医院人事档案信息化建设后的法律效应问题初探

麦小兰

摘 要：人事档案记述和反映个人经历、德才表现和社会关系，是医院培养、选拔和使用人才的重要依据。维护医院人事档案信息化建设后的法律效应问题，可以确保医院信息化人事档案的安全性和可靠性。本文通过分析医院人事档案信息化建设后的法律效应的必要性，进一步探讨如何体现医院人事档案信息化建设后的法律效应，并提出增强医院人事档案信息化建设后的法律效应的几点建议，以期推进我国医院信息化人事档案管理的规范化、标准化及法制化进程。

关键词：医院；人事档案；信息化建设；法律效应

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2017）07 — 0125 — 03

人事档案管理是一项保密性、政治性十分强的工作，信息化管理在带来诸多方便之时，也无可避免带来一些安全性的问题。目前，我国法律是规范医院人事档案安全监管行为、预防和减少信息安全事故、保护信息化个人资料的重要保障。通过法律去约束信息化人事档案管理，目的在于增强法律效应，提高安全效能。其中，法律效应问题渗透在医院人事档案信息化建设后的方方面面，主要包括人事档案安全储存、录入与更新、传递与利用。探索医院人事档案信息化建设后的法律效应问题，促进人事档案信息化发展是如今十分重要的课题。

1.研究现状

医院人事档案信息化建设有其必要性，已有研究从便捷性、系统性与重要性三个方面展开论述。吴瑾提出利用医院信息中心局域网络平台建立人力资源管理子系统，可以实现对员工人事档案快速、准确的检索查询，使医院人事档案管理工作系统化、条理化。同时，从安全、保密的角度，提出医院人事档案的信息化，比传统管理人员专门管理、单独存放，有更大的优势。人事档案信息化的建设对整个医院的建设和发展作用重大。〔1〕钱峰指出，医院是人才聚集地，人事档案管理在医院显得至关重要，医院建立信息化人事档案管理，对医院发现、了解、考察、培养、掌握人才的发展状况提供了及时、准确、可靠的依据，医院传统的人事档案管理必须向信息化方向转型。〔2〕徐昊指出我国医院规模近些年一直在扩大，人数和范围一直在增加，尤其是编外人员数量的增加使医院人事档案的管理压力剧增，建设信息化人事档案管理制度提高医院人事档案管理的效率。他从人事档案信息化建设的可行性、时效性、同步性与制度化四个方面提出了有价值的建议。〔3〕

目前对人事档案体制的研究比较多，但对医院人事档案信息化建设后的法律效应研究则基本没有。刘乃贵、张征提出我国目前的人事档案管理封闭化、内向化，不能满足市场经济条件下人才流动的需要，从而极易导致人事档案信息的滞后与失真。建设信息化档案管理制度，在适度公开的前提下完善人事档案信息公开内容、程序等法律制度，是坚持依法治国的有益尝试，有利于保护档案主体的知情权和其他合法权益。〔4〕张亚玲、胡元潮从我国目前人事档案制度存在的立法滞后性、概念模糊性、体制不健全、开放程度底等问题分析，提出人事档案制度改革要从上至下进行，推动人事档案管理信息化，建立健全人事档案法律体系，加大公民人事档案覆盖率，加大人事档案开放程度，全力推进人事档案管理制度改革。〔5〕

2.医院人事档案信息化建设后的法律效应的必要性

现阶段，随着信息技术逐步发展和应用，卫生事业单位人事制度及医疗体制不断改革，医院的管理更加科学和规范，且档案信息化属于一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面〔6〕。信息化人事档案管理势在必行。人事档案作为反映个人经历和社会关系的重要依据，具有保密性和政治性，笔者认为，维护医院人事档案信息化建设后的法律效应十分有必要。

首先，医院人事档案信息化建设后的法律效应问题已成为信息化发展的瓶颈。信息化时代，电脑、数码相机、摄像头、扫描仪等电子产品成为办公室办公的必备品，纸质档案缩微数字一体化技术逐步成熟，医院人事档案信息化建设技术基本就位。单纯考虑信息化建设的技术问题，忽视信息化人事档案规范化、标准化管理问题，信息化人事档案不能体现法律效应，将失去医院信息化人事档案发展的实质意义。医院人事档案信息化建设后的法律效应问题应成为其同步发展的一部分。

其次，维护信息化人事档案的法律效应，即信息化人事档案能作为法律凭证，具有法律效力，端正信息化人事档案从业人员严肃、谨慎的态度，保证人事档案信息完整、准确、安全、可靠，能作为国家、医院培养、选拔和使用人才的重要依据，真正发挥人事档案的作用。把人事档案管理上升到法律层面，人事档案信息能作为官方证明，促进人事档案在传递过程中更趋合理性。

