企业劳动合同管理的失范问题及其完善建议

摘 要 企业劳动合同管理失范在一些企业尤其是规模较小、有失正规的民营企业里较为常见，轻则欠缺合理，重则违反法律，既容易诱发纠纷继而冲击企业正常的运营秩序，又不利于激发员工辛勤劳动的积极性，随之影响了企业的长远发展。有鉴于此，企业应该加强对合同内容进行合法性审查，并清理“吃空餉”的乱象，而且根据员工的入职、换岗和离职情况，及时更新人力资源的管理信息，促使企业劳动合同管理日益规范、用人制度日益合理，从而为企业的长远发展奠定一个坚实的人力资源基础。

关键词 劳动合同 管理 企业员工 企业高管 规范化

作者简介：申羽凡，国家电网延安分公司法律工作人员，研究方向：企业劳资法律问题。

中图分类号：D922.5 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.07.082

合同管理“是指以实现合同价值为目的，以合同为管理对象，依照法律法规，对合同在准备、谈判、签订、生效、履行、变更、转让与解除等整个过程中的管理行为。那么，劳动合同管理的失范就是指在劳动合同管理的过程之中发生的一些管理混乱甚至违反法律规定的问题，该问题若不解决，企业良好的用人制度必然难以建立起来，继而会影响企业的运营和发展。随着经济社会的迅猛发展，人员的流动性日益频繁，不熟识的人之间发生经济往来的频率随之增加，而为了保障自己的利益能够得以维护，同时预防对方将来懈怠甚至拒绝履行所承担的义务，因此签署合同成为一种很常见的现象，在企业之中更是如此。

一、劳动合同的规范化管理极其重要

改革开放以来，我国经济与社会发展较快，市场化改革有序推进，越来越多的人从土地上解放出来，进入企业成为员工，签署合同成为企业与员工的劳动关系存续期间尤其是员工进入企业之初常见的一种民事行为。有此合同，对于双方都是有利的。

（一）便于企业和员工维护各自的合法权益

“合同管理是市场经济条件下现代企业管理的一个核心内容”，对于企业而言，可以按照约定——只要这种约定不违反法律的强制性规定——对员工进行管理，使之更有序的参与劳动，继而提高人力管理的水平和企业的劳动生产率与经济效益。对于员工而言，自己作为较为弱势的一方，有了“白纸黑字”的合同作为凭据，可以敦促企业认真对待员工的合法权益，按照法律规定和合同约定履行自己的义务，这对于其合法权益之维护，自然是有利的。

（二）敦促用人单位和员工勿做违反合同约定之事

由于合同约定了各自的义务，这无论是对于企业还是员工，都有利于降低双方由于贪图合同约定之外的不合理甚至违法的利益而做出有损对方利益之事的可能性，这势必是一种敦促对方认真履行义务的压力，这对于将对方塑造成言而有信的良善之人，以及将企业起一个人人都讲诚信的守信单位，定然是大有裨益。那么，这种影响对于己方当然也是适用的。所以，企业和员工之间签署合同，对自己权益之维护当然是有利的，尽管对自己的权利之行使必然会造成一种制约，但这种制约又绝对是必要的，因为这种制约限制了自己追求约定之外的、不合理甚至是不合法的利益的可能性，以免自己由于一时贪念而走上违反合同甚至违法的歧途。因此，从本质上讲，必要的限制是对权利与自由的保障。

（三）便于企业及时掌握当前的用人现状

规范、合理、有效的劳动合同管理制度，有利于企业尤其是企业高管及时掌握企业的用人信息，以此为基础，继而掌握企业的用人现状——是否需要招人，是否需要裁人，是否将某些存在严重违反合同约定的员工给予解约，是否对当前的某些员工进行调岗，凡此种种问题，都可以借助掌握当前的用人现状而得知，继而为制定合理的用人制度提供参考。

（四）有利于减少表现代理，继而提高交易安全

我国历来是一个讲承诺、轻合同（契约）的社会，特别是在熟人社会的农村地区，但严格来说，也并非总是如此，在一些事关重要权利义务的领域，还是讲求签署“白纸黑字”的契约，例如买房置地。所以，时代发展到今天，人员流动日益增强，陌生人之间发生经济往来越来越频繁，或是对对方的人品信不过，或是为了给自己权益之保障寻找一个非常可靠的凭证，签署合同随之成为一种平常现象，这既有利于企业加强对员工的日常管理，也有利于企业和员工双方按照约定维护自身的权益。但在当前，在一些企业特别是规模较小的民营企业之中，劳动合同的管理还是存在一些需要改进的问题。

