浅析做好物业档案管理工作“四部曲”

王钰婷

摘 要：系统规范的档案管理，是衡量一个物业企业经营业绩与管理和服务水平的重要标尺，关系到社区和谐稳定和业户日常生活的方方面面，是物业企业维护合法权益的重要保证。下面，主要从四个方面浅析如何做好物业企业档案管理工作。

关键词：物业档案 系统管理 方法举措

一、夯实基础，机制先行

无规矩不成方圆。在企业中，健全、完善的管理机制是做好各项工作的首要前提，档案管理工作更是如此。首先，要建立有效的档案管理工作机制，明确档案管理工作分管领导，层层分解责任，强化责任落实；其次，结合企业组织架构成立档案管理机构，按照管理层级和地域特点，实行分级管理、集分结合的管理模式；第三，要根据企业管理业态，制定完善的档案管理制度、工作标准和流程、应急预案。管理制度要涵盖企业档案管理、文件管理、档案保管、借阅及归还、档案移交、档案统计、档案利用、档案保密、档案库房管理等制度。工作标准和流程要包含档案整理规则、分类标准、归档范围、保管限期表、档案管理的长远工作规划等。最重要的是，制订的管理制度、工作标准和流程要符合企业运行实际，事先充分征求相关业务部门的建议，使其能贴合企业实际，接地氣、易操作和能落地。档案管理应急预案要充分考虑到各种突发状况，提前制定危机发生时企业将要采取的措施、步骤和工作安排，以最大程度的降低管理风险。第四，配备档案管理基础设施，依托当前先进的信息化手段，为做好档案管理工作提供硬件支持。

二、系统收集，精细整理

物业档案的收集是实现物业档案集中管理的重要内容和基本措施，在物业档案管理流程中占有非常重要的地位，有了物业档案的收集工作，便有了物业档案管理工作的开始。而物业档案的收集体现在物业企业经营管理的全过程中，涉及到每个环节，总体概括为两大类：即物业企业日常运作中形成的档案，包括党群、行政管理和经营管理、基建、设备、会计、人员、科研、声像、荣誉档案等；以及物业各项目管理处日常运作形成的物业管理专项档案，包括物业清册、物业维修、租赁经营、住户档案等等。在档案收集过程中，要严格按照企业的规章制度、工作标准和工作流程执行。对于科研或基建等技术档案，要认真贯彻集中、统一管理科技档案的原则，遵循科技档案的自然形成规律且要保证科技档案的完整、准确。收集档案要本着正常收集和现场收集相结合、随时收集和集中收集相结合、对内收集和对外收集相结合的原则，抓住重要环节和关键的阶段进行收集；在整理过程中，要做到精细化整理，把握“全而细”原则，“全”指全面，包括物业管理服务工作中的各个方面，不能有漏项；“细”指细致、细心，档案整理过程中的分类、立卷、编号、目录编制及说明等各个环节工作要细心，文件材料应当精炼准确，并能反映企业的业务活动，符合长期保管的质量要求。

三、过程纠编，考核督导

机制先行是基础，档案收集整理是关键，而如何保障档案管理工作规范、有效，则需要加强对档案管理工作中的质量过程控制。一是严格落实主要领导负责制，将档案工作纳入档案分管领导、具体档案业务人员的职责范围，每年签订责任书，细化责任落实；二是严格落实档案管理各项制度，强化质量监管，在档案工作各环节中加强日常管理、过程管理和监督检查，例如，档案员直接上级每月对其档案管理情况进行监督检查；企业档案管理部门不定期组织对各部门、项目管理处的档案管理情况进行抽检，每季度开展专项质量大检查等等，以发现问题及时纠编、及时处理，力求档案管理工作做到精益求精。三是加强档案工作量化或精细化考核，将档案管理工作情况层层分解，落实到每一项工作中去，档案管理指标完成情况并与各级档案管理人员的薪酬挂钩，奖罚分明，提高档案管理人员的工作责任心，保障档案管理工作及时、完善、系统、全面。四是对档案管理工作中出现的问题适时追责。通过档案管理环节中的过程控制，提高企业档案管理工作质量和工作效率。

四、安全保障，预防为先

档案保管工作是物业档案业务工作的关键性环节。档案管理安全工作，笔者认为，主要体现在档案管理完整性、安全性、保密性三个方面。无论哪个方面，都要本着“预防为主，防检结合”的原则，严把档案管理风险，从“事后把关”转移到“事先预防”上来。从管结果转变为管因素，做到防患于未然。在档案完整性方面，按照档案物件的特点，存档材料要做到有始有终，能够反映该项工作的实施过程，例如：采购类合同档案，存档资料要涉及采购事先立项请示、招投标资料、定标结果、合同评审、合同签订、合同付款等内容直至合同履行完毕；在安全性方面，一是档案库房的安全管理，严格落实防盗、防火、防虫、防鼠等“十防”要点，为档案的保管和安全创造良好的环境。二是从档案保护技术方面，定期查看档案有无发黄变脆、字迹褪色、虫霉感染、潮湿粘连等自然损毁现象，以便采取相应措施，积极防治；三是从政治安全方面出发，检查档案有无被盗、被损和泄密等情况，及时发现不安全因素，以便采取有效措施，确保档案的安全。总之，要对档案安全管理涉及到的每一项环节进行安全管控，强化档案管理人员的安全责任意识，不断改进工作细节，加强日常管理，防止意外事故的发生，确保档案安全。

当然，物业档案管理工作还要结合企业实际，不断的创新完善，持续改进管理理念、方式方法，始终要从探索自身规律入手，着眼于提高企业管理和服务水平，使物业档案管理工作向系统化、标准化、精细化迈进，助力企业快速发展！