论行政体系中非正式沟通的作用及控制

张坤

摘要：沟通是两个人或以上的人群互相传递与交换信息与思想的过程。由此，行政沟通可以解释为国家行政体系与外界环境、行政体系各个部分、层级进行信息的传递，相互了解的过程，在任何组织或团体中都存在着非正式沟通。本文分析了在行政体系中，非正式沟通的优势与缺点，并针对利与弊如何进行扬长避短的对策与建议。

关键词：行政体系；非正式沟通；正式沟通

前言：

在一个行政体系中，必然存在着正式沟通与非正式沟通。正式沟通指的是，依据相关规定，信息通过行政体系的正视机构与权限关系进行传递与交流。正式沟通要严格依照法律法规进行，有一定的持续与稳定性。而非正式沟通则指的是，不在正式行政组织之内的信息传递与交流，这种建立在行政人员的感情与社交基础上的沟通方式以人与人之间的交互行为而产生，例如在行政人员之间，或与其他社会人员的日常接触，非正式的闲谈、聚餐等。

一、行政体系中非正式沟通存在的文化背景

（一）行政体系中非正式沟通存在的文化背景

非正式的行政沟通与以往行政文化有一定的关联性。传统的行政活动往往具有封闭性，以正式的沟通方式并不能充分表达出有效的信息，这使得行政人员之间的非正式沟通提供了必要性。在传统的行政工作当中，个人的言论受到了严重的限制，自己的真实思想与见解并不能良好的传递给其他人，这就使得行政人员在私人场合下表达自己的看法，发泄自己的不满。行政活动的封闭性给行政生活带来了极大的限制，这势必加快了非正式沟通的产生。

（二）行政体系中非正式沟通产生的原因

任何组织或团体因体制问题，都会存在非正式沟通。有部分人认为，随着正式沟通方式的完善，非正式沟通会随之消失。但结合实际情况来看，这种理解实际上是错误的，事实上要清晰的一点是，非正式沟通是因正式沟通的存在而存在的，不论正式沟通有多完善，其本身的“正式”带来了无法弥补的缺陷，所以非正式沟通才会顺势而生。值得一提的是，现代行政管理对人员的限制与规则过多，这就使得行政人员不可避免的进行私下交流与沟通。

二、非正式沟通的利弊分析

人们在涉及有关非正式沟通的话题是，总会下意识的与谣言和一些流言蜚语结合到一起，因此在这种非正式渠道下传播的消息，人们总是对其保持怀疑的态度。但这种习惯其实是一种误解，在现代的行政活动中，非正式沟通相比较正式沟通有着速度快，沟通方式灵活多样等特点，非正式沟通如果使用得当，作为正式沟通的补充，将起到十分重要的作用[1]。

（一）弥补正式沟通渠道的不足

通常情况下，人们在无法得到明确的利益或避免不必要的冲突与麻烦时，往往会在正式场合隐藏自己的想法与观点，但在非正式沟通的渠道下，人们可以了解对方所表达的真实观点与含义，真实的表达出人们的真实想法与动机，从而更加有效的解决问题。

（二）减少正式沟通渠道的负能量

可以使得正式沟通的效率得到有效提升，随着世界上行政国家的不断涌现与全球经济化的来临，政府的职责不断增加，需要管理的事物越来越纷繁复杂，再加上上层管理阶层对政府不断提高效率的要求，使得真实沟通严重负荷超载，而现在临时加了一辆非正式沟通的列车，则可以有效的控制正式沟通的压力，合理的帮助政府提升效率[2]。

（三）减少人际冲突、密切人际关系

非正式的沟通通常是在一个较为舒适轻松的环境下进行的，在这种环境下，人们更乐于将自己内心深处的一些想法与观念表达出来，自由不受束缚的交流想法与观点，没有顾虑得发泄自己的不满情绪。非正式沟通可以有效缓解在行政生活中，领导者与工作人员或工作人员之间的紧张氛围，使得任务得以高效快速的的完成。

（四）使信息传递者有更大的参与欲望

通常来看，在某一项信息发布出去前夕，人们总是能在其他非正式渠道获取到一定的相关信息。人们通常会对此信息作出相应的反应，当信息与自身的利益紧密相连时，人们会对此信息的变化更加关注，等待最新消息的更新。甚至主动向有关部门询问其真实性与进展程度。

（五）非正式沟通的弊端

因为非正式沟通所传递出来的信息是不可控、不固定的。因此，信息极有可能经过篡改、歪曲、断章取义，从而导致信息的真实性受到严重威胁。例如：妨碍或削弱正式权利的行使效力、行政命令产生阻力，或被不法分子利用而造成大规模恶性事件的导火索。

三、行政体系中非正式沟通的有效控制

任何事物都有其两面性，已知非正式沟通是永远都无法消失的，那么关键就在于我们如何将其扬长避短的利用好。

（一）消除谣言传播

传播谣言的原因有三：一是不清晰组织的信息，而是员工缺乏安全感，三是对工作有一定的不良情绪。此外，如果人们在正式渠道获取不到想要了解的信息时，那些非正常沟通渠道中所传播出来的信息接受度是非常高的，若想去除非正式沟通中存在的消极氛围，从本质上讲，首先就要清除这些不利因素。

（二）提升行政人员评判能力

流言的传播完全取决于行政人员的评判能力。行政人员的综合素质越高、评判能力越强，流言的流传速度就會越慢，反之则越快。因此，行政人员应强化自身的思考能力，做到理性思考，不被外界因素所刺激[3]。

（三）畅通正式沟通渠道

针对沟通渠道的实际情况，比如扩宽渠道范围，增加渠道数量或延长开放时间，都会将谣言扼杀在非正式渠道之中。多渠道的沟通制度可以有效避免以往单通道沟通时的缺陷，保障了信息的真实性、完整性，有效制止了传播人员对信息内容的断章取义，恶意曲解或增加虚假信息内容。积极推出政务公开制度，提高民众所关注问题的透明度，加深民众对政府的了解，政府各部分依法公开办公制度，将其形成一种制度办公模式，尤其是关于国计民生的决策时，政府就更加有义务将其细节公布给民众，这是的政府可以随时受到社会舆论的监督，减少因流言盛行而导致政府在人民心中失去公信力。

结语：

总而言之，在行政生活中，领导阶层应对非正式沟通的有效控制予以重视，学会扬长避短，同时还应加强对渠道的把握与正确利用，在日常行政工作中，应对非正式沟通的消息进行收集与分析，在具体的决策时应注意到非正式沟通的影响，做到万无一失。

参考文献：

[1]张卫娜.论行政体系中非正式沟通的作用及控制[N].湖北函授大学学报，2012，12：83-84.

[2]何利华.浅论非正式沟通[J].长沙大学学报，2011，01：42-43.

[3]李充.我国地方政府运行中非正式沟通的利弊分析[D].河南大学，2012.endprint