大数据背景下的档案管理探讨

许建丽

摘要：随着大数据时代的到来，档案管理面临着很多新机遇与新挑战。因此，档案管理人员必须与时俱进，充分利用大数据时代的技术优势与资源优势，探讨更好的档案管理工作模式，以期进一步提高档案管理工作的科学性与有效性。

关键词：大数据；档案管理；对策

随着大数据时代的到来，各行业都面临着不小的挑战。人们开始认识到加强大数据管理有着十分重要的意义，对于档案行业来说也不例外。档案行业的一项重任就是保存档案，并为社会公众提供档案服务。随着大数据的应用，每天都有海量的原始数据出现，不仅种类多，范围广，而且给档案人员增加了很多工作压力。因此，如何做好大数据时代下的档案管理工作是值得我们深思的一个重要问题。

一、大数据与档案管理的关系

伴随着网络信息技术的大量应用，社会组织所形成的海量信息衍生出巨大数据，从而迎来了大数据时代。大数据是指巨量与海量信息，超出传统工具所能处理分析能力的数据。大数据具有四个特点，包括规模性、多样性、高速性、价值性[1]。随着档案事业的快速发展，档案数量与种类也非常多。随着档案信息化建设的推进，国内很多地方档案管理已实现信息化管理。全国档案行业形成了海量的数字信息，这些新数据来源于各级各类档案馆、各级党政机关档案室、企事业单位档案部门等。将传统纸质档案转换为电子档案归档后，建立起数字档案资源库。利用云计算、云存储、移动互联网、物联网等新兴网络信息技术来实现档案管理的信息化。但是这依然难以满足我国高速发展的档案管理需要。大数据时代的到来比其它信息技术更契合档案管理的需要，特别是在当今信息时代，把档案信息转化为知识资源，必将成为新时期档案管理工作的重要发展方向。其中，大数据必将发挥出关键的推动作用。

二、大数据背景下做好档案管理工作的对策

（一）以数字档案馆（室）建设为平台，构建档案大数据

国家档案局根据科学发展观，并结合国内档案事业发展现状，提出了“三个体系”建设的要求，其中就包含了“建立覆盖人民群众的档案资源体系”。对此，各级档案部门应与时俱进，摆脱传统思维的束缚，树立“大档案”观念。在兼顾成本与效益的前提下，加快建设数字档案馆（室），以此为载体，加强档案大数据资源建设。一要根据“存量数字化”原则，加快推进传统档案资料的数字化进程。目前，很多档案仍是以传统的纸质、音频载体为主，数量庞大。因此，数字化任务比较艰巨，需全面规划、循序渐进，逐步进行。二要根据“增量电子化”原则，加强对原生电子材料的归档、接收管理。伴随着办公自动化的普及，大多数档案室收集的新档案都有数字副本。对此，必须从源头抓起，将新生成的电子文档及时接收、保存到档案馆[2]。这要求各级单位部门将新生成的电子文档集中归档，确保应归尽归，并按时移交给档案馆。

（二）构建大数据资源平台，实现资源共享

大数据环境下的档案管理要实现档案资源共享，充分发挥出档案的利用价值。若只采用几台电脑联网，是根本达不到这一目的的。为了让档案资源能够最大限度发挥出作用，建议构建一个以省级单位为中心的档案数据管理中心。这个中心涵盖了系统内全部档案资源，能为用户提供档案检索、查阅、下载等不同服务。同时，建立这个中心也能有效避免不必要的重复归档立卷工作，节省人力物力。对于省级单位下发的问卷，各市级单位无需进行归档，可直接从数据中心借阅查看，经审批后可对档案进行利用。市级单位将本单位的相关文件与档案做好归档上交工作即可。此外，各省之间通过网站的形式，实现不同地区档案信息管理系统的对接，从而实现档案资源的全国联网。

（三）改进档案管理方式方法，满足大数据时代档案管理的需要

基于大数据时代下的数字化档案管理工作不同与传统的手工档案管理，这要求我们档案人员必须转变观念，改进档案管理方式方法。我们可参考国家档案局推广的《归档文件整理规则》，探索大数据下的档案信息化管理思路。通过改进人事档案、声像档案、文书档案等各种档案的整理办法与规则，以尽量满足信息化档案管理的需要。对当前不适应信息化档案管理要求的一些规则与方法，应适当进行调整[4]。比如，对是否参照组卷的方式整理档案这一问题，我们应充分利用网络管理的特点，在明确工作目标是提供档案利用与服务后，将重点落在简化整理流程，将联系密切的文件排列在一起归档即可。在大数据环境下，档案管理的重心从原来的整理、保存档案转变为对数据的分析、挖掘，使档案得到更充分的利用，获得更多的数据信息利用价值。此外，为了适应档案信息化发展的需要，必须加强对档案人员的业务培训，让他们学习微机操作、档案信息化管理技能，熟悉大数据背景下的档案管理特点与要求，使其成为复合型档案管理人才。

（四）建立健全大数据背景下档案管理的准入与监管机制

尽管大数据时代给档案事业带来了很多机遇，也使档案管理更加便捷、高效、但与此同时，我们不能忽视大数据时代给档案事业带来的挑战。随着档案信息日益多元化与开放性，档案数据的安全问题也愈发突出。因此，有必要抓好档案安全管理，确保档案资源的安全性。这需要建立大数据背景下档案信息的准入制度，并建立健全对档案的日常监管制度。通过对各类档案资源进行梳理与分类，实施不同安全管理级别，加强对档案资源的保护，尽量避免档案资源发生泄露、丢失等问题。这也需要政府相关部门加大对档案工作的投入力度，引入更先进的设备与技术，提高档案管理的安全性。

三、结语

总之，大數据时代的到来是信息技术发展的必然趋势，也给档案行业带来了很多新机遇与新挑战。这要求档案管理部门必须转变观念，树立大数据观念，围绕自身档案管理现状，探索适应大数据时代的档案信息化管理之路，从而促使档案管理水平的不断提升。

参考文献：

[1]刑蕾蕾.大数据时代下档案管理发展的有效途径[J].科技展望，2014，28（21）：223-224.

[2]张 欣.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].理论观察，2014，16（1）：108-109.

[3]梁丽霞.浅析大数据时代的档案管理[J].才智，2016，34（21）：307-307.

[4]陈婷婷.大数据时代背景下档案管理探讨[J].办公室业务，2016，37（13）：107-107.endprint