针对供电企业文书档案信息化管理与利用的思考

摘 要：供电企业是社会建设过程中的杠杆企业，居民生活和社会生产都离不开电力资源。然而在现阶段的供电企业内部管理过程中存在着诸多问题，尤其是企业的文书档案管理工作。本文结合现代社会高度信息化和网络化的特点，分析供电企业文书档案管理工作的现状和信息化建设发展的实践。

关键词：供电企业；文书档案；信息化

中图分类号：TN957.52 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2017）03-0030-02

Thoughts on the Management and Utilization of Document Archives in Power Supply Enterprises

YU Ying

（Guangdong Power Supply Bureau of Shantou Chenghai power grid，Shantou 515000，China）

Abstract： Power supply enterprises are leveraged enterprises in the process of social construction， household life and social production are inseparable from the power resources.however， there are many problems in the process of the internal management of power supply enterprises， especially the management of documents and archives in enterprises.This paper combines the characteristics of modern society with high information and network， and analyzes the present situation of document archives management in power supply enterprises and the practice of information construction development.

Keywords： power supply enterprise； document archives； informatization

1 供电企业文书档案管理现状

1.1 供电企业文书档案管理的重要性

随着社会主义市场经济的高速发展，整个社会对电力资源的需求与日俱增，电力资源已经成为我们进行国家建设和个人生活必不可少的一种珍贵资源。因此，国家的电力供应也就成为了一项社会文明建设的重点工程，各类供电企业在巨大的市场需求中不断成长壮大起来，作为我国公有制经济的重点生产领域，电力供应企业承担者为社会建设提供稳定、优质、价格合理的电力资源服务，供电企业的各种业务也随之扩大，供电企业要同时满足消费者、国家社会和自身发展的三重需求，因而尤其要注重企业内部各项工作的管理和整合。文书档案管理的好，则更加有利于整合时间、人力资源，最大程度的实现资源合理配置，降低企业的生产成本，增加企业的利润。

1.2 现阶段文书档案管理存在的问题

1.2.1 没有形成对文书档案进行规范化管理的意识

供电企业本身是一个十分繁杂和忙碌的经济健身的进本单位，供电企业的管理者和工作人员往往在激烈的市场竞争中只注重经济效益的实现，殊不知企业自身科学有效的管理远远比各种业务工程更能帮助企业实现利润的增长。在企业内部，各类文书摆放杂乱无章、文书资料混乱不堪，各种文书的记录和传达都存在着不清晰不明确的问题，企业往往也无暇估计对各类文书进行科学高效的整理，从而导致因文书找不到、信息丢失和信息有误等现象造成的各种资源的浪费，直接损害企业的经济利益。

1.2.2 没有形成固定的文书档案管理制度

现代企业管理学认为企业管理应该朝着三个目标迈进，即规范会、精细化、个性化。规范化即是在企业管理过程，各种工作职务的分配和进行都要形成一套固定的科学有效的制度，供電企业文书档案管理也是如此，只有形成一套高效益运行的管理制度，才能解决各种管理人手不够、管理部门不存在，文书档案随意乱放，随意丢弃的不良习惯，文书管理工作无章可循，各种资料丢失和信息有误的问题频发。

1.2.3 供电企业文书管理的科学性有待提高

虽然有一部分供电企业开始注重起文书管理工作，但是由于经验欠缺、投入的时间和精力有限，因此许多企业在低效率的文书档案管理中徘徊不前。现代社会是信息化的社会，网络将整个世界连接在了一起，因此供电企业的文书管理工作也离不开现代社会的科技手段，尤其是推动企业文书管理工作朝着为网络化、信息化和数字化方向发展才是实现文书管理工作科学有效的关键一招。

1.2.4 文书档案管理的工作人员的专业技能和职业素养需要提升

由于没有引起对文书档案管理工作的足够重视，不少从事文书档案管理工作的员工也没有对文书档案的管理工作付出足够的耐心和热诚，往往是敷衍了事，没有真正去钻研文书档案管理工作背后的意义，以及需要注意把握的关键部分和主要矛盾，因而企业的文书管理现状令人堪忧，因此从事企业文书管理工作的职工应当不断提升自己的专业技能和对这份工作的热情和认真的态度。

2 供电企业文书档案信息化管理与利用的内涵

供电企业文书档案是指在企业的业务过程、企业党务管理和行政管理过程中产生的各类信息和资料进行系统性的文字总结，它是企业自己的“日记本”，也是企业的“历史书”。企业用文书档案的新式记录各种例如人事活动、企业内部推行的政策、人员信息、资金信息、业务信息等各种信息与事件。企业文书档案信息化是指在现代社会信息技术高度发展的同时，将各类文书档案从传统的纸质保存转变为利用网络信息技术来保存，将文书档案的扫描件保存在巨大的网络资源库中，以实现管理的便捷高效、读取资料的快速和准确。供电企业传统的文书档案管理工作中的不足和现代社会信息化的特性，决定了供电企业的文书档案管理工作要朝着信息化方向发展。