最后，维护法律效应能规范信息化人事档案管理。法律本身是具有国家强制力的社会规则，维护信息化人事档案的法律效应要规范信息化人事档案管理，明确工作人员权利与职责范围，保证人事档案在出具、传递、利用等行为中符合规范、标准。同时，也要求相关专业人员素质达到要求，是涵盖计算机技术、管理、法学等多学科的复合人才。

3.如何体现医院人事档案信息化建设后的法律效应

3.1医院信息化人事档案管理有法可依

医院信息化人事档案管理有法可依包含两方面的意思：一是指法律法规要完善，做到解决问题能有法可循。一直以来，我国医院人事档案信息化建设和发展存在不少亟待解决的问题，诸如人事档案信息化建设管理体制、机制不够完善；信息化人事档案资料安全有效性不够高；人事档案传递过程如何确保信息真实性等等。信息化实现人事档案信息资源共享的过程中，根据法律要求，确保人事档案信息的安全保密是首要大事。二是针对立法部门提出的要求，意思是要完善法律体系，根据实际要求修改或立法。目前，虽有《档案法》及《全国档案系统信息化建设实施纲要》等相关法律法规及制度进行规范，但是在实践方面的落實不到位，我国并没有针对医院档案的信息化管理工作颁布具有较高约束力的法律法规及具体实施细则〔7〕。近年来，随着信息化技术的普遍应用，各地对医院信息化人事档案管理陆续做出反应，主要来自政府部门的一些文件，内容不够系统、权威，互相之间不协调，不少规定明显滞后于当前医院人事管理的发展要求。显然，一套专门针对信息化人事档案管理方面的立法迫在眉睫。政府及相关部门应制定和完善人事档案在建立、补充、管理、传递及实现档案信息网络化过程中各环节工作的一系列法规制度，以规范人事档案管理，从而将人事档案纳入法规化管理的轨道，真正体现医院人事档案管理有法可依，有章可循。

3.2具有与纸质人事档案同等法律效力

传统纸质人事档案原始性追溯容易，法律凭证效力不容否认。对于信息化人事档案，由于原始性追溯困难，公众对信息化档案的法律凭证作用持怀疑态度。医院信息化人事档案法律效力的确立，首要解决的两个基本问题：一是依靠技术真正攻克信息化人事档案原始性的追溯关，这是解决信息化人事档案法律效力问题的基础；二是要加强立法工作，从法律上明确信息化人事档案的凭证作用，做到有法可依，这是解决信息化人事档案法律效力问题的法律依据。

根据《中华人民共和国电子签名法》第十四条：“可靠的电子签名与手寫签名或者盖章具有同等的法律效力”。笔者认为，经过可靠电子签名的人事档案等数据电文，具有有效的文书特点和合法的证据特征，应与纸质的人事档案文件具有同等的法律效力。其中，个人经历在社会实践活动中形成原始信息，这些信息记录到磁盘、光盘等载体，或输入计算机，信息化档案文件的内容具有真实性。刑事诉讼法与民事诉讼法将“视听资料”规定为法定证据。信息化人事档案文件可在计算机终端上显示出储存的图形、数字、文字、符号、影像等，属于视听资料，符合证据要求。信息化人事档案文件作为个人社会实践活动的一种新式记录，反映一定的社会关系，直接记录相关的社会活动，是计算机技术应用于现代办公业务的体现，能直接或间接地为各种活动提供相关的原始证明。因此，从本质上说，医院信息化人事档案与纸质版人事档案的法律效力是一致的。

3.3约束医院信息化人事档案管理违法行为

法律约束力具有普遍性、必然性和严厉性，任何人的行为都不应当突破法律的约束。笔者认为，体现医院信息化人事档案管理法律效应的目的在于约束违法行为，主要通过两个方面进行约束：一是执法必严，二是违法必究。这就要求执法部门在医院信息化人事档案管理过程严格、严肃执法，对于容易出现信息安全漏洞或被不正当使用时更要尽职尽责地坚决打击和制裁。同理，由于法律约束力的存在，医院相关工作人员也要遵照法律法规进行人事档案管理，互相监督，保证档案管理安全无误。

