电子档案管理在中职学校档案管理中的应用

吴秋燕

摘 要：档案管理工作在新的社会发展阶段有了一些全新的变化，从档案文件的形式到管理档案的主要方法都有了一些积极的改变，无论在哪一个单位之中，档案管理工作都要随着单位的变化情况有新的发展，中职学校这一单位之中，有很多学生以及教师的档案材料需要进行管理，因此很难仅仅只依靠传统的档案管理方式以及档案存在形式，来对数量庞大的师生档案进行管理，因此，很多中职学校都根据自己的管理需要引入了电子档案管理这种管理方式，本文对电子档案管理的应用情况进行分析，应用的范围是中职学校。

关键词：电子档案管理；中职学校；应用情况

我国逐渐加强对于中职学校的重视程度，政府以及相关的教育部门也在不断地加大对中职学校的扶持力度，使中职学校在全新的教育发展阶段获得了很多新的发展机会，因此中职学校的规模不断被扩大，招生情况也有所改善，师资队伍的力量也在被逐渐加强，这也给中职学校的档案管理部门开展档案管理工作增加了难度，中职学校的负责管理档案的人员必须要将原有的管理学生以及教师档案的方式进行改变，将全新的电子档案引入到日常的管理工作中，本文根据对电子档案的具体管理经验，对如何将电子档案管理形式应用到中职学校的日常档案管理工作中进行分析。

1 档案管理的基本情况

在对电子档案的具体应用情况进行分析之前，首先需要对中职学校现有的当那管理工作中的问题进行了解，很多中职学校对于管理教师以及学生档案这项工作并没有太多新的变化，缺乏对于档案工作的创新型改变，因此使档案管理的任务变得更加沉重，出现了以下问题：

1.1 工作任务过重

中职学校与一般的企业不同，其档案管理工作的容量更大，除了学校领导层的档案需要进行管理，还包括教师以及学生的档案，尤其是作为构成学校的主体的中职学生，数量多，同时学生的具体档案情况也存在不同，因此要对中职学生的档案进行管理，其工作量相对比较大，常规的档案管理难以完成管理学生档案的任务，仅仅是档案的存放就存在难度，但是电子档案管理系统将存放档案的工作简化。

1.2 信息化水平不高

现代的社会逐渐将信息化水平发展到更高的层次，各行各业应用信息化的能力也在提升，各个企业以及政府部门也将信息化这种元素应用到档案管理的工作之中，因为信息化程度较低的档案管理方式是不能满足其管理方面的需求的，面对社会发展的信息化需求，中职学校的档案管理工作也要将信息化进一步发展。

1.3 出现变动的情况过于频繁

中职学校的档案管理工作中，难度最大的一部分管理任务主要在中职学生的身上，而学生的情况是极其不稳定的，会频繁地出现多种变动情况，如中职学生转学、出国、休学、退学等情况，都需要对档案管理工作进行改变，如果只依靠较为落后的管理方式，是难以将这些情况都准确地展现在学生档案之中，这就使档案失去了原本的精准性米，这种当那管理工作是不被提倡的。

2 借助电子档案管理完善中职学校档案管理工作的主要方式

根据电子档案管理自身自身发展的特点，以及在中职学校中的应用，可以从以下几个方面入手：

2.1 保证电子档案管理应用到中职学校中的安全性

第一，提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性；第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况；第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中职学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。

2.2 建立健全规章制度，使中职电子档案管理向规范化发展

建立健全有关规章制度，推动中职学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用；其次，在电子档案管理应用到中职学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性；再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。

2.3 强化电子档案管理所需设备，提高对中职学校的软件、硬件管理

电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密軟件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式；另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中职学校电子档案管理的安全发展。

2.4 强化中职学校电子档案管理操作人员的专业水平

中职学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中职学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。

结束语

本文首先对我国各个城市之中的中职学校管理档案的基本情况进行了分析，主要分析了传统的管理学生以及教师档案工作中的问题，在针对这几方面档案管理中的问题，对电子档案管理的具体应用方式进行了阐述，本文提出的几种应用电子档案的方式只是几种比较常见的管理方式，同时也是根据对管理工作经验的总结，获得的新型管理方式，但是规模不同的中职学校在管理档案这项工作中也存在差异，管理人员要根据中职学校的具体特点来对管理形式进行改变，提升管理学生以及教师档案材料管理工作的效率，对现有的档案管理方式进行更新，使其成为与中准学校契合度更高的档案管理方式。

参考文献

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