民国档案文件级目录制作方法研究课题成果介绍

■ 云南省档案局课题组

民国档案文件级目录是国家重点档案基础目录体系建设的重要内容，也是开展民国档案数字化的前提。云南省档案局近年来持续推进民国档案文件级目录制作工作，在国家有关标准规范的基础上，不断探索和创新工作方法，2016年经国家档案局科技项目立项，承担“民国档案文件级目录制作方法研究”课题。省档案局高度重视该课题研究，黄凤平局长担任课题组长，组织杨健生、尚丽萍、颜野、李孔燕、邓琳、苏晓霞、张凤刚、张云辉等组成课题组，经反复调研、论证试验，开展创新研究，形成成果在实际应用中较好解决了民国档案文件级目录制作中长期存在的进度缓慢、质量参差不齐、合格的制作人员短缺等难题，将工作的效率和质量提高到全新水平，2018年该课题成果获国家档案局优秀科技成果二等奖，并在全国档案科技成果推广会上进行交流。下面将课题的主要成果介绍如下:

一、全面规范“题名”的表述语言、内容和结构

制作规范、标准、便于利用的民国档案文件级目录“题名”是保护和利用民国档案的重要基础。可以说，民国档案文件级目录“题名”制作规范与否，对民国档案利用水平高低有着直接联系。如果缺乏规范统一的目录制作标准，档案中内容得不到准确完整反映，将直接影响检索效率和准确率，从而导致民国档案信息利用受到限制。

为更好地推动民国档案文件级目录制作和数字化工作的开展，提高工作进度和效率，降低目录制作人员对民国公文的理解和把握难度。课题根据当代民国档案应用特点和时代要求，提出民国档案文件级目录必须使用现代语言，主要体现在字词和标点符号的运用上，应符合现代公文用语有关要求：

1、责任者和事由之间应用“关于”“就”等符合现代公文用语习惯的介词连接。

2、不用现代已经不再使用的虚词。如：“之、呼、者、也”等。

3、不用与现代语言意思已不相同的字词，特别是动词。如：“去职、疾走”等。

4、标点符号总体上应符合现代公文要求。一般只用书名号和括号，在目录具体拟制过程中，可以在并列的地名或人名之间使用顿号，但不能使用句号、冒号、破折号等。

课题结合现代公文标题要求，从方便现代利用者阅读、便于统一规范及目录制作人员掌握的角度，认为开展民国档案“题名”著录，应该使用现代公文标题的基本结构即：“责任者+关于（或虚词“就”）+事由+的（介词）+文种”的形式，以便于统一规范和阅读。

在实际工作中我们发现，制作民国档案文件级目录难度最大、最为重要的著录项目是“题名”，由于现有相关标准对目录中题名的规范较为笼统，对其表述语言、格式和表述内容没有进行科学规范，全凭制作人员自行掌握，因而制作出的目录千人千面，有的事由表述偏离主要内容，有的事由表述不完整，有的事由表述冗长累赘，有的表述语言逻辑颠三倒四，不文不白，似是而非，有的大量使用现代已经不使用的用语或与现代意思不一样的用语，导致所制作的目录规范程度低，阅读不便，不适应现代人使用要求。由此，课题体现时代特征，运用现代公文语言表述“事由”，作为拟制“题名”的基本要求。

民国档案的“事由”部分，就是对民国档案主题内容的归纳叙述，针对民国档案文件级目录制作中，对“事由”的组成内容和表述方法无统一规范，难以形成统一规范和质量标准，给民国档案文件级目录制作带来严重困扰，本课题认为：将时间、地点、机构、人物、事项名称或事件主题等要素作为事由的组成元素，并视档案情况进行采集，形成规范且符合汉语表述逻辑的排列结构，确保信息的完整性和准确性，实现“题名拟写的标准化”，避免了制作人员盲目工作。

