探讨档案管理中电子档案的应用价值

李洁莹

摘 要：随着大数据、云计算的信息时代到来，电子档案的应用对提高工作效率、实现资源共享、降低保管难度都具有重要意义。而电子档案管理方式也应用到越来越多的企业、单位的日常经营和工作当中，传统的纸质档案管理方式正砸逐步转化为电子档案管理方式。本文分析了目前我国档案管理的现状、电子档案的应用价值及未来发展趋势，用来对档案的有效管理、提高档案服务质量做为资料参考。

关键词：档案管理；电子档案；价值

当代社会，档案无论是在企业、医疗部门、事业单位和高校的日常应用与管理中都起到了非常重要的作用，因此档案管理工作的重要性可以说是不言而喻的。在大数据时代，电子档案的应用不仅提高了档案管理的效率，充分挖掘了档案资源的价值，还保证了电子档案的完整性和安全性，有效的避免了纸质档案管理过程中非常容易出现的损坏、丢失等一系列问题。为推进档案信息化建设提供了重要支持。然而，由于档案管理需求的变化和管理人员信息服务能力低下，档案管理人员在档案信息化建设中难以发挥档案管理的服务属性等诸多因素。此时，积极探索电子档案管理在推进档案信息化建设中的应用价值，就成为当前档案管理中的重要工作。

一、目前我国的档案管理现状

目前，我国的档案管理系统在积极建设中，相关工作人员也在对档案管理的工作模式不断的探索。现在我国的档案管理方式在档案管理工作由于受思想意识、经济、文化等一系列因素的限制，具有一定滞后性，纸质档案暂时无法退出历史舞台。目前，我国档案管理模式是纸质档案与电子档案并存。在档案管理过程中，合理科学的分类、多样化、全方位的建立索引信息等工作都需要更好地完成电子档案的应用。此时，电子档案应用的重要性和必要性就得到了深层次的体现。

二、档案管理中电子档案的应用价值

（1）使用方便，有效提高办公效率

在传统的纸质档案管理工作过程中，工作人员主要依靠于手工操作，容易出现字迹模糊、信息收集不全、统计错误等问题，不仅耗费了大量的人力和时间，而且由于个人对分类标准的理解不同，导致整个分类管理工作的效果不尽如人意。电子档案的应用运用计算机强大的信息处理能力，使数据无论是在采集、存储、分类还是统计环节，都变得更加方便，并且无论是起草、处理、传输都更加简单易行。同时电子文件在存储光盘和磁盘信息的同时，使用计算机可以很好地解决这些问题，缩短时间，使人们能够按照数据的分类进行收集、统计和查询。在管理文件时，节省了人力，提高了准确性和检索效率。同时，电子化的应用可以有效拓宽信息来源，使用互联网可以进行大面积、全方位的搜索，并快速获取足够的信息来源，确保信息收集的多样性、丰富性和全面性。同时，电子档案的应用还可以降低信息采集带来的各种成本对档案的管理的工作具有重要意义。

（2）实现文件和文字信息等资源得到共享

传统的手工操作管理档案方式使各个企业、单位、部门之间想要实现资源共享，即使在小范围内也需要很高的成本，而大规模、全面的资源共享更是十分困难。因此大量信息出现闲置状态，很大程度上造成了文件和档案资源的浪费。电子档案管理系统利用电子应用构建一个纵横交错、内容丰富的信息集合，在此基础上合理组织各种搜索、检索和利用工具，使人们可以从多种角度、多种方式搜索信息，并通过网络实时传输各种资源，使大规模、大面积地共享资源变得轻而易举。适合于现代社会要求的快速、高知识产出和多样化的信息吸收，提高了档案管理的效率，减少了中间环节，大大提高了对档案的利用率，实现了不同历史时期信息的交换和共享，增强了业务联系。

（3）提高了档案管理的服务质量，降低保管难度

相较与纸质文件而言，电子文档载体的使用寿命比较长。纸张的耐久性取决于纤维素自身的性质，纸张在水、火、酸等条件下很容易受到损坏，在档案管理工作过程中如发生意外很容易造成不可弥补的损失。而电子文件完全不存在这些问题的困扰，并且随着科技的发展，存储和读取电子文件的设备也越来越成熟。可以根据具体的需求选择不同的载体，如光盘、U盘、移动硬盘等。这些载体都具有易存储和读取，存储时间长，稳定性强不易损坏的特点。

（4）保证档案传输过程中的安全性的及时性

在传统的纸质档案传输过程中，主要依靠人力通过邮递等方式进行传输，不但浪费时间、人力且档案安全性低，还很容易出现资料延误、丢失、破损等情况。而电子档案的应用不但能够确保文书档案的安全性，更能有效的避免档案资料在传输过程中出现延误、丢失、破损等现象，同时传输速度得到了极大提高。

（5）有效避免资源浪费，使环境问题得到改善

在现在大规模应用电子档案的管理模式下，用纸量明显减少，从而有效节约了森林资源，对改善了环境具有重要意义。此外，电子文档存储不需要建立合适的存储空间和各种储备条件，有效避免了资源浪费。在节能环保方面，同样具有重要意义。

结束语

无论是传统纸质档案管理方式还是现代电子档案管理方式，安全始终都是我们需要注意的最关键、最根本的问题。虽然电子档案的应用提供了诸多便利，但其中也存在着各种不确定因素，在安全性方面也存在一些缺陷，如因网络病毒恶意攻击导致资料信息泄露、重要文件丢失等。因此我们在使用期间需要定期检查、杀灭网络或电子载体中存在的病毒，并对重要文件做好备份措施，以保护文件中的相关信息安全。但是相信随着时间的推移，现阶段文档和文件管理信息电子应用的问题将最终得到解决。未来在的档案管理應用上，电子档案一定是大势所趋，文档和文件管理信息的电子应用将突出其不可替代的优势，使人们充分享受到电子档案应用的巨大便利。

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（作者单位：广州南方建筑设计研究院）