高校财务档案信息化建设思考

[提要] 为适应时代发展的要求，高校财务档案从原来的传统管理模式逐渐向信息化进行转变，把先进的信息化技术应用到对档案资源的管理上，这对于高校的教育事业、科研事业、财务管理以及行政管理等方面发挥着现实的作用。为促进信息环境下高校财务档案管理更好地发展，笔者从高校财务档案信息环境下的内涵入手，分析高校财务档案信息化建设的必要性，指出在高校财务档案管理上存在的问题，并提出合理解决方案。

关键词：高校；财务档案；信息化

中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2017年4月12日

一、信息环境下高校财务档案的内涵

信息环境下的高校财务档案，指的是利用现代化的信息技术对高校财务档案进行收集、整理、归类、保存和开发。改变传统的纸质的保存形式，让高校财务档案以电子的形式进行存档，方便了工作人员的查阅，大大减小了工作量。这对于传统的档案保存模式无疑是一场巨大的革命。但是，利用信息技术对高校财务档案进行管理，这是一项浩大的工程，系统对于信息的处理和归纳分类等步骤都需要程序计算，并正确地将高校财务信息进行存档。所以这就对高校的财务工作人员发出了新的要求，人员要做到各司其职，在统一的标准下对财务档案进行分类，分级保存，最后对档案进行存档和对档案的信息进行保密。

档案的信息化处理，方便了高校人员的查阅（除保密信息以外），为大众提供了方便的平台。对需要的信息可以在学校的官方网站查阅，节省了与财务人员的交涉時间，除去了一些不必要的环节，比如说：领导的审批签字、学院的盖章等，方便人们的同时也提高了财务档案管理的水平和服务质量。

二、高校财务档案信息化建设的必要性

对高校的档案进行信息化管理，适应了时代发展的要求，紧跟时代的步伐，将纸质时代的档案管理推向了信息化管理，与今天高速发展的信息时代接轨。在关于全国档案管理的重要会议中，多次提出了关于对大数据的档案信息，做好科学精准分类和保密管理，在这个高速发展的时代，越来越多的信息扑面而来，尤其财务信息的增加更是前所未有，做到快捷方便的提取信息是很有必要的。如果利用人工将其进行整理归纳，需要耗费大量的时间。在这方面，还需要配备工作人员，不仅要对高校的财务信息进行笔录，还要进行检查，不能出现任何的错误，这就要求对财务工作人员的工作能力做出进一步的要求，这样传统的档案管理方式会对学校的资源造成浪费。所以，这就要求利用现代化的技术，将信息化的手段应用到对财务档案的处理上，运用强大的计算机程序，对高校财务信息做出精准的判断和分类。增加了需要进行保密的信息的安全性，很大程度上节省了学校的空间资源，更大大减少了财务工作人员的工作量，实现资源的合理分配，也方便了大众对信息的查阅。提高了高校的办事效率和办事质量。

三、高校财务档案信息化建设存在的问题

一个新时代的崛起必定会引起一场全新的变革，也会受到传统模式的影响，所以在信息化时代下对高校财务档案进行管理，遇到了很大的困难和问题。

（一）财务工作人员素质水平参差不齐。由于受传统应聘模式的影响，在高校工作的部分财务人员的基本职业素质过低，由于传统的工作模式，人们各司其职，人们的工作内容也只是单纯的一两项，这就导致人员的基本职业素养过低，在运用信息化进行管理操作的时候，对业务的操作流程不够熟悉，不能快速有效地对信息进行分类整理。一部分财务工作人员墨守成规不愿意改变原来的工作模式，因为信息化管理模式要求财务人员全方位的发展，这对工作人员造成了负担，不只是单纯的做一项工作，而是将工作内容进行糅合，对每项工作进行熟练的掌握。再就是，在信息化冲击的时代下，很多老员工对信息技术的接受能力有限，不能快速掌握计算机的基本使用知识。而且高校对于财务人员的计算机技能的培养不够重视，导致了工作人员不能很好的利用计算机对档案进行处理，这就大大浪费了工作时间，造成了资源了浪费。

（二）财务档案信息化处理界限不明确。由于高校的办学体系和办学流程对财物档案进行信息化管理的规定下达不够明确，财务工作人员不能够精准的接受到领导下达的信息，而且领导对信息化的界限也不够明确。管理财务档案的人员没有能够及时地与学校的行政部门和科研部门进行沟通和合作；对网络部门的信息化管理流程和数字资源不够信任，不能全然的相信信息技术给财务工作带来的便利、怀疑计算机手段是否能安全的对材料档案做出保密。

