浅谈人事档案管理在人力资源管理中的作用

王军

摘要：对于事业单位来讲，人事档案管理是人力资源管理中的重要组成部分之一，对事业单位的正常运用起着关键性的作用。社会的发展和进步，信息时代的来临，使得人事档案资料信息越来越显的重要，更成为事业单位重要的信息资源，在人力资源管理当中，更是不可缺少的一部分。本文针对人事档案管理在人力资源管理中的作用进行了论述，希望有一定的参考价值。

关键词：人事档案管理；人力资源；管理；作用

前言

社会的发展是一个漫长的过程，在这个过程当中，促使了人力资源管理的发展和进步，其发展阶段是具有不同的经历的。在人力资源管理当中，人事档案管理非常的重要，然而，很多事业单位在人力资源管理的发展过程中，却忽视了人事档案管理的重要作用，甚至忘记了这一组成部分。如今是经济全球化，事业单位所面对的环境越来越复杂多变，人员流动性非常的大，为了更好的适应复杂多变的社会环境，事业单位必须对环境中的信息进行搜集、整理和分析。人事档案是事业单位中最为宝贵的资源，人事档案的作用渐渐的在人力资源管理中显现出来。

一、创新人事档案管理理念，保障人事檔案知情权

对于人才信息资源而言，人事档案是主要载体，其的存在就是对组织、社会大众等进行服务，使得其的利用价值得到提升。通常情况下，人事档案中的多部分信息都是需要本人来进行填写的，因为这类的信息是公开性的，目的就是能够更好的运用。不过，在实际当中为了能够让人事档案信息的机密性得到保障，相关的人事档案管理制度中明确表示，对于个人的人事档案信息资料，不允许任何人随意的查阅。所以，人事档案给人的感受就是非常的神秘，尽管每个人都参与了人事档案的建档工作，但大多数人对人事档案的价值和作用是陌生的，这也是社会上很多“死档”现象发生的主要原因。随着社会发展和进步，以及公民知情权的不断提高，现代人对人事档案的信息需求不断增加，对于人事档案管理者而言，要树立现代社会的档案服务意识，拿捏好人事档案适度公开和机密安全的尺度，一方面向本人或者组织适当公开人事档案信息，提高档案信息的流动性，提升人事档案的价值。例如个人的学历层次、党龄、职务、年龄等资料都可以进行公开。另一方面，也要保护好组织和个人的档案隐私权[1]。

二、加强人事档案的时效性、完整性和真实性

人事档案，其实就是一个人在单位长期的工作，随着人事管理活动的开展而形成的信息资料，其中包括个人在单位的实际情况，工作现状等各方面的信息。人事档案资料本身有着完整性的特点，如果档案资料无法实现完整性，将不能通过档案信息，对一个人的能力、特点等方面进行全面的了解。然而，就目前我国很多的事业单位，人事档案资料非常的简单，甚至有的员工的人事档案资料中只有基本的信息，例如姓名性别、籍贯住址、学历层次、工作经历、家庭成员等资料，缺乏最主要的对工作业绩和工作表现的描述，这样的人事档案价值大打折扣，对人力资源管理的作用式微，也无法成为选拔和任用人才的重要依旧。因此，需要人事档案部门加大对档案资料的补充，建立完善的档案资料搜集、登记和整理制度，将散落在各部门的、有价值的档案资料及时收集起来，保证档案资料的完整性。同时要加大对档案资料的审核力度，如果人事档案资料不真实，将无疑是废纸一堆，不仅起不到优化人力资源的作用，反而会降低人才配置效率。

三、提高档案管理人员的素质

人事档案管理工作和其他工作有着很大的区别，其专业性非常的强，对于档案工作人员而言，自身需要有着较高的政治素质、掌握丰富的专业知识，能够踏实、认真的工作。所以，相关的单位应该对人事档案人员队伍加强建设，尤其是思想和业务方面的建设要特别的重视，随着社会的发展，计算机技术和网络技术在我们的生活、工作当中被广泛的运用，人事档案工作中也不例外，新的档案管理方式也不断涌现，人事档案从业者要熟练掌握计算机技术，熟悉网络环境下如何进行人事档案资料的收集、整理以及保密工作。这些都对档案管理人员提出了新的要求和挑战。一方面，需要档案从业者提高服务意识，改变坐等上门的传统思维，积极与各部门沟通和联系，提高各部门对人事档案工作重要性的认识，及时、完整的获得各种有效人事档案信息；另一方面，单位要加大对档案从业人员的培训，提高人事档案管理工作人员的综合素养，不断充实有经验、责任心强的高素质人才到档案管理队伍中，特别是要重点招聘一些懂得数据系统开发、设计和分析的人才，使得档案管理工作走向网络化、标准化的道路[2]。

四、创新服务方式，构建信息化平台

虽然很多单位都使用了组织人事信息管理系统，人事档案实现了信息化管理，但由于人事档案信息管理系统是不允许接入公共网络的，只是在组织人事部门内部进行数据共享，其他人员和部门无法登录也禁止访问，使人事档案信息管理系统成为信息孤岛，提供人事档案信息利用的方式基本上还是“你查我找，你需要我提供”单一的服务方式。为推进人事档案工作向“资源建设型”、“服务网络型”、“开发利用型”转变，必须加快人事档案信息网络化步伐，以实现网络化为切入点，建立档案信息数据库和管理系统，建立由编研成果目录、专题目录、档案目录等组成的索引目录数据库，实现信息的海量存储、长期积累和有效更新，并保持档案的动态性。同时创新服务方式，通过网络建立统一的信息交换与共享平台，让每个部门定期将档案信息进行上传，由系统的管理员对各个学校分散的档案资源系统进行优化组合，利用网络平台使利用者能够足不出户方便快捷地查找到所需要的人事档案信息，实现人事档案信息资源有效共享，为人力资源管理提供真正所需的全面服务。

结束语：

人事档案是我国人才主要信息的来源，是组织单位知人善用、选拔人才的重要手段。人事档案的基本特性决定了其在组织的人力资源管理中的作用是不可替代的。在提倡服务型社会建设的今天，我们要充分发挥人事档案管理的积极作用，把档案工作延伸到发展的最前沿，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障，促进人力资源健康、和谐的发展。

参考文献：

[1]李明.干部管理在人力资源配置中的重要性解析[J].经营管理者.2017（06），9-17.

[2]庄晓芳.医院编外流动人员人事档案管理的现状与对策研究[J].管理观察.2016（30），136-160.endprint