浅谈高校教学秘书如何助力教学教育质量的提高

（西安交通大学航天航空学院，陕西 西安 710049）

在高校中，教学秘书是最基层的教学管理者，是高等学校教学管理队伍中的一个重要成员。教学秘书参与高校教学管理工作的各个环节，服务对象包括教师、学生及校院各级教学管理者，因而是校教务处、学院主管教学院长、学院教师和在校本科学生沟通的桥梁。教学秘书主要通过诸多繁杂性的日常工作，来保障教学管理工作中的各项规章制度，使培养方案、教学计划和教学过程能有效实施，对学校整个教学管理起着非常重要的作用。从教学秘书工作的重要性及特点来看，这就需要教学秘书具备爱岗敬业、奋发进取、甘于奉献、热心服务的精神，同时具备高的综合素质、强的业务本领和在平凡岗位上做出不平凡业绩的品质。

一、教学秘书的工作职责

教学秘书作为高校教学管理队伍的基层执行者，工作职责主要包含以下方面。

1.稳定教学秩序。教学秘书要维护日常教学秩序的正常运行，如制订每学期教学计划，安排课表和教师调课，各课程的期中、期末考试安排及监考安排，各种教学活动教室的借用等。这些都关系到学院整个教学的运行，必须认真仔细，不能出差错。同时，教学秘书还要参与监督、检查教学过程的执行情况，如期中教学质量检查、期末考试巡考等。

2.教学文件管理。学院教学文件种类很多，有培养方案、教学计划、课程简介、教学大纲、每学期课表、教学日历、各种项目申请书、教材使用计划表等。有的需要期末归档，如试卷、学生成绩单、记分册、实验报告、课程论文（报告）等资料。如何科学地管理保存这些文件，需要教学秘书进行全面合理的统筹安排。

3.服务教学过程。服务教学是教学秘书的基本职能，树立服务意识，服务教学，服务师生，如及时帮助师生解决在教学和学习过程中遇见的问题。同时，做好领导的参谋助手。教学秘书要保障各种教学活动的正常进行，如为相关教学活动申请借用活动场地、为教师预定课程教材、组织教师申报改革项目、组织学生申请各种大学生创新训练项目等。

4.协调教学参与者。教学秘书在日常教學工作中起着上传下达、下情上报的作用，及时把学校教务处的政策和任务传达给学院教师和学生，也要把教学过程中教师和学生提出的意见和建议及时反馈给相关部门负责人，有时候还需要教学秘书协调学院与学院、学院与职能部门之间的关系。只有具备一定的协调能力，才能得到教学管理者、教师和学生的理解与支持。

二、教学秘书的工作特点

教学秘书在高等学校教学管理中起着关键的作用，是提高教学质量的重要环节，其工作具有以下特点。

1.繁杂性。在教学执行过程中，教学管理的工作主要集中在每个学期初、期中和期末。学期初，检查上课教师和学生是否到位，教师是否按制定好的进度表授课；期中，协助学院教学院长、各系教学副主任做好期中教学质量检查工作，处理一些突发情况；期末，安排好课程考试的相关工作。这就要求教学秘书提前做好计划，统筹教学工作的各个方面。此外，学生从入学到毕业的成绩、学籍档案、重修与补考、调课与停课、考试与监考，甚至其他不可预见的事务，都使得教学秘书工作头绪多、内容杂。

2.服务性。教学秘书的工作对象是师生，核心内容就是服务，是为师生提供一切尽可能的帮助，如制订教学计划、落实任务、上报教材使用情况、保管学生成绩档案和教学文件保管、装订试卷、教师调课、教室变动等；组织学生报名参加英语四、六级考试，发放准考证和成绩报告单；学期末，提前为学生安排好每门课程的考试时间、教室，对选错课或漏选、改选课的学生，给予指导和帮助；对留级、转专业、退学的学生办理学籍移动；对应届毕业生进行毕业资格审查，随时解答师生遇到的各种问题……这都体现了教学秘书工作的服务性。

