浅析如何提高高校行政管理工作的水平

李涛

摘 要： 高校行政管理工作是高校发展学科建设，提升科研实力，追求“双一流建设”的根本保障。行政管理工作水平直接影响高校的生存与发展，反映高校的形象。本文就现今高校行政管理体系所出现的问题进行分析，提出相应的解决措施，以此提高高校行政管理工作水平。

关键词： 高校行政管理 管理制度 行政综合素质

一、引言

近年来，我国对教育事业的重视程度不断提高。国务院于2015年10月印发了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，要求加快建设成一批世界一流大学和一流学科，以五年为一个建设周期，直至21世纪中叶基本建成高等教育强国，从而提升我国高等教育的综合实力和国际竞争力。高等院校在把握“双一流建设”的发展机遇时，往往只重视教学和科研水平的提高，忽略行政管理工作的开展。作为高校日常工作开展的重要组成部分，行政管理工作是高校教学工作和科研事业的基本保障，是高校提高竞争力的根本前提，是链接校内各个组织机构的重要桥梁，是维持高校活力和提升高校形象的关键。然而，高校行政管理体系往往存在一些问题，阻碍和限制高校教育事业的可持续发展。因此，改善高校行政管理工作的现状，提高行政管理工作的效率变得尤为重要。

二、高校行政管理工作出现的问题

1.管理制度流于形式，岗位设置不合理。

我国部分高校的行政管理制度较模糊，缺乏针对性、科学性和规范性，制度的设定与实际工作岗位无法接轨，执行力度差，导致制度往往流于形式。一些高校行政机构的设置和岗位的设立基本上是参照传统的政府行政管理体系，组织体系冗杂。由于功能不断细化，管理层次过多，人员设置不断增加，形成一个类似金字塔的组织结构[1]。高校行政工作通常采取的是“因人设岗”，而不是“因岗定人”，这就导致人员分配缺乏合理性和科学性。加之岗位职责没有明确划分，尤其是高校行政管理工作会涉及很多交叉领域，因而易存在部分工作无法立即落实安排，工作效率低下的问题。面临职责划分不明确的临时工作任务时，某些行政人员往往喜欢推三阻四，导致出现部分人员工作量太大，部分人员太过清闲的局面。

2.行政管理人员存在职业倦怠，业务素质不高。

随着近年来高校规模不断扩大，行政管理的工作量也在不断增加。部分高校存在“重科研，轻行政管理”的现象，一些行政管理人员长期面对单一、烦琐、枯燥、不受重视的工作，同时工作业绩不能清晰地量化考核，职称晋升难度较大，个人职业规划不明朗，因而易出现消极怠工，缺乏责任心，工作成就感低下，机械被动地完成工作等问题。此外，部分人不认可和不尊重行政管理人员的工作。比如当行政管理人员在贯彻落实教育部或学校出台的一些制度时，某些教授认为该制度限制和阻碍了他们科研工作的顺利开展，认为学校的效益都是由科研工作创收的，行政人员无较大贡献。高校在对行政人员的职业规划方面提供的机会较少，没有大量具有针对性的提高业务能力的培训和满足个人精神诉求的进修学习机会。再者，相对于从事一线科研工作的人员而言，由于行政管理人员的工作科技含量较低，相应获得的薪酬待遇较低，打击了行政人员的工作积极性[2]。

3.缺乏相应的奖励考核机制。

高校行政管理人员的职责主要是辅助和确保教学和科研工作的顺利开展，其工作内容涉及高校日常活动中较烦琐的文字工作、文件的传达、制度的执行、后勤保障工作等多个方面。然而这些繁杂的行政管理工作却无法一一量化考核，不像科研工作可以通过取得的科研项目、发表的高水平论文、研发的专利等明确的指标进行考核。同时，对于不同的行政管理岗位如学籍岗、人事岗、科研助理岗等，由于其从事的工作涉及的领域不尽相同，因此难以制定统一的考核标准。目前大部分高校行政管理工作的考核仅停留在“德、能、勤、绩”四个方面，没有清晰科学完整地体现行政人员的实际工作。在这种缺乏科学合理的奖励考核机制背景下，干多干少并未区别对待，这就较大地削弱了行政管理人员的工作热情。

