复、初步设计及批复、规划及土地手续、施工许可证等)、勘察设计资料(图纸及相关论证、决策文件)、招标采购资料、施工及验收资料、设备技术文件及试运行等文件内容[1，2]。相比普通建筑工程，医院基建档案主要有以下特点。

1.1 工艺复杂，档案繁多

大型医院具有专业特殊、科室齐全、床位规模大等特点，并且工艺流程复杂严格、要求高，如洁污分流、医患分流、手术室和ICU空气净化、核医学科射线防护、放射放疗、医疗废水废物处理等的严格要求，需要进行针对性专项设计和精细化施工，以便于符合专门的工艺流程设计标准和工程验收要求，因此过程中形成繁多的档案资料。另外，大型医院建设项目的复杂性决定了招标采购多，至少100多项，由此而产生大量的招投标和评标资料。而且因为大型医院建设涉及面广，工艺流程复杂，标准及要求高的原因，参与部门较多，建设档案材料丰富、数量大，加上建设管理机构一般不是长期从事医院建设管理的专业队伍，建设管理人员需要边管理边学习，且档案专职人员往往到位不及时，档案资料很容易分散。

1.2 建设周期长，应归档资料易丢失

大型医院项目因为工艺复杂、体量大等原因，酝酿研讨、工程设计、专业设备考察、采购及精细化施工等工作需要时间较长；若施工过程中遇到筹划不细、变更频繁及资金不到位等甲方因素，施工组织不力甚至发生事故险情等乙方因素，或遇到天气异常、建材价格突变紧缺等外部因素，都会引起建设周期不同程度的延长。大型医院建设工期少则三四年，多则五六年，时间越长，档案材料流失可能性越大。如青大附院东区、北院区及黄岛区一些基建项目几乎同时开展，几班人马分别负责管理，工期三年多，没有档案专职人员，档案资料分散且不易汇集、整理，很容易造成档案材料散落、丢失。

2 档案管理中存在的主要问题

目前大型医院基建档案管理主要存在以下问题。

2.1 业主对建档工作不够重视

2006年6月，国家档案局、国家发改委联合下发了《重大工程基础设施建设前期档案验收办法》，规定：“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的工程基础设施建设前期，不得进行或通过整个工程基础设施建设前期的竣工验收。”

但大型医院建设过程中，医院建设分管领导及管理人员因为政策掌握不足和经验欠缺等原因，对建档工作不重视，认为档案管理是建设管理的末端，甚至认为档案管理只是工程竣工后图纸的简单归集，失去了施工过程中归档的最佳时机，往往造成归档资料不全面、最后找补的档案材料不真实，使项目留下了永久的遗憾和欠缺，为将来的档案使用埋下了重大隐患。

2.2 基建档案管理机制不完善

因为种种原因，许多大型医院没有设置基建档案管理专门机构，也没有专职的基建档案管理人员，档案管理都由其他管理人员兼职，流动轮换频繁。没有建立基建档案管理制度和流程，或者制度流程执行不到位。没有专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。有的甚至大量图纸往档案室一堆就算归档，没有规范的整理和交接，需要时查找不到的现象非常普遍。

2.3 收集归档材料不及时、欠完整

由于大型医院建设周期长、专业性强、阶段多、参建方多等原因，形成的档案具有种类多、复杂、成套性等特点，需要及时的收集归档。因为业主缺乏重视、没有专职管理人员催交、制度流程不完善、缺少归档规划等因素，使得大型医院建设过程中归档不及时、欠完整，归档资料散落在不同地方，有的在业主技术管理人员处，有的在设计人员手里，有的堆在施工单位、监理单位处，有的在设备供应商手里，非常容易丢失，等到竣工再完整收集几乎不可能。

2.4 管理硬件不足

巴斯夫和壳牌近日分别宣布了在中国扩建世界规模石化联合体的计划。巴斯夫和中国石化签署谅解备忘录，加强在上游和中游领域的合作关系，共同开发快速增长的中国电池材料市场，并计划在南京的扬子石化-巴斯夫联合公司建设新的催化裂化装置，预计今年底完成可行性研究。同时，壳牌与中海油签署一份谅解备忘录，将评估两家公司合资运营的联合公司，并探讨在广东惠州新建一套规模一体化的石化装置，以提升联合公司的竞争力。

做好大型医院档案管理，需要一定规模的办公场所、配备计算机、扫描仪、除湿机、档案架等设施。大型医院建设管理一般在施工现场，办公房屋紧张，环境杂乱。很多形成的档案资料只是简单的堆积；声像档案、电子档案缺少保存介质，不能定期整理和转移；档案室经常闷热潮湿，安全性差，达不到档案保管的“八防”要求；档案管理的现代化程度低，计算机应用水平跟不上建设需要，影响了档案管理的工作效率和效益。

