浅谈房地产开发企业工程档案管理

冯璐

【摘 要】近年来，大型房地产开发企业飞速发展，开发的项目逐渐增多，房地产开发企业工程档案的有效管理也显得愈发重要。文章从理论和实际出发，分析了房地产开发企业工程档案的范围和特点，重点论述了工程档案的收集整理要求，指出在日常借阅工作中需要注意的问题，并对项目施工方的档案管理工作提出了要求。

【关键词】档案管理；房地产；工程档案

【中图分类号】F293.33 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2018）05-0230-02

档案管理是一个公司生产经营管理的基础工作之一，是维护公司经济利益、合法权益和还原历史面貌的一项重要工作。在房地产开发企业档案中，工程档案占有很大的比重，是房地产开发企业档案管理的主要内容之一，工程档案实质上反映了在建工程的真实状况。项目工程档案管理的好坏直接影响工程管理质量，影响房地产开发企业整体的经济效益。笔者依据自身工作经验，试对房地产开发企业的工程档案管理做出分析，以期进一步加强房地产工程档案的管理工作，从而提高档案管理整体水平，促进房地产开发活动的健康长期有序发展。

1 房地产开发企业工程档案归档范围

根据由住房和城乡建设部发布，2015年5月1日起实施的《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014），并结合实际工作需要，本文将房地产企业工程类档案的归档范围分为准备资料、施工文件、竣工备案文件、合同资料及声像电子文档资料等。

（1）准备资料。即项目决策立项阶段的文件。包括项目的用地、规划、施工许可证类文件，初步设计图、文本等文件，勘察、环评、施工图审查报告等，招标相关文件等资料。

在房地产项目运营管理过程中，其利润贡献和运营风险从项目前端到后端呈现出的是递减特性。因此，对于房地产开发企业而言，规划设计及施工阶段是房地产企业项目开发运营过程中最为核心和关键的阶段，也是集中评审和审批关键节点最为集中的阶段，是需要各职能业务部门的通力配合方能有序推进的。

（2）施工文件。即中标单位（项目施工方）在施工过程中形成的一系列资料文件档案。这部分资料需要施工承包单位待工程结束时，按照单体组卷，移交房地产开发企业存档。这就需要房地产开发企业监督施工单位将各类档案按时、有序提交成卷档案。

主要的文件有以下4类：一是土建、安装质量控制资料；二是土建工程竣工文字材料；三是给排水、电气、消防、通风、空调、电梯、装饰等工程文字材料；四是竣工图，分为综合管线图和各专业竣工图。

施工文件对一个项目的开发工作起着主导作用，直接对项目的开发质量、过程安全管控、工程进度与过程管理行为控制进行管理。

（3）竣工备案文件。竣工备案文件指工程完工后进行的验收考核各项工作产生的档案文件，作为备案依据。

就房地产开发企业而言，竣工验收备案是企业业绩指标之一，是决定该项目是否可以进行利润结转的重要前提条件，是联系项目施工建设阶段和交房入伙阶段的一个重要的桥梁性工作。因此这一阶段所形成的竣工备案文件也十分重要。

（4）合同资料。包含设计、标底编制、放样及竣工测量、勘察、主体施工、监理、桩基、管道等合同。房地产开发企业的合同种类繁多，关乎该项目的成本、进度、收益，同时还是法律保障。因此，加强房地产企业的合同管理可以保证企业的正常运行，促进企业的健康良好发展。

（5）聲像电子文档资料。主要是指项目建设过程中形成的设计光盘和照片等。这部分档案主要运用在在房地产开发企业（甲方）对施工单位（乙方）进行项目竣工验收时，做到有据可查，避免造成互相推诿责任的情况发生。

2 房地产开发企业工程档案的特点

（1）成套性。房地产开发企业的工程档案反映了一个单位建设工程的活动成果，这些成果包含设计部门的设计成果、施工单位的建筑成果、建设单位的开发成果等。一套完整的工程档案应包括建筑、结构、水、强弱电、设备、外墙、装饰等一系列专业文件，各部分相互联系密切，不可分割。

（2）动态性。设计图纸文件是可做修改的，这是工程档案的一大特征。施工图审查合格后不一定完全按照此图施工，可能由于现场施工的实际情况、施工环境、施工条件和自然条件等因素的影响不得不进行一些设计上的修改、补充。这就要求档案管理人员对这一部分档案进行收集、更新，要保持信息畅通，文件及时归档。

