对高校人事档案管理工作的思考

马峰涛

【摘要】高校人事档案是档案的重要组成部分，人事档案工作是涉及到教职工切身利益的一项重要工作。但在高校人事档案管理的具体工作中还存在着一些问题，如何解决这些问题是当前我们人事档案工作中的面临的重要任务。

【关键词】高校；人事档案；管理

中图分类号：G271

随着近几年我国高等教育管理体制的改革，档案管理工作也借着教育改革的东风得到了逐步完善与规范。人事档案作为高校档案部门的一项重要内容，也进入了新的发展阶段。从近年上级管理部门下发的一系列人事档案管理文件精神，可以看出，从上到下对人事档案管理工作的重视程度不同一般。通过工作与学习，我们对高校人事档案工作也有了新的认识，并站在新的高度对在人事档案重新进行了全面的加工与整理，在这一过程中，我们也发现了人事档案管理工作中存在的一些问题，并对如何解决这些问题进行了思索。

一、人事档案管理工作中突出的问题

（一）领导重视程度不够，工作人员效率不高

其实这个问题是老生常谈，人事档案工作是一项被边缘化了的工作，作为人事部门的日常业务工作并没有得到领导足够的重视，这是导致人事档案工作进展缓慢的主要原因。随着高校师资队伍的不断壮大，人事档案管理的工作任务也随之加重，然而，高校没有配备专用的档案库房，日常工作、档案整理与借阅均在一室，交叉混乱；没有配备专职的人事档案管理人员，仅由人事部门配备兼职人员兼管这项工作，没把太多的精力放在人事档案管理上，导致工作效率低下。

（二）人事档案管理的相关规章制度不完善、落实不到位

高校没有明确制定人事档案管理人员的岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度；对人事档案的接收、传递、保管、查阅、档案材料的收集、审核、整理等环节没有做出明确严格的规定。有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，只是空有制度，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。

（三）人事档案材料内容不齐全，信息不准确

虽然人事档案材料的归档范围有严格的要求，十类材料的顺序必须排放正确，材料必须齐全完整，人事档案材料的信息一定要准确。从实际的工作中不难发现，好多档案材料不齐全，如专业技术年度考核表不是每年都有，党团材料类缺少入党申请书及转正申请书等等；归档材料不规范，如档案材料内该有公章的没有盖公章，应该有落款时间的没有填写时间；档案材料信息使用不准确，如年龄、参加工作时间及学历等前后填写不一致，使档案材料丧失了真实性、权威性、严肃性。

（四）人事档案管理信息化手段落后，尚处于初级阶段

高校人事档案管理仍处在低水平、低效率状态，虽然也上线了人事档案信息管理系统，人事档案的基本信息也已录入系统，但从根本上来说，这只是人事档案信息化的初级阶段，最多算是档案检索工具多了一种媒介，离真正意义上的档案数字化还相差甚远，这些都严重影响人事档案的利用及工作的开展。

二、解决上述高校人事档案管理工作中问题的建议

（一）增强高校领导档案意识，充分调动档案管理人员积极性

人事档案关系到每位教职工的切身利益。高校领导应强化档案意识，在机构设置和人员编制上给以充分保证，在档案经费上给以落实，使档案工作者无后顾之忧。只有领导重视了，档案工作人员的工作热情也会高涨，工作绩效就会大大提高。另外，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，使档案管理人员在工作中得到自我满足感与荣誉感。

（二）建章立制，加强人事档案规章制度建设

要做好人事档案工作，首先要建立完整科学的人事档案管理工作规章制度，包括人事档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，以及学校内部自己制定的适合自身发展的规章制度，使这项工作的各个环节有据可查，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案的自身价值。

（三）回归日常工作，集中精力把人事档案的基础性工作做好

强化教职工的人事档案意识，把散落于个人手中的重要的人事档案材料交人事档案管理部门保管；档案管理部门要及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集的档案材料，从手续是否完备，信息是否准确等方面进行认真鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到齐全、完整、准确。要针对高校专业技术人员集中的特点，重点抓好中层以上领导干部和优秀专业技术人员档案信息的审核工作。定期跟踪、整理最新材料，为教学、科研、选拔人才、培养干部提供强有力的信息支撑。

（四）顺应高校数字化校园建设趋势，逐步实现人事档案信息化管理

隨着高校数字化校园项目的建设，人事档案的管理也应该顺应潮流，改变模式，走信息化管理之路，不断把先进的科学技术手段应用于人事档案管理之中，以提高工作效率。人事档案管理人员要利用先进的计算机技术和科学的检索系统进行动态管理，在现有人事档案管理软件之上，快速、准确、全面提供人事信息，实现由过去单一从纸质档案了解档案信息的传统方式到利用现代化、信息化技术检索档案的转变。通过校内网络向需要信息的学校领导和各职能部门提供最新的档案资料，为师资队伍的建设、人才的流动提供信息保障，充分发挥人事档案信息在高校现在化建设中的举足轻重的作用。endprint