3 对策建议

为了不断提高大型医院基建项目的质量和效益，充分发挥基建项目在大型医院后期运营使用中的作用，规范医院建设工程资料的归档整理，保障医院基本建设档案资料能够准确、完整、长期、有效地保存以便能够快速便捷地为后期需求提供所需的服务，依据中华人民共和国《档案法》、中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》和《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等相关规定，提出以下工作建议。

3.1 业主进一步调整观念，增强档案管理意识

大型医院基建档案记录了医院建设的全过程，包括决策、设计、施工、造价、设备技术资料等全部文件，是医院的历史和医院生命的重要组成部分，规范真实的基建档案为医院的使用和维修维护提供凭证和依据；是工程质量的反映，是建设后评价的工作基础，也是“鲁班奖”“泰山杯”等各类奖项评选的重要依据。因此业主应调整观念，增强建设过程中的档案管理意识，实现全面真实规范归档。青大附院黄岛院区(即西海岸医疗中心)就是严格按照争创“鲁班奖”的各项要求，以过硬的建设项目评价，通过初审、复审，于2012年2月获得“鲁班奖”，在整个过程中基建档案管理功不可没。

3.2 完善工作机制和流程，抓好落实

大型医院应设置专门的基建档案管理机构，配备专业的专职管理人员，建立完备的工作制度和流程，制度中应包括各阶段详细的应归档资料名称和归档时间要求及归档工作职责分工，项目实施前及实施过程中应加强工程管理人员和档案管理人员的沟通，对档案管理工作进行阶段性考核，使参建各方的归档意识入脑入心，保证基建档案整理规范、归档及时、保管安全。如青大附院东区是在收购私营医院万杰医院的基础上，进一步进行改造建设的，交接过程中医院对基建档案十分重视，安排专职人员严格按照程序整理其基建档案，确保档案的完整性，为医院以后的基建建设打下了良好的基础，提供了有力的保障。

3.3 按照以下原则做好大型医院基建档案管理工作

1)在大型医院各院区的基本建设管理和工程建设活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史资料，均属医院基建类档案，应当归档管理。2)大型医院基建档案应当实行集中统一管理原则，确保档案文件的完整、准确、系统、安全和可有效利用。3)大型医院基建档案管理应纳入医院的基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到工程一启动就与建立档案工作同步启动；项目实施过程中，应与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；竣工验收时，应与竣工图的验收同步进行档案验收。4)大型医院在布置基建项目工作计划的同时，应布置建立积累基建文件材料的任务。当单项工程结束后，基建部门分管基建档案工作的负责人，应组织对本项目形成归档的基建文件材料进行整理工作。医院基建档案的归档范围、归档时间、归档份数、归档手续等均应按《基本建设项目档案资料管理规定》实行。

3.4 充分采用信息化新技术，提升基建档案管理水平

计算机技术、网络传输技术的快速发展给基建档案管理和使用带来了机遇和挑战，大型医院基建项目实施初期，应按照建立电子档案数据库、实现电子查询、远程应用等目的，配备信息化档案管理硬件设备，做好电子档案管理规划，应用专业的档案管理软件，为基建电子档案的及时建立、便捷使用打好基础，实现大型医院基建档案资源的共建共享。如青大医院建立电子档案数据库后，为医院四个院区的二期、三期规划、改造和建设提供了快捷高效的便利条件，极大的提高了医院基建工作效率。

4 结语

大型医院基建档案是建设过程的真实记录，是医院长期运营的宝贵资源和重要保障，体现了大型医院基础建设的成长与发展历程。因此，大型医院基建档案工作非常关键，是医院管理工作的重要环节，是医院提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证[3]。因此加强医院基建档案的科学化管理工作，是大型医院面临的新课题，应从战略高度来重视和加强医院档案管理工作，使医院的基建档案资料能更好地为医院的建设、运营和维护发挥作用[4]。

[1] 沈丽娇.如何提高医院基建档案的归档率[J].中国医药指南,2011,9(3):39-40.

[2] 李天资.电子病案的优越性和局限性的研究[J].中国误诊学杂志，2007,7(22)：5221-5223.

[3] 李天资.病案出院记录书写质量调查分析[J].右江医学，2005,33(6)：675-676.

[4] 阎保华.医院基建档案管理浅析[J].云南档案，2007(7)：74.

Discussion major hospital infrastructure projects file management

Chen Xia

(AffiliatedHospitalofQingdaoUniversity,Qingdao266000,China)

Taking the Affiliated Hospital of Qingdao University as the example, combining with the characteristics of large hospital infrastructure program, the paper analyzes the main problems in the archive management from the insufficient owners’ attention to archiving, imperfect management mechanism of the infrastructure documents, incomplete collection of materials, and weak management in hardware, and points out the respective suggestions and strategies.

large hospital, infrastructure program, craft procedure, infrastructure

1009-6825(2017)15-0255-02

2017-03-10

陈 霞(1972- )，女，馆员

TU246.18

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