二、企业劳动合同管理常见的问题之阐述

一般情况之下，企业与员工是会签署劳动合同的，但时常是一签了事，企业对于劳动合同也经常疏于管理，随之导致劳动合同的管理会出现一系列的问题，具体来说，表现有四点：

（一）合同缺乏合法性审查，有意或无意的存在违法内容

规模较小的企业特别是规模较小的民营企业，管理层的法律意识时常淡薄，也没有雄厚的资金聘请法律顾问，基本上是在发生重大纠纷之后才想着请律师，但对于企业平时的经营活动、员工管理，不会时刻以法律规范来衡量每一个重大的行为是否合法，包括对合同内容进行合法性审查。合同在签署之时，一般都是企业——一般是人力资源管理部门——都已经打印好的、内容固定的格式合同，员工若想求职，只有签或不签两种选择而已。这种格式合同，签署简便，但若是企业在事前不对其进行合法性审查，可能会存在着群体性侵害员工合法权益的情节。而且，格式合同考虑的只是一般性的、共同性的条款，对于一些个体性的或与性别有关的特殊问题，是否需要补签附加合同？另外，格式合同在制定之初，是符合当时的法律规范或者员工待遇情势的，但当时合法且合理的规定随着时代的发展却未必依然如此，因此需要不定期的对格式合同的内容进行合法性审查，一言以蔽之，“法律审核是合同审核的关键环节”。

（二）人事已经变动，但合同管理和对外联系却并未与之同步

无论是因为员工还是企业，或者两者兼有之的原因，员工职务发生变动甚至离职是一种常见的现象，一旦如此，就得对原来载明其与企业权利义务的合同进行修改，甚至是签署新的合同。倘若员工离职，在办完最后一道手续之后，其与企业签署的合同就得迅速予以终止。倘若离职的员工是企业高管特别是身处外宣、采购等部门，企业还应向与之经常发生业务联系的其他单位去函，随之声明该员工的所有行为已不再代表企业，以免出现表见代理的尴尬情形，从而给企业和别的单位带来一些不必要的麻烦甚至利益受损。

（三）企业出现“吃空饷”的现象，助长不正之风

相对来说，“吃空饷”这种为人所不齿的现象，一般情况下在国有企事业单位多一点，而民营企业的产权更加清晰，责任也更加明确，企业主为了降低成本、提高效益，对于这种现象更加不能容忍，但实际上，如果企业家是只认人情、不认公平的人，也難以完全杜绝“吃空饷”这种现象。然而，“吃空饷”无论是发生在国有企业还是民营企业，都会对企业的人力资源管理的公平、公正产生冲击，损害了按劳分配的基本精神。同时，也会对企业高管的声誉造成损害，致使其所作出的决定的执行力受到削弱，根本上冲击了企业在令行禁止方面的反应能力。概言之，“吃空饷”这种行为对于企业的运营与发展，绝对是有百害而无一利的。

（四）扣押员工重要证件的行为屡见不鲜

有的员工很不负责，说离职就离职，给部门主管提前知会一声的意识都没有，一旦其突然离职，而单位又在短时间之内招不来新的员工予以顶替，这为企业某一部门的正常运行带来了不便，所以有的企业在员工入职之时，就利用其在劳动关系之中的优势地位强行扣押员工的重要证件，例如学位证、毕业证、身份证等，借此使企业的工作秩序在一定时间之内得以稳固，不至于有些职务频繁换人从而影响了工作效率。但是，从合法性与合理性的角度来看，这种做法明显是错误的。诸如学位证、毕业证都是员工的私产，企业根本就没有权利以保管为名行扣押之实，这也为有的企业盗用员工证件用于办理某些员工并不知道甚至违法的业务埋下了祸根，情形严重之时员工甚至还要承担无辜的责任，这严重侵害了员工的合法权益。

三、企业劳动合同管理规范化的一些建议

“合同管理的规范化操作以及对其法律风险的识别与控制是我国企业适应市 场化需求以及自身制度建立与完善的基本前提”，倘若企业劳动合同管理失范，重则可能会涉嫌违法甚至犯罪，轻则可能会削弱员工辛勤劳动的积极性，无论是哪一种后果，不利于企业的运营与发展则是无疑的。根据企业劳动合同管理常见的失范问题，笔者认为应该从以下四个方面着力应对：

