计算机信息处理技术在办公自动化上的应用

高赐燕

摘 要：计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，计算机信息处理技术已成为办公技术的重要组成部分。办公 室不但是社会结构的组成部分，而且自身也是一个小社会，其中产生了办公人文，办公环境，办公生活和办公文化等，文章从 信息技术的角度简单分析了办公自动化的发展，以及计算机技术对办公自动化的支持。

关键词：计算机；信息处理技术；办公自动化；应用研究

随着科学信息的迅猛发展，计算机处理技术也得到了前所未有的发展和应用，并且已成为办公自动化中不可或缺的重要部分，推动了社会科学技术的进一步发展。然而办公室作为社会的一个缩影，利用计算机信息处理技术实现办公自动化，意义 相当重大。

一、 计算机信息处理的办公自动化的含义及现状

1、主要含义

计算机信息处理包括六个主要程序：获取一分析一处理一检测一传送一使用， 其中处理和使用是最重要的两个程序。它的主要构成因素包括：传感技术、计算机技术、微电子技术和网络技术，因此又叫通信技术。

办公自动化起源于1970年先后，首先在发达国家兴起。办公自动化作为一种综合 性办公技术，在我国出现的时间要晚于发 达国家大约十年，并且是在计算机和网络技术等现代技术的基础上快速发展起来的。信息处理技术在综合了多种现代化技术（计算机技术、网络技术、系统科学、通信技术、行为科学以及组织科学）后，将现代化技术融入到办公活动中，构成了满足人们需求的人机处理系统。信息处理技术系统中的每一个环节都直接影响着技术的整体发挥，因此，一定要保障软件和硬件的齐全[1]。

2、办公自动化运用现状

计算机信息处理的办公自动化是现代化社会发展的一个必然趋势，就当前的整 体情况来看，还是利大于弊。优势主要表现为：

第一，可以快速、方便的发布信息，不受地理限制，就算是员工外出期间也不耽误。第二，可以对资料进行有效管理和保存，形成一种无形的资产。第三，内部人员在办公系统的协助下，能迅速找到所需资料，快捷又准确。第四，由于此技术规范了工作流程，固定了操作程序，因而可以更大程度地减少人为失误。第五，办公管理软件实现了远程移动办公，使得各流程间的传递时间被缩短，提高了工作效率，也加速了运作速度，进而降低了协作成本。随着科学技术的不断发展，用户对办公自动化的要求日益个性化和灵活化，然而很多软件开发公司所用模式统一，很少定制，无法满足用户的多方面需求。软件模块几乎没有通用性，若用户需求一旦改变，只有在开发商专业处理后方能满足要求[2]。

二、计算机信息处理技术在办公自动化中的运用

1、文字处理

在办公自动化技术中，文字处理技术是最核心的一种。文字处理技术能很大程度的规范信息编辑，还可及时对即成信息进行收集和整理，能够有效提升员工的工作效率。

2、图文制作与演示

信息处理软件也可运用于幻灯片的制作、播放与维护中。具体而言，是指在图文制作和演示的过程中，通过幻灯片格式对文本进行编辑，并插入适当的图形和表格等，以图文并茂的形式呈现，更加形象和生动。由于在制作的时候，可以插入与图片相适应的音频等，不仅丰富了展示内容，也提高了展示效果。这一软件在当前情况下的主要体现方式是Power Point（又称PPT），它已广泛运用于教学、传媒办公等多个方面。

3、制作电子表格

在日常的办公中，会不可避免的用到一些表格，比方说学生的成绩单、员工的工资表和企业资产数值等很多方面都会运用电子表格来呈现数据，简单便捷，人们容易 学习，即便是以前一点也不懂使用计算机的人，也能快速掌握。它能实现多专业的运算，也能有效进行数据的分析与整理等工作，使得运算的复杂和重复性被降低，有效提高了工作效率另外，由于运算更加精准，加上工作表中的格式化功能，使得这种技术广泛应用于人力資源管理部门的工资结算和财务报表管理等，常用软件为Excel。

4、电子邮件信息处理

这一软件主要运用于处理个人信息，通过有效管理邮件、联系人和任务，来实现邮件的浏览和查看，分享信息，被较多的运用在个人信息资料管理上。同时，保存重要会议资料，以及通过电子邮件和公用文件等形式可以很好地达到共用与分享信息资源的目的。

5、数据处理

现代办公室中应用最多的便是数据处理，由于运算统计比较复杂，这无疑增添了工作人员的负担，然而数据处理软件能有 效减轻工作人员的工作量。数据处理软件使用方便，并且功能较多，设置了应用程序生成器，数据库管理系统能建立个人或者部门的数据库应用系统，也可以配置更高级别的末端数据系统，来建立客户端的应用程序。

6、电信会议

随着我国经济的迅速发展，跨地域工作交流已成常态，计算机技术可以把不同地域的人员聚集在同一个网络系统上，与会者可以在网上就会议内容发表个人的言论，抑或提问，有效的总结和商讨一些重要决议，而且网络系统会自动记录所有的会议内容，以便查阅。要参加各类会议的人员，只需打开不同网页即可，这就为参与人员节省了传统会议中实际往返的时间和精力，一旦上网便可及时收到会议相关信息，大大提高了办公效率和工作质量。

三、计算机信息处理技术在办公自动化中的运用前景

1、应用视频技术

目前，压缩技术和视频技术得到了高 速的发展，视频会议将会在未来得到更多的运用。与会人员可以借助摄像头畅谈自己的想法，而且可以细致入微的观察会议的情况，以及每一个与会人员的表情，进而有效的讨论和互动。而随着现代技术的不断完善，无线视频技术将会成为办公自动化的重要部分。无线视频技术大大减少了人们往返路途上所耗费的时间，搭造了一个更加宽广方便的信息交流平台，带来了新时期交流方式的全面革新[3]。

2、无线办公环境

随着网络技术的进步，使得无线wi—Fi技术得到了很大的发展，也促进了办公行业网络通讯技术的崛起。它让传统的封闭式办公室，转变为不受时间和地点限制的办公。此外，可以通过权限设置来提高应用级别，再在一系列技术处理的辅助下，更好的保证网络办公的信息安全。

3、工作程序日益灵活

计算机处理信息实现了由传统纸质文件向电子信息的完好转变。它不但能够很好的完成文字传输工作，还能传输视频和音频，大大的丰富了文件的传送形式，且不占空间，拥有永久保存性。

结语：

随着信息技术的蓬勃发展，让我们看到了未来办公的发展方向，这种工作方式不仅提高了工作效率，同时也能依照以人为本的核心理念不断升级，灵活组织，实现更快的决策。由此可见，计算机信息处理技术在办公自动化中发挥着越来越重要的作用。

参考文献：

[1]张元风.计算机信息处理技术在办公自动化上的应用[J].企业技术开发，2012

[2]刘伟.计算机信息处理技术在办公自动 化中的应用[J].科技传播，2011

[3]汤兆晖.办公自动化系统中信息处理技术的优势与应用[J].计算机光盘软件与应用，2012