二、创新计算机辅助拟写“题名”方法

由于现有民国档案目录制作的规范和方法，主要基于手工档案管理的条件下形成的传统思维和方法。在现实工作中，由于著录人员文化层次、语言表达能力参差不齐，很难将信息采集齐全，并在短时间内顺利拟写出规范的民国档案文件题名，确实是一个比较棘手的问题。为了帮助制作人员能够快速提高工作效率，课题首次提出了采用计算机技术手段辅助制作题名的方法。由于民国档案目录题名结构及构成元素都属于目录著录项目内容，因而可以使用计算机辅助方法制作“题名”，实现题名拟制与目录著录同步，有效提高制作效率的完整性、准确性。基于题名的各个构成元素，即：责任者+关于+事由（按时间→地名→机构、职衔、姓名→事件主题或事项名称，排序组成）+的+文种，都是基础目录的著录项目，在制作目录时，已经分别进行采集和著录，所以使用计算机的自动化性能，将已有的各个项目自动组合是完全可以的，著录人员只需对照检查这个自动组合的“参考题名”，对其中表达不够通畅的语言进行局部修改，甚至不用修改，就能形成符合规范结构、内容完整准确、语言表达流畅的“题名”，在计算机辅助著录条件下，不需要著录人员凭记忆采集信息，在组织题名语句上所花费的精力和时间也将大大缩短，极大地提高了题名拟写质量和效率。

三、总结一套著录信息的高效采集方法

制作民国档案文件级目录面临的另一个困难就是要快速、准确地读懂档案中的内容，同时采集到所需要著录的信息。由于传统的惯性思维，在制作目录时要对档案反复翻阅寻找著录信息，导致效率较低。本课题根据“模块化”构建民国档案文件级目录的基本观点，通过大量的实践积累，我们发现，所需要的著录项目及信息在档案材料中的位置还是有一定规律可循的，通过经验总结，分析出民国文件材料的形式和内容的一般规律，并结合计算机技术，提出了“文件解构法”，找到了快速查找、提取各个著录项目信息的有效办法。

由于民国档案内容繁杂、文体及书写方式各异、规范性较差，但仍有一定规律可循。本课题经过反复验证，运用“文件解构法”对目录制作所需的著录信息进行有效快速采集，打破了传统的民国目录制作人员按部就班的做法，提高了有效速度和准确率。

民国档案文件级著录，基础目录著录至关重要。从形式上一般由“文头”、“正文”、“致达语”、“落款”、“事由”等部分组成，而民国档案材料中的基础利用类著录项目“责任者”、“受文者”、“文件日期”、“文种”、“事由”等构成元素信息，是民国档案文件级目录制作中难度比较大的部分，通过采用“文件解构法”查找信息，可以在不同的民国公文的相应位置快速找到，并且按照民国档案基础目录体系结构，进行有效采集著录，在确保目录信息内容完整准确的基础上，大大降低了信息查找和著录难度。

课题还针对基础利用类著录项目信息采集中的不同著录项目：文种著录项目信息采集方法（下行文文种、上行文文种、平行文文种、电报等），责任者（发文者）、受文者著录项目信息采集方法、文件日期著录项目信息采集方法、题名中的“事由”构成元素信息采集的一般方法等进行分析和归纳，并对十余种常见的民国公文材料，分别采用“文件解构法”运用图文并茂的形式，对着重需要采集的位置进行圈画、标示，起到了示范效果，直观感受更强，通俗易懂。

四、形成目录质量验收的方法

目录质量验收是检验目录制作成果是否达到规范、标准、是否能够准确反映档案内容的重要环节，本课题根据近几年的工作经验，总结出一套质量控制验收方法。对引进外包公司制作民国档案目录情况，由档案馆工作人员或者专门引进的质量监理公司对外包公司制作的民国档案文件级目录质量进行检查和验收。