4.提高医院信息化人事档案法律效应的建议

4.1加快医院信息化人事档案管理专项立法

在已有档案法的基础上，加快针对信息化人事档案管理方面的专项立法，采用法律强制手段，切实保障医院人事档案信息化管理的严肃性、稳定性和权威性。设定信息化人事档案行业标准，限定责任、权利与义务，必须由具备相关从业资格、过硬的政治素质和专业素养的人员来进行人事档案信息化处理。通过明确立法规定，加大对信息化人事档案违法行为的惩戒力度。窃取、篡改个人档案信息，或信息被泄露、造假、非法使用等行为，造成恶劣社会影响，依法追究相关责任人的刑事责任；因信息化人事档案管理过程引发的社会纠纷，相关责任人应承担民事责任。

4.2建立医院人事档案信息化管理相关制度

成立医院人事档案信息化管理委员会，完善电子人事档案管理制度，推动人事档案的规范化管理。由于人事档案信息化管理系统庞大，包含的信息量巨大，信息化管理过程中人事档案数据容易遭受黑客侵袭或不正当访问、存在不可预知的风险，需要从制度层面约束、规范和保护人事档案信息化管理系统。相对比较成熟的纸质档案管理模式，信息化档案管理正在起步。要有针对性地建立医院人事档案信息化管理人员的行为准则，明确权利和义务，哪些行为可做，哪些行为禁止做，并引入监督和奖惩机制，提高人员素质和工作干劲。为有效防止秩序混乱，提高档案管理效率，建立人事档案信息化管理的软硬件标准，需为系统的管理和维护，数据的录入、更新和查验等提供操作程序，并定期为相关人员举行培训班或开展继续教育。

4.3明确医院信息化人事档案管理法律责任落实个人

安全是人事档案信息化系统平台正常运转的基础，没有安全保障的信息化系统将失去存在的价值〔8〕。根据医院岗位设置方案及岗位说明书，界定医院信息化人事档案管理人员的法律责任，将医院信息化人事档案管理过程安全责任落实到个人，强化安全法律责任追究力度。在开展医院人事档案信息化建设前签署授权书，明确项目负责人，并规定项目负责人及相关从业人员应承担的安全法律责任及相应的行政处罚。为保障医院信息化人事档案管理依法依规，切实落实相关管理人员安全法律责任。明确项目负责人及相关从业人员至少应包括七方面的安全法律责任，包括档案保管、传递、利用、查借阅、统计、销毁等。对医院人事档案造成损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为，及时向上级领导报告，并根据《档案法》及相关规定，追究当事人和直接领导人的法律责任。

4.4提高医院人事档案管理团队法律意识

我国档案法制建设开展将近二十年。尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素，档案工作人员电子环境下法律意识的培养是档案信息化的关键所在〔9〕。目前，若医院信息化人事档案立法是档案法制建设新的起点，那么培养和提高医院人事档案管理团队的法律意识，就是紧随其后的一项重要工作。从事人事档案管理的工作人员要在档案工作的每一个环节， 自觉做到遵守档案法律法规，自觉运用档案法律来规范自己行为，因而具备必要的人事档案法律意识至关重要。反过来说，也只有当相关管理人员具备人事档案法律意识后，才有更好执行学法、守法、护法的行为。医院人事档案管理团队要不断学习《档案法》和与之相配套的当地医院人事档案工作条例，主动关注国家人事政策变更及各种新闻媒体传播的相关信息，积极参加专门的讲座、培训、考试、竞赛等活动，多渠道多方式获取人事档案法制知识，持续培养和提高整个团队的档案法律意识。

〔参 考 文 献〕

〔1〕吴瑾.新医改时期下医院人事档案信息化建设〔J〕.中国疗养医学，2015，（02）：218-219.

〔2〕钱峰.医院人事档案信息化建设探析〔J〕. 医学信息（上旬刊），2010，（11）：4167-4168.

〔3〕徐昊.医院人事档案信息化建设与信息化管理的实现途径〔J〕.办公室业务，2016，（19）：26.

〔4〕刘乃贵，张征.论我国人事档案信息公开法律制度的完善〔J〕.成都大学学报：社会科学版，2015，（02）：16-19.

〔5〕张亚玲，胡元潮.对人事档案制度改革的几点思考〔J〕.浙江档案，2012，（12）：14-16.

〔6〕杨金亮.浅谈卫生医院技术人员档案信息管理〔J〕.卷宗，2015，（02）：20

〔7〕赵题题.时期医院人事档案管理信息化建设探究〔J〕.企业改革与管理，2015，（08）：83-84

〔8〕张秀梅.浅议新时期医院人事档案信息化管理工作〔J〕.中国卫生产业，2014，（05）：187-189.

〔9〕贾宏雁.医院人事档案管理现状及实现信息化管理初探〔J〕.新疆医学，2013，（01）：118-120.

〔责任编辑：谭 蕊〕