3.咨询性。教学秘书是秘书行业的一分子，处于学校教学主管部门、院（系）领导、教师和学生的中间，是连接校教务处、院领导及各系部的桥梁，要非常熟悉教师教学、科研工作中的相关政策和要求，为教学过程的不同参与者提供政策咨询。同时，教学秘书还要收集教学过程中各个环节的反馈信息，发现教学中出现的新情况，提出建议和新方案，为领导提供决策依据，在教学改革中发挥作用。

三、如何助力高校教学质量的提高

（一）用心服务，任劳任怨

教学秘书面对的大多是琐碎而庞杂的工作，如教学任务的落实、课表的合理安排、实践教学的布置、毕业论文和相关文件的处理、教学档案的管理等。这些事情细小而繁杂，需要耐心细致和认真对待。唯有耐心，才能在面对教学秘书繁忙而琐碎的工作时，任劳任怨，有条有理；唯有细心，才能保证在如此复杂纷繁的工作中不出差错，始终保持旺盛的精力和热情来对待工作。

教学秘书工作涉及学生成绩和学籍的准确管理、教学任务的协调落实、各类考试的细致安排及学生注册、报到和教师调课等内容，这就必须以强烈的责任心和饱满的热情，无怨无悔、全身心地投入本职工作，保持良好心态，善于从辛勤工作中体味甘甜，善于从平凡工作中积极进取，做出更好的成绩。

（二）规范管理，开拓进取

高等学校的基本职能是人才培养，而教学工作又是高校的中心工作。教学秘书不仅要按照文件要求处理日常教学事务，也要熟悉教学管理制度，在工作中注重规范日常事务，理顺办事流程，提高办事效率，做到教学管理工作无差错。

建立一整套有效的管理机制，提高教学质量和人才培养质量。具体就是，根据培养目标和教学过程要求，制定、完善教学规章制度体系，如培养方案、课程简介、教学大纲、实验大纲、生产实习、考试、毕业设计、学习成绩管理、学籍处理管理、课程设计管理制度等文件，不断学习管理、育人、公共关系类相关知识，提升自身素质能力。

教学管理工作是高校教学工作正常有序运行的重要保障，也是规范提高高校教学质量的关键因素之一。而教学管理人员是整个教学过程、教学运行评价过程的参与者，是教学管理工作的具体执行者、组织者和协调者。

（三）勤于学习，善于钻研

现在对教学秘书的要求越来越高，“90后”大学生比较喜欢用短信、微信、QQ来沟通联系，这就要求教学秘书要不断充电，学习新知识和新经验，掌握现代化的办公技术，跟上时代步伐。

要想提高日常管理工作的水平和效率，就要加强专业知识学习，在熟练掌握本科教学管理信息化软件的基础上，熟练使用计算机及一些常用的应用软件，如Word、Excel、PPT等，不断提高业务素质。教学秘书还应掌握学院相关专业知识，熟悉学科基本结构，了解各专业的教学过程和教学规律，不断丰富管理知识和育人知识，通过理论和实践相结合，提高自身工作能力和水平，为全体教师和学生提供高效率和高质量的服务。

总之，教学秘书工作看似简单而平凡，但在教学管理过程中是不可或缺的工作环节。高校要创设一个良好的教学环境和教学秩序，必须有一支素质好、懂业务且相对稳定的教学秘书队伍。而且，教学秘书必须深入钻研业务，不断提高个人能力和素质，探索创新，总结经验，提高业务技能，以胜任所承担的光荣任务，并努力成为一个优秀的教学管理者。

参考文献：

[1]陈曦.浅谈高校教学秘书工作[J].高校讲坛，2011，（13）：530.

[2]于佳.浅析高校教学秘书工作[J].吉林省教育学院学报（上旬），2012，（7）：58-59.

[3]郭朝军.教学秘书在教学管理中的积极作用[J].高教论坛，2011，（8）：12.

收稿日期：2016-12-02

作者简介：任莲莲（1964-），女，陕西人，西安交通大学航天航空学院，职员，研究方向：教学管理。