4.各部门间联系和沟通缺乏信息共享性和时效性。

高校工作的特点是具有综合性，經常会涉及多个交叉部门的工作。高校各职能部门都有各自的工作职责和范围，部门人员各司其职。一些高校存在“办事难，流程多，周期长，效率低”的问题，当面对这种部门交叉的工作时，部门间不愿意承担，互相推诿。当今，信息技术飞速发展，高校行政管理工作却并未全面实现信息化，如在文件的接收、存档、下达、审批、执行的过程中，仍然采用传统的纸质文件的方式。同时，各职能部门并没有将数据共享，也没有形成一个互通的网络信息结构。

三、提高高校行政管理工作效率的措施

1.加强管理制度的建设，实行定岗定编。

高校要顺应国家形势的发展，实现“双一流建设”的伟大目标，行政管理工作必须有一套行之有效、科学合理、完整规范的管理制度。为了改变过去行政管理工作在开展过程中所出现的“无章可循，有章难循”的现象，必须将管理制度的制定具体落实到各个职能部门，强化部门责任，明确岗位职责。“精干高效”是高校行政管理工作最重要的原则之一，因而精减行政管理人员，整合职能相近的部门或机构，充分发挥综合管理的效能是提高高校行政管理工作效率的有效途径。科学合理地设立行政管理岗位，做到“因岗定人，因岗定编”，将管理制度深入贯彻执行到每一项工作中。

2.以人为本，突出人文管理，创造和谐良好的工作氛围。

加强人文建设，构建和谐校园，营造良好的工作氛围，是高校师生及行政管理人员安心工作的重要前提之一。由于科研岗教师、学生和行政管理人员所承担的社会职能不同，不能较好地相互理解对方的处境，导致基层行政管理人员的工作常常不被认可，影响了其工作的积极性。为提高行政管理人员的工作认可度，必须以人为本，突出人文关怀，建立定期有效的情感交流渠道。让领导体会到下属的辛苦和难处，让教师体会到行政管理人员工作的不易和委屈，让师生充分认识到行政管理人员的工作对科研、教学事业的服务性和重要性，并以此建立和谐良好的人际关系，从而加强行政管理人员对自我的肯定，充分调动起其工作的积极性，使他们爱岗敬业，甘于奉献[3]。

3.建立富含活力的用人机制和高效有用的激励机制。

高校在发展科研实力，提升教学水平的同时，对与之配备的行政管理工作的要求也在不断提高。高素质、业务能力强、具有相应专业知识的管理型人才是目前高校行政队伍迫切需要的。为了选拔具有较高综合业务素质和管理水平的人才，就需要建立富含活力的用人机制，即以任人唯贤为根本，以“按需设岗，公开招聘，公平竞争，择优聘用”为原则，大力推行“去行政化”，实行行政管理人员聘任制，聘任真正懂管理、有技术、善协调的人员。要从根本上改善高校行政管理工作现状，提高高校行政管理人员工作的积极性，除了在人才选拔过程中建立有效的用人机制外，还应建立科学合理的人才激励机制。人才激励的手段应多样化、多角度、多层次。首先，应将其工作能力与收入直接挂钩。按照“效率优先，公平公正”的原则，在一个考核周期内，完成工作的情况与收入成正比，这样可以不断正面刺激行政管理人员，以增强其工作积极性和责任心。其次，应设定多种荣誉称号。针对不同岗位做了突出贡献的行政管理人员设定相应的荣誉称号以示鼓励，这样可以提升行政管理人员的工作成就感和事业认同感。最后，建立科学的人才晋升制度。设定每个晋升等级需要的考核标准，具体到各类指标中：如不同等级需要服务的年限要求，完成的岗位工作职责的情况，奖惩情况，发表与岗位工作相关的论文情况，以及是否对工作有创新性突破等。科学合理的晋升渠道可以大大提高基层行政管理人员的工作热情和开拓进取的激情。

