新时期档案数字化管理与建设的实践研究

贾姗姗

摘 要：档案数字化管理是社会进步的标志，是档案发展的必然选择。利用信息化技术，将档案信息进行整合，借助信息技术，实现档案的现代化管理。本文将针对档案数字化管理与建设的实践进行分析，阐述档案数字化管理的有效举措，为我国档案管理提供有效的建议与帮助。

关键词：档案数字化 信息技术 管理 举措

前 言

我国档案管理事业正在不断的进步与发展过程中，现代社会的发展与进步要求着档案事业必须朝向信息化、数字化方向发展。因此，要深入分析档案数字化管理与建设的有效举措，结合当前我国档案发展的实际情况，实现我国档案现代化发展的新路径。

一、档案数字化建设的主要内容

我国档案在管理过程中主要包括以下几点内容：

第一点，要实现数字化的档案管理建设，需要提供相应的设备支持，包括扫描仪、相机、声音图片采集系统等。

第二点，要对档案数据库进行完善，包括各种资源的整合，以及按照档案年份、代码、档案数据交换粘度等各种信息进行分类，并录入电脑中，为后续查询工作提供便捷的服务。

第三点，要对档案数字化管理制定相应的规范与标准。数字化档案建设属于系统的工程，要在可靠的环境下才能顺利运行，并需要制度与标准的约束，才能实现数字化档案管理的有效建设[1]。

二、档案数字化管理与建设的实践研究

（一）构建专题网站

按照档案的基本内容，将档案的有关信息录入其中，并指定管理人员为该网页的管理者与使用者。网站采用的是“互联网+网页”的管理模式，将互联网思维与传统档案管理相结合，为馆员提供管理的平台与搜索的平台。网站内将上传云端数据库，以及根据档案类型所建立的类型档案信息。网站用户的角色可分为：游客、管理人员、注册人员、终端管理人员四种，游客主要可以浏览网页中的公开信息；注册用户可浏览网页内的公开档案外，还可以在自己的空间内实施下载、上传等各种操作。管理人员可通过账号，登录到网页后台，可对档案数据、用户管理、数据统计等模块进行操作。而终端管理人员则具有所有权限以外的，注销账号权限、创建账号权限等。该网站服务架应以最先进的编程语言进行开发，并利用SQL作为数据库。

（二）集成系统的建立

档案数字化管理的建设过程中，必然要以数据库为基础，为档案的搜索、建立、分类等操作提供便利的条件，进而在集成系统内，对各类数字档案的信息进行收集，整理，分类，上传至云端系统中。以档案集成系统的管理方式，借鉴档案归档要求，将档案按照时间、使用年限等具有标志性特定的属性进行分类，且每一大类别下，应细化小类别，并自由设置二级分类。

档案集成系统的管理与构建，可利用管理员的账号开展相关活动。同时，也可以通过群众的力量，在系统内将设置相应的档案类别，让用户自行选择，并直接填写档案的有关信息。并将档案按照公开、私密两种形式加以保存，公开档案在公共平台中可以被大众审阅，而私密信息只能用户自行查看，自行编辑。

通过该程序与流程，管理人员仅需要对已有档案进行查阅，按照档案的内容再次进行审批，分类即可。将大大节省档案管理的时间，提升档案管理效率。

（三）建立后臺管理模块

档案综合管理系统中应构建综合管理模块，即管理员管理、维护平台的可视化端口。在网页中，后台功能可分为用户管理、档案管理、数据统计等众多模块，管理员只需要通过后台的权限，便能够对页面的访问等操作进行监管。当用户在建立空间，并在空间内上传有关档案的过程中，管理员可对此进行管理与审批。若其中存在违法操作，或违规操作，管理人员可对其进行驳回处理。且管理人员可直接删除违规的档案，并对存在严重违法违规的用户给予永久的冻结与暂时冻结账号的处理方式。而用户在注册、填写有关信息、上传档案时所产生的数据，都将在管理员后台模块进行统计，并根据预先设计的分类系统，将档案按照属性直接进行分类[2]。

该操作方式，大大缩短了操作时间，提升工作效率。且管理员通过可视化平台，有效掌握用户的以及档案的有关数据与信息，而利用数字化管理又能够实现档案的直接分类。减少管理人员的工作量，实现档案管理的现代化与信息化。

（四）建设交流模块

在网页中设置交流模块，注册用户以及游客可以在网页中提出相关意见与建议。并设置敏感字符，对用户的言论进行一定的限制。管理人员根据用户所提出的有关要求与意见，直接在后台进行管理与维护，并直接给出相对应的回答。建设浏览板块，将不再是单纯的档案信息化管理与建设，而是一种社交平台。用户在使用的过程中，将受到档案理念的影响，进而推进档案管理的信息化建设，增加社会曝光率，提升档案的管理力度。

同时，利用交流模块，实现信息的共享。以免档案形成信息孤岛现象，影响数字档案建设的活力。交流模块中增加档案共享区域，用户可通过该区域，实现档案的上传，分享操作，极大的推进了数字化档案信息资源的建设与管理。

结论：综上所述，本文主要分析了档案数字化管理与建设的有关问题，得出要建立档案数字化信息平台，并在平台中增加管理员管理模块，以及管理员后台可视化端口。通过对用户行为的管理，实现档案的自动分类，自动上传，而管理员仅需要对违规的操作以及存在敏感信息的行为严加看管即可。实现了高效的自动化管理方式，数字化档案建设。

参考文献：

[1] 李春刚.档案数字化建设实践的探讨[J].电子测试，2016（01）：69-70.

[2] 胡红霞，王俊程.西南地区县级综合档案馆馆藏档案数字化工作现状调查及对策分析[J].现代情报，2014，34（10）：83-87.