人事档案在医院人力资源管理中的作用

赵静

[摘 要]随着国家深化医药卫生体制改革，出台了公立医院取消事业编制，医生多地点执业和参加社会养老保险等政策，使医疗人才的竞争日趋激烈。医院发展重在实施人才战略，人事档案是人才战略的重要载体。因此规范管理人事档案，成为了促进和保障医院人力资源工作的顺利和有序开展的必要条件。

[关键词]人事档案;人力资源管理;作用

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A

在现代医院的管理中，医院人事档案是人事部门根据相关规定，以材料形成时间为主要线索而收集、整理和装订的个人材料集，是人力资源管理工作的重要组成部分。人事档案的主要内容涵盖了个人履历、自传、政治思想、业务水平、工作表现、专业技术职称情况和工资待遇水平等等，真实地反映了职工全貌，是医院进行人力资源管理的主要依据，有利于推动医院人事制度的改革，完善医疗体系建设，让职工各尽其用，各司其职。

1 人事档案管理和人力资源管理的关系

在完善医疗机构管理能力和服务水平方面，人事档案和人力资源管理均起到了积极的促进作用。人力资源管理，是指通过科学的管理方法对人力进行培训和教育，并同时对人力进行组织、调动和科学配置，从而保证管理范围内的人力能够处在最佳的协调状态。通过对人的观念、心理和行为的控制和引导，正确发挥人的主观能动性，达到真正的人尽其才。由于人力资源管理的核心在很大程度上是“人”，而人事档案又是对“人”的德、能、勤、绩、廉的综合反映，具有客观、动态和保密等特点，因此成为了人力资源管理中客观、全面和及时地了解和考察人才、可持续培养人才提供重要依据。

2 人事档案管理在人力资源管理中的作用

2.1 人事档案管理有效提高医院工作效率

随着我国医疗机构的规模和数量不断增长，医疗技术人才成为每家医院的重点关注对象，这就要求医院对每位员工的真实情况与业务能力进行全面准确的了解，通过审查员工的人事档案，医院人力资源管理部门可详细地了解到员工的学历、工作经验、业务水平等情况，在岗位出现空缺时，人力资源管理部门就能基于岗位的需要为医院选择最适合的员工，让每位员工发挥出最大价值。近年来大部分医院均加强了医疗技术骨干的重视程度和培养力度，相比于其他选拔和培养方式，人事档案所反映出的信息更为真实可靠。

2.2 有利于促进医院人力资源配置科学化发展，提高医院的综合竞争力

随着民营资本和国外资本的涉入，目前国内医疗环境得到了显著改善，但同时也引发了激烈的竞争，医院要在这种环境下谋求發展，就必须要发挥职工的最大能力，实现人力资源配置的科学配置。例如将特色科室、专业人才、先进的技术设备进行优化组合，提高医院整体医疗实力。通过查阅档案可熟知每位职工的工作经历和专业特长，此外，受外部环境和主观能动性的影响，职工的工作水平会出现一定的变化，如工作能力和专业技能水平的提升，这些变化均可通过人事档案体现出来，因此要推动医院人力资源配置朝科学化发展，提高医院的综合竞争力，做好人事档案的管理是首要前提。 人事档案管理的有效执行，可以在最大程度上发挥对于人力资源的效力和配置方面的价值。而这个价值主要表现在两个方面：第一个方面，人事档案管理可以对职工的个人经历、能力特长、教育状况和综合表现进行全面的记录，客观真实地记载职工成长的历史。医院还能以此为依据进行人才的发掘和使用，从而避免出现人才的埋没、浪费和压制状况的发生。另一个方面，完善人事档案可以在最大限度上了解职工的信息，从而有效促进对职工实行科学化的管理。医院可以根据不同类型的人才结合岗位特征，在医院内部进行合理的调动，从而将最合适的岗位留给最合适的人，达到人力资源的最优配置。

2.3 有利于制定员工长远培训计划

医院每年都会针对员工开展各类培训和讲座，旨在提升员工的综合素质和专业水平，为员工的职业生涯规划打好基础，从而提高医院的整体实力，但员工的学历、素质和专业水平存在差异性，在开展培训前若无法准确了解员工的知识接收能力和培训需求，则无法提高培训质量，造成培训资源的浪费。而通过人事档案可提高培训工作的针对性，人力资源管理部门在开展培训时可先查阅人事档案，根据员工实际需求、学历水平、职业生涯规划等信息开展针对性的业务培训，切实提高员工综合素质，为员工自身和医院的长远发展做好铺垫。