3 供电企业文书档案信息化的实践

3.1 形成对供电企业文书档案信息化管理重要性的正确认识

认识对实践具有指导作用，正确的认识能够指导人们形成正确的行动。企业是一个整体，企业的领导是操纵企业先前发展的剁手，企业的领导在形成企业共识和企业文化上具有重要作用。企业的员工是企业建设的动力，只有在员工中间形成对文书档案管理工作信息化数字化的认识，才能够保障企业形成这样一种文化氛围和共同意志。企业要实现文书档案工作的高校有序，就要进行信息化建设，首先就要在全企业形成对文书档案管理工作的正确认识，认识到其中的重要性和必要性。

3.2 文书整理工作与档案管理的有效结合

文书的整理工作与档案管理是不同的两种工作，首先是时间上的先后顺序，企业在繁忙的业务过程中必然会产生各种不同的信息，各种信息在交互活动中容易丢失和遗漏，因此企业会有专门的文书整理人员，对各种文书、资料进行整理和保管，文书在一段时间之后不在启用，变回被保存到档案库中，方便以后的利用和查询，因此先有企业的文书整理工作，后有企业的档案管理。其次，在文书工作和档案管理之间存在着空间上的衔接。文书需要通过一系列有组织有计划的手段方式和工具来进入企业的档案库中，因此要企业的文书档案管理工作的核心环节就是信息入库的工作，信息如何进入档案库，信息进入哪种档案库都是企业需要完善的工作，信息化的管理方式意味着企业在资料入库过程中抛弃原有的纸质档案库，而采用具有巨大储存量的网络数据库，并且采取电脑输入，网格化管理和自助查询的手段使用数据库。

3.3 利用网络进行分类管理

在各类文书资料进入电子信息系统之后，要对各种信息进行精细化的分类，网络手段对信息分类会呈现出快速、准确的特点。网络分类的关键是技术人员确定好需要分开的不同类目有哪些，例如经济数据类、消费者意见反馈类、企业合同类等等，这些数据和文书十分重要，但是数量十分庞杂，如果借助传统的整理方式，纸质分类一方面容易丢失和损坏，另一方面容易产生错误和混乱，导致需要查询文书资料的时候找不到各种需要的资料。网络对文书资料尽心分类的同时，企业也要注意网络安全，值得借鉴的是，许多企业借助云储存和云计算的手段对资料进行备份和保护，确保资料不会因为网络黑客和其他网络安全问题而丢失。

3.4 建设档案管理数据库

文书档案的整理与管理工作不是仅仅为了管理而管理，而是要方便在未来的时间里对各种资料进行必要的查询和使用，推动文书档案管理工作朝着信息化、数字化方向发展的目的就是实现以后使用和查找的方便快捷与准确。建设企业内部的数据库是一个十分重要的工程，数据库是借助网络储存空间而建立起来储存各种资料和数据的仓库，在整个仓库里，各种文书和资料被进行了细致的划分，确定了各自的类目，就好像每一份资料都有了自己的“身份证”一样，因此每当企业人员想要调取资料的时候，只要拿着企业员工才有的数据库的“钥匙”打开数据库的大门，在电脑上输入关键词，即可在短短几秒之内搜索到自己想要找到的文书资料。在数据建设过程中，尤其要注意各种技术手段的使用，特别是数据库技术、文件资料压缩技术和扫描读取技术，这是输入、保存和使用的关键步骤。

3.5 提高管理人员的專业水平

所用工程成功的关键在于人本身，人具有主观能动性，能够在科学认识的指导下进行科学正确额行动，取得实践的成功，最终保证目的实现。供电企业的文书档案管理工作要实现高质量和高回报，就要保证从事企业文书档案管理工作的人有着过硬的专业技术和职业素养，供电企业从事文书管理工作的员工应该是经历过档案学相关专业学习过的人才，他们应当掌握着现代信息技术，能够把信息技术和档案文书的管理工作有机结合起来。对于那些长时间工作在文书档案管理工作的一线员工，企业要加大投入，不断加强对他们专业技术和职业素颜的培训和教育，不断提高他们的专业技术水平，通过教育和培训，帮助他们形成新的认识，促使这些从事档案文书管理工作的人才更加热爱，更加珍惜和认真对待这一份重要的工作与任务。

4 结 论

加强电力企业文书档案的管理工作，提升电力文书档案的合理利用率，完善电力企业文书档案管理工作，为电力企业发展提供有利条件，促进电力企业的全面发展，对供电企业自身的发展具有十分重要的意义。

参考文献：

[1] 何英.电力企业文书档案的管理及利用分析 [J].黑龙江档案，2013（06）：103.

[2] 郑育贤.加强电力企业文书档案管理的策略分析 [J].企业技术开发，2016（09）.

作者简介：余迎（1979.02—），女，广东汕头人，本科，统计师，毕业于四川大学网络教育学院。研究方向：档案管理。