4.完善考核体系，强化在岗培训。

首先，应将评价考核标准具体到每个职能部门。为了公平客观地评价行政管理人员在一个考核周期内所完成的工作情况，应充分结合职能部门的工作内容，以岗位职责为依据，采取自我评定、领导考察、同事互评、服务对象反馈评价等方式，通过完成的工作任务量，利用工作创新性的拓展等多个指标对行政管理人员进行考核，以此建立一套完善、系统、科学的工作考核机制。其中，服务对象的反馈评价，可以借鉴银行使用现代科技设备的评价方式，也可以结合微信扫码进行网络点评的方法，让服务对象在被行政管理人员服务后直接给出满意度评价，这样可以正面促使行政管理人员增强服务意识和工作责任心。

其次，应重视在岗培训，提升管理人员的业务水平。要想培养一支与时俱进的高素质、业务能力强的管理队伍，必须加强对在岗人员的专项培训，如办公技能的提升培训，加强英语交际能力的培训，最新人事或财务法律制度的培训，增强沟通协调能力的培训，公文写作培训等。同时，为顺应高校發展的国际化趋势，还应提供一些访问国际上行政管理工作较突出的高校的学习机会。此外，现今行政管理人员所承受的工作压力不断增大，高校应重视此类问题，专设一些缓解心理压力、关注身心健康的讲座或课程。

5.增强团队协作沟通能力，实现办公现代化管理。

高校日常行政管理工作是以部门为单位开展的，职能部门是由行政管理人员构建而成的。因此，树立部门内人员间及不同职能部门间的团队协作精神，建立有效沟通方式显得尤为重要。基层行政管理人员可以通过轮岗制进行换位思考，系统地了解整个高校行政工作的运转，体会不同岗位所面临的困难，总结自身在工作中出现沟通障碍的原因。深度加强职能部门间的协作，将个人目标、部门目标、高校目标有机结合起来，共同促进高校的和谐发展[4]。

在科技飞速发展的当今，仅依靠传统的纸质材料进行办公的方式已不能满足现代高校行政管理工作的需求。实现办公现代化有助于高校行政管理工作的高效运转。高校可结合实际情况，以互联网为载体，构建校内资源信息共享平台，实现有效传递信息，提高沟通协作效率，增强工作进展的时效性。全面实现信息化管理，推行无纸化办公，不仅可以打破传统办公空间和时间的限制，促进不同职能部门间的有效合作，还可以降低成本，实现资源的最大化利用，提高行政管理工作的效率[5]。

四、结语

提升高校行政管理工作的水平是高校提高竞争力，实现“双一流建设”目标的关键。针对现今高校行政管理工作存在一些不合理不规范问题的现状，高校只有建立起科学规范的管理制度，完善用人机制和考核奖励机制，提高行政队伍的综合素质，强化部门间沟通协作，实现办公现代化管理，才能切实提高高校行政管理工作的水平，实现真正意义上的“学科水平一流化，管理水平一流化”的目标。

参考文献：

[1]王丽娟.帕金森定律视角下的高校行政管理工作[J].教育界，2013（4）.

[2]李博，张安富.高校行政管理工作存在的问题及解决途径[J].湖南财政经济学院学报，2008，24（2）：141-143.

[3]李静.浅析如何提高高校行政管理工作效率[J].商情，2013（16）：100.

[4]李佳欢.高校行政管理工作存在的问题及解决途径[J].亚太教育，2016（14）：18.

[5]廉慧丽.试论高校行政管理行政效率的提高问题[J].人力资源管理，2016（5）：154.