2.4 优化薪资结构，激发员工的积极性

我国医疗机构员工薪资分配改革始于2006年，各医院在国家出台的相关规定基础上结合本单位的实际运营情况对员工薪资结构进行重新调整，在新的薪资制度中，员工的职称、学历、工龄均被作为收入评定的主要影响因素，而这些信息的真实性均要通过人事档案反映出来，医院领导在认真比对审核这些材料和信息后才能核定每位员工的合理薪资。此外，在工作过程中，还可根据员工的专业水平、职称评定、贡献度等信息实现薪资分配的结构改革，从而充分激发员工的工作积极性和归属感，医院也能留住人才，获得长远发展。

2.5 为医院员工职称评定提供依据

按照工作性质的不同可将医院员工体系分为医生、护理人员、医技人员、药剂人员、行政人员和后勤人员，各种工作岗位员工在评定职称时存在较大的差别，医院人事部门在组织员工进行职称考试或对职称进行评定时，必须要根据员工不同的工作性质、工作能力、工作职责等实际情况进行评定和聘任。在人事档案中，员工的学历、专业和职称可为职称晋升及评定工作提供有力的依据，避免出现有能力的员工未评上，能力与职称不相符的员工顺利通过的现象。

3 提高医院人事档案管理水平的建议

3.1 提高人事档案管理人员的工作能力

医院人事档案管理工作是一项非常烦琐，且极具耐心的工作，管理人员在收集、整理、更新档案的过程中要做到不丢失、不遗漏，将医院员工的各种履历材料一一整理归档，例如职工履历表、干部履历表、工作鉴定、学习鉴定、年度考核表、毕业成绩表、职称评定审批表、已发表论文和科研成果材料、政治历史审查资料、体检表、工会会员登记表以及有价值的学习总结体会等等。管理人员不仅要有高度的责任心，还需具备高尚的思想道德素质，确保管理档案时真正为他人考虑。此外，医院还需开展人事档案管理人员的培训，提高管理人员的电脑使用技术，使其具备使用计算机整理档案的能力，同时需完善相关的法律法规和职业道德培训，通过提高档案管理人员的工作能力，带动人力资源管理工作的发展。

3.2 确保人事档案材料真实完整准确

人事档案作为人力资源管理工作的重要参考和依据，必须确保档案的准确、客观与完整、个人信息的保护不受侵犯，这也是人事档案发挥其自身价值的最根本条件。倘若人事档案无法做到完整和准确，那么就会失去其价值和全部意义。所以在人事档案管理的过程中，管理人员必须在原有基础上定期清查人员信息，并且做到实时地、不断地扩大存档范围，对个人信息进行分类保存。

3.3 建立人事档案管理制度规范

在人事档案管理的新标准和新要求下，对于无法满足新形势和新特征的人事档案管理制度必须进行及时和有效的改革。人事档案管理必须建成一套符合当地和当前人力资源发展趋势的人事管理制度，以确保人事档案的管理工作可以实现科学化和规范化。这种制度的变革可以是全面的改革，也可以是针对具体情况进行部分的修改。但是无论怎样更改，都要通过严格的规章制度确保人事檔案在收集和保存过程中的及时、客观与完整性，同时也保证材料的真实性，做到披沙拣金。

3.4 加强人事档案管理的时效性

在传统的人事档案管理工作中忽略了人事档案的动态规律，无法全面准确及时地反映职工的真实现状，这就要求人事档案管理人员需积极主动地收集和整理材料，如医德医风、学术成果、新技术掌握情况、疑难杂症研究进展、手术成功率等等，从而为医院各类人才的选拔、录用、考核培训等工作提供真实可靠的用人依据，形成公平竞争、公正选拔的良好环境，强化医院凝聚力。

4 结语

人事档案对医院人力资源管理有重要作用，是提高医院综合水平与竞争力的首要条件，医院在进行人力资源管理时， 应充分认识人事档案管理的重要作用，并采取有效措施提高人事档案管理工作水平，使人事档案管理逐步走向科学化、高效化、标准化，为人力资源的开发利用奠定坚实的基础，为医院健康长远发展提供人力资源保障。

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