（3）阶段性。一般房地产工程开发要经过前期准备、产品设计、施工监理和竣工验收等4个阶段。每一个阶段都是相对独立的，并且只有前一个阶段的工程经过相关部门审核验收合格之后方可进行下一个阶段的工作。房地产开发企业只有做好前期的项目定位，并在可行性研究报告经审核通过后，才可以与设计单位拟定项目产品初步与扩充设计方案；设计方案通过后才能进行施工图的设计；只有施工图审查合格并拿到施工许可证方可进行施工。由此可见，房地产工程类档案是严格按照阶段进行的，每个阶段既密不可分，又有相对的独立性，它们相互组成了一个有机联系的整体。

（4）真实性。工程档案是随着该项目工程的建设同步产生的，是报批、施工和竣工过程的最原始性记录。通过工程档案可以全面考核该项工程的建设工作是否符合规范要求，同时也是竣工验收的重要依据。因此一定要保证其真实可信。

3 房地产开发企业工程档案整理立卷的要求

3.1 基本要求

（1）按步骤分类立卷。根据房地产企业工程类档案整理的特性，档案管理人员应当在日常整理工程档案的过程中将其前期准备资料、施工过程文件和竣工备案文件分开档案立卷整理，在每一卷的封面上标明项目、期数、批次、楼栋号及施工单位名称。这样既方便了工程结束时的审计，又有利于公司日常的资料查找。

（2）分先后有序装订。工程档案的归档文件按“件”装订整理，要严格按照国家档案局档案馆（室）业务指导司《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）进行整理，以“件”为保管单位。装订时，要注意前后顺序：正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。工程档案还涉及图纸的存档，所存图纸应当存放于专门的底图柜，并按照专业排列，相同专业的图纸按照图号顺序进行排列，包含文字材料的图纸，按文字材料在前、图纸在后的顺序进行存放。

（3）巧编码多套保管。由于工程档案的重要性，工程档案一般不少于两套，对所有档案编码保存，待项目结束审计后由该项目公司将两套完整的工程档案分别移交至城建档案馆和公司总部档案室存档保管。

（4）编制目录便于查调。在日常的档案管理工作中，档案工作者要编制好每个项目的档案总目录和卷内目录，分项目整理，并在档案柜用标签记录项目名称及所存案卷序号。这样在查询时，就可以先查询总目录的案卷，然后找出相对应的卷内目录，迅速找到所需文件的存放处，对照目录，及时调出相应文件。

3.2 質量要求

按照《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328—2014）的要求，归档的工程文件必须是原件，档案工作人员仍需对移交档案注意以下几方面：竣工图纸上没有盖竣工图章的，没有负责人签字的，在施工过程中出现方案变更的等一些问题一定不可以归档，要立即通知相关单位或部门采取相应的补救措施，保证工程资料的完整性、合法性。

3.3 归档时间要求

归档要尽量提前。档案工作人员应当从项目立项开始直到竣工备案完成，要求各部门各项目在该工程进行的每个阶段形成的工程资料必须及时上交到房地产开发企业；同时，也便于档案工作人员在收集整理过程中及时发现问题并处理解决。例如，人力条件有所限制，档案室可只接受立卷的材料。

4 房地产开发企业工程档案的日常借阅管理

工程档案对于房地产开发企业有着重要意义，对档案的借阅在所难免。为了保证原始档案的安全和完整性，应严格规范工程档案的借阅活动。一般的做法是做好借阅登记，制作内容详细的借阅单，规定严格的借阅时限。

在日常收集整理工程档案的过程中，笔者发现与本单位有合作关系的一些外包建筑施工单位经常不能及时上交档案，更严重的还有档案遗失情况出现。为了解决此类问题，较为行之有效的是经济手段。例如，房地产开发企业可以通过与外包建筑施工单位订立合同的方式，收取一部分档案押金，直到该项目工程完工后，施工单位将完整的档案移交至房地产开发企业档案部门检查合格，方可退回押金。这是保证工程档案完整、及时归档采用的一种经济手段。除了运用经济手段，开发企业的档案人员还要经常深入项目工程第一现场，检查并指导在建项目的相关资料收集整理工作，可以大大提高日后工程档案的归档效率。

5 结语

工程档案在房地产开发企业中有着重要作用，同时也是一个系统化的工作，需要多方人员参与配合，共同遵守相关的法律法规，认真贯彻执行工程档案管理的标准规范，要把握好工程档案的内容和特点，合理立卷，及时归档，规范流程，注意各环节要求，保证工程档案的真实、有效、完整，确保企业会用、善用工程档案，实现有效持续发展。

参 考 文 献

[1]黄穗宁.浅谈建筑工程档案资料的管理[J].房地产导刊，2015（7）.

[2]任春芝.房地产工程档案的特点和管理[J].黑龙江档案，2000（4）.

[3]郝建华.提高基建档案现场资料管理的建议[J].陕西档案，2017（3）.

[责任编辑：高海明]