（三）学校信息化设备落后，信息处理设备不够健全。由于学校的资金问题，很多高校的信息化设备还不够健全，学校的计算机资源不能在财务部门投入使用，即使财务部门分配到计算机设备，很多计算机的容量小，不能大量的储存档案信息，运行速度缓慢，不能满足工作需求，这就要求学校对财务部门拨款，制备新的计算机设备，建设新的工作系统，但是资金问题是一个大问题，这也是学校头疼的问题，所以这也是财务处对学校的档案进行信息化管理面临的一大难题。再者，传统模式下的财务部门对档案的管理没有划分统一的标准，这就造成了对现有的档案进行录入的困难，工作人员需要对信息进行重新细致的整理，增加了人员的工作量，引起了工作人员的反感。但是，无论如何，信息化是这个时代的主流趋势，我们想要适应时代，就得紧跟时代的步伐，将财务档案进行信息化。

四、高校财务档案信息化建设思路

（一）加强财务人员对信息化的认识。信息化才是这个时代的主旋律，要想适应时代的发展就必须将财务档案信息化，通过对财务人员进行培训，加强他们对于信息化的概念，响应时代的号召，不仅要加强财务工作人员对这方面的认识还需要加强学校领导对这方面的认知。要想建立一个具有实力的高校，这跟时代背景是密不可分的，只有适应了时代，学校的发展才有意义，学校才能在众高校中占据一席之地。信息化对于学校的发展是很有必要的，信息化不仅为学校的档案信息的查阅提供了便利，还节省了学校的资源。让学生也能更方便的查阅资料，节省了时间，提高了学习效率。

（二）对信息化的界限做出明确的规定。想要对信息化的界限做出明确的规定，这就要求对信息化的概念进行充分的了解，这就要求学校对工作人员进行多次培训，对这一概念进行强化，在推行信息化的过程中学校的领导应该简化推行步骤，对财务工作人员进行明确的指示，让工作人员充分的了解领导的意愿。

配备合理的工作人员，对传统模式工作的老人员进行合理的分配，对于学习能力差的人员，可以接手一些不需要运用计算机进行操作的事情，比如说可以从事窗口接待、电话接待等工作。对工作人员进行全面的培训，保证人人掌握全套的财务档案操作技能，提高工作人员的职业素养和职业要求，对于新应聘的人员，提高应聘门槛，筛选符合信息化时代的要求和具备一定计算机基础的人员，做到资源的合理分配和利用，避免人力资源和财力资源的浪费。

（三）加强对财务档案管理部门的经费投入。将学校的资源做到优化处理，因为高校的进步离不开时代的背景，当今的社会是信息化的社会，所以高校想要发展，想要进步就必须适应时代的变革，将学校的资金进行合理的利用，财务管理部门的计算机设备缺乏问题需要尽快的解决，建立一个适应信息化的财务档案管理系统，更新内存小、运行速度慢、不能满足工作需要的计算机设备。另外，需要加强财务档案的保密机制，因为有些不法分子在信息化的背景下，利用还不够健全的操作系统，将一些保密的材料进行窃取贩卖，谋取利益。所以学校对于这一方面绝对不能掉以轻心，建立一个安全的防御系统很有必要，因为这关乎学校的切身利益和学校的发展。对工作人员的要求也要加大，签订保密协议。对信得过的考察合格的人员进行录用。

（四）学习借鉴各高校的财务档案管理经验。在学习中进步，通过跟各个高校之间的交流和沟通，来启发自己学校的管理和进步。我们调查日本一所综合的档案管理会馆，这对于我们的启发很大，因为在30年不到的时间里，该会馆制备出一套相当健全的档案管理体系，早在1971年建立了档案馆，到现在信息化的管理模式已经相当成熟，他们利用一定的数字对不同的档案进行分类和编排，在进行统一的标准下，可以得到想要的材料。这样的形式也方便了大众的查阅和管理人员对档案的管理，人员出现离职或者升职的情况也能够方便地调动已有档案，重新对资源进行分配，对于原来的工作人员的档案进行备份存档，以备不时之需。这样人性化的管理对我们有很大的启发，这样的做法很值得我们借鉴。

五、结论

信息化已经是时代的主要发展趋势，这引起了各高校的重视，高校采取了相应的措施来紧跟时代发展的脚步。就高校的对财务档案的管理而言，各高校采取了相应的措施，积极努力提高自己学校的水平，不过还有很多需要继续努力和改进的地方，相信各高校在响应时代号召的前提下，能够探索出适合自己发展的道路。

主要参考文献：

[1]刘迎春.高校财务档案信息化管理研究[J].沿海企業与科技，2010.7.

[2]马英.信息化背景下的高校财务档案管理工作探析[J].统计与管理，2014.10.

[3]陈小红.信息技术环境下高校财务档案管理刍议[J].湖北民族学院学报（哲学社会科学版），2012.30.3.