（一）建立对劳动合同进行合法性审查的机制

有的企业为了简便起见，制定了格式合同，员工在求职之时唯有“签”与“不签”两种选择。求职者若是同意签署，也并无不可，但前提是定期或不定期的请法律顾问对合同内容的合法性进行审查，若有此问题，应建议企业高管从速纠正。同时，为了使格式合同适应几乎所有员工的实际情况，那就要增强合同内容的普适性，因此格式合同内容涉及的面不宜太广，应该涉及的是几乎所有员工都关心的问题，而将一些具有特殊性或因人而异的问题留给附加合同来规定，这样既增加了格式合同的普适性，不用因为普适性太弱而需要照顾到某个员工的具体问题而对其进行频繁的修改，这有利于维护格式合同的内容的稳定性，同时又通过签署附加合同而解决了某些因人而异的用工待遇问题。

（二）企业应及时汇总员工的入职、换岗和离职等信息

是否及时汇总员工的入职、换岗和离职等信息，反映了企业对人力资源管理是否重视。对这些信息及时归类、整理和留存，可以掌握企业最新的用人信息，是否招到了想要的员工，是否将招来的员工配备到了最大发挥其才学的岗位上，是否裁汰了屡经劝说但仍积习不改的员工，凡此种种目的，到底实现了没有，企业高管除了深入一线去探查，还可以通过最新的人力资源管理信息进行得知。当然，员工的入职、换岗和离职等岗位变动，除了要依据企业与员工签署的合同以及企业公布的用人制度之外，还应不违反《劳动法》、《劳动合同法》等法律的强制性和基准性规定。

一个负责任、有眼光的企业高管尤其是企业主，应该重视员工的劳动积极性的激发，而要做到这一点，首要的就是用人待遇要公平、公正，而“吃空饷”实质上就是不劳而获，迟到早退、长期旷工实质上就是少劳多得，虽然损失最终都是企业主的，但这种不公平的现象将会极大的损伤辛勤员工劳动的积极性，对于企业良好的劳动秩序以及长远发展极为不利。一个企业，若连员工辛勤劳动的积极性都调动不起来，一定是用工待遇或人力资源管理出了问题，又谈何谋长远和做强做大？

（三）采用合法的方式应对员工的突然离职

员工的突然离职，确实会对企业的劳动秩序的稳定造成冲击，这是毋庸置疑的，但企业通过扣押员工的毕业证、学位证、身份证等重要证件也有违常理，这些证件一旦丢失，都是极其难以补办的，而且这也为某些企业高管盗用员工的证件从事一些非法勾当提供了可能。所以，为了防止员工的突然离职而对企业造成损失，可以采取四种措施：一是通过入职教育，使员工认识到自己一旦无故突然离职，确实会给企业造成相应的损失，使员工认识到自己鲁莽行为是很严重的。二是在员工入职之时，在所签订的合同之中可以就此进行约定，载明企业有权对于员工的突然离职采取追偿措施。三是可以通过约定扣押员工一个月的薪水作为抵押，从而对员工做出突然离职进行约束，但在员工离职之时如果不存在无辜突然离职的情形，所扣押的薪水则应如数退还。四是即便事前没有约定，待到员工由于突然离职而对企业造成损失之时，企业也可以要求员工予以补偿，但这种行为最容易产生纠纷，无论是对于员工还是企业都会造成损失，因此稳妥之计就是事前在合同之中提前约定，或者扣押员工一定数额的薪水继而对员工做出突然离职之举进行限制。当然，无论是事前约定，还是暂扣薪水，都应该对员工说明理由。

四、结语

“就目前来看，合同管理是企业经营发展中最关心的问题之一”，而劳动合同管理规范化与否，就足以说明企业是否建立起了一个有章可循的用人制度，也可以看出一个企业是否有发展的潜力和前景，若是劳动合同管理失范，就说明企业高管根本就没有意识到加强人才资源管理的重要性，随之根本就不重视激发员工辛勤劳动的积极性。对于劳动合同管理所出现的一些失范问题，诸如缺少合法性审查，人事信息变动不及时汇总，“吃空饷”现象屡禁不止以及扣押员工的重要证件，都应该着重加以研究和解决，使劳动合同管理成为企业高管尤其是企业主掌握员工动态、生产秩序和企业运营现状的一个抓手。在不违反法律的前提之下，合同载明之内容及其签署都应该规范化，体现公平、公正，为激发员工辛勤劳动塑造一个良好的工作环境，继而为企业发展提供源源不断的人力资源，是一个企业获得发展的必备条件之一，所以理应引起重视。

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