检验外包公司所制作的民国档案文件级目录质量我们采用的方法是：

①检查验收的比例为100%。

②检查内容分别从五个方面进行：一是检查文件起止页是否划分准确；二是检查各著录项目是否完整；三是检查各著录项目特别是题名格式是否规范；四是检查用语是否规范，主要是检查是否符合现代公文用语以及标点符号在使用上是否规范；五是检查各项内容是否表述准确。

③检查方法采用文档校对方法：

首先，由目录制作公司将制作完成的目录打印，每50卷左右为一批提交验收，验收人员配合档案原件逐条对照纸质目录进行检查。对于一般错误，如个别文字错误或语言不规范的情况，在纸质目录上直接进行修改；对于有严重错误，如内容表述不准确、不清晰的，在纸质目录上标明，并按批次返回目录制作公司修改。上一步操作完成后，接下来将修改过的条目再次打印成纸质目录，提交验收人员进行二次检查。检查人员对照上一次纸质目录进行检查，确认全部修改后，该批档案方可通过质量验收。

④每批目录验收时应填写质量验收登记册，写明验收批次、验收档案范围等信息。

⑤每个全宗目录通过验收后，应办理质量验收报告。

为确保目录质量，本课题按照以上质量管控的要求、方法和步骤，提出质量控制措施按照“后一环节监督前一环节”的原则，主要从四个方面采取控制：

一是直观项目著录环节监督著录单元划分所达到的质量标准；二是分析项目著录环节监督直观项目著录质量所达要求；三是总质检对目录制作质量进行全面监督；四是数据管理岗位的质量监督。从而达到流程管控和质量控制双重有效措施。

五、探索目录“流水线”制作的方法

高效率、高质量开展民国档案文件级目录制作的决定性因素在于人员的配备和组织。探索“流水线”目录制作的方法，将可以为目录制作外包提供借鉴。

依据目录的“模块化”构成及各著录项目相互之间的关系，针对外包公司人员的不同情况，按流程合理组合和分配适合的工作任务，各司其职，相互配合，充分发挥每一个人的能力，可以高效完成目录著录工作。

具体方法是对目录著录工作中的信息来源和采集方式分类，同一类著录项目组合为一个著录模块。并且将著录工作分为七个模块：档案管控类、著录单元划分类、直观信息类、分析采集类、自动收集类、控制使用类、著录工作辅助类。同时外包人员按岗位需要分为项目主管，档案、数据、任务管理岗位，著录单元划分岗，著录单元信息录入岗，直观项目录入岗，分析信息录入岗，质检岗。各岗位人员根据工作量按一定比例配备，使每个人能充分运用自己的特长，在不同的岗位上发挥最大效能，提高规模产出效率。

使用“模块化”“流程化”方法开展目录制作，在一定的技术条件下，能按“流水线”方式将团队进行分工，相互配合进行信息采集，实现“模块化”目录制作机制，改变以往效率低下的传统模式，充分依靠团队的力量解决人员素质不平衡和人才短缺问题，并使每一个员工在适合的工作环节中发挥最大效能，从而提高员工的工作积极性。

开展规模较大的外包民国档案文件级目录制作及配合使用计算机辅助著录软件，其目录制作“流水线”的关键岗位是“著录单元划分”“分析项目著录人员”“总质检”等三个岗位，必须配备熟悉民国档案，具有相当工作经验的人员，这是采用“流程化”“模块化”工作方法的前提，并且还要经常性地开展民国档案目录制作人员培训，不断提高业务能力，才能顺利开展目录制作工作，无论对新入职员工还是有一定基础的员工，都应开展经常性培训。培训方法要以“一对一”培训为主要方法，力求受训人准确把握要求，迅速掌握技巧。

通过培训和实际工作的训练，使员工具备完成岗位任务的能力，成为较为全面的民国档案目录制作人员，并以此为基础，逐步带领团队，在保证质量、效率的情况下，不断提高目录产出数量。

“民国档案文件级目录制作方法研究”项目获2018年国家档案局优秀科技成果二等奖。