提高本科院校院级教务管理工作质量和效率之探索

李淼

摘 要 教务管理是高校教学管理的核心和基础， 在校院二级管理制度下， 通过样本调查分析院级教务管理工作中存在的問题， 依据调查结果得出要在业务培训、信息系统、过程管理、多方参与和激励机制等方面改进才能有效提高教务管理工作的质量和效率。

关键词 教务管理质量和效率 教务管理人员素质 过程管理 培训和激励机制

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.08.012

Abstract College teaching administration is the core and foundation of college teaching management. Under current college-university two-layer management system， through sample survey， problems existing are analyzed. Based on the results， we come up with the conclusion that only improvements in such areas as relevant training， information system， process management and multi-involvement， incentive mechanism can enhance the quality and efficiency in teaching management.

Keywords teaching administration quality & efficiency； qualification of teaching administration staff； process management； training and incentive mechanism

教务管理工作贯穿了人才培养这一高等教育终极目标的全过程。学校层面的教务管理宏观统领和组织全校的教学有序进行，而学院层面的教务管理则一方面起着上传下达，沟通内外的桥梁作用，另一方面则直接面向师生落实学校的教学管理目标。无论是校级还是院级教务管理，都是保证教学工作正常进行的关键，而后者对教学质量及教学管理目标的影响更直接。因此，提高院级教务管理工作的效率和质量对于高校教学管理水平和教学质量的提升具有重要的现实意义。

1 院级教务管理工作的范围

目前笔者所在本科学校采用的是各高校普遍实行的二级管理制度， 即分管校长领导下的教务处和各院级教务办。其中，教务处负责宏观的管理，如建章立制；教务办主要负责管理：教学计划、教学例行、学籍、考务工作、教师工作量、日常教学等。

2 本文的缘起

在5年多的教务管理工作中，笔者深感其琐碎、忙碌却低效，且师生及自身满意度都不高。因此，笔者想通过对所在学院师生以及校内教务管理人员的调查，了解当前的教务管理情况，分析存在的问题，从而提出提高教务管理工作效率和质量的对策。

以此为出发点，笔者设计了问卷（附），并分发给所在学院的41名学生、30位教师和全校22名教务工作人员，回收率为100%；笔者还和学院师生、领导及校内教务管理人员进行了面对面交流。因此，这个调查样本具有一定的代表性，能一定程度上反映出笔者所在学院及高校的教务管理工作现状及存在的一些问题。

3 院级教务管理工作的现状及问题分析

根据问卷及访谈所获信息，笔者对所在单位的教务管理现状及问题进行了如下梳理和分析：

3.1 教务管理人员的业务素质有待提高

回收问卷中，80%以上的师生对教务管理的效率和质量满意度不高。而其效率和质量的高低与教务管理人员的素质密切相关，因为它对人员的政策素养、业务水平和服务意识要求较高。这要求教务管理人员要熟悉学院各专业的情况，课程结构及教学各环节的内容；还要掌握教育管理信息可供领导决策与参考，还应有处理突发事件和临时事件的能力。管理人员除了需要熟悉所有业务流程，还需要具有熟练的计算机操作技能。同时，繁琐的工作性质还要求工作者有踏实的工作作风，强烈的责任感，和为师生服务的意识。此外，工作者还应善于思考总结，对新问题、新情况能有新思路和新措施。这样在工作中才能心中有数、游刃有余，为教学提供高效和高质的服务和保障。

但现实中教务管理人员承担的大量事务性工作时间紧、责任重， 又难以看到直接的工作成果，职业认同感不高；同时，整天忙于应付各种琐碎事务，无暇也无机会提升自己。而近年来各种新的办学情况又增加了教务管理的工作难度和强度。

3.2 加强管理人员和学院师生的沟通

回收问卷中不少师生建议加强信息沟通。日常教务管理主要通过邮件和电话传递信息，但因为学院新进人员较多，他们对学院教务运行的流程等不熟悉，而学生也对一些有关学生的规定和流程不甚了解，这就需要教务管理人员在惯常的沟通方式外，增加有效沟通渠道，让学院师生及时了解校院教学管理的相关文件和规定，形成一个良性沟通互动模式，从而提高教务管理工作的效率和质量。

3.3 加强教务工作过程管理

回收问卷建议学院教务管理加强过程管控。学校教学管理目标具有相对稳定性，而教学过程却是一个随时间、条件等因素变化的动态过程。目前笔者所在高校对教学过程的宏观监控在不断加强，而院系则对教学过程缺乏系统的管控。这表现在院系教务管理工作人员在工作中多随机、随意性而缺少前瞻性，不能高效完成任务， 从而降低了院系教务管理工作的执行率。

3.4 教务管理创新性不足

教务管理创新性不足体现在教务管理人员主动改进工作的积极性不高，教务管理系统开发的模块不能充分反映实际教学管理的需求。前者是由工作本身的事务性质及培训和激励制度不完善造成，后者是由高校教学管理机制制约和各级人员的业务素质不够造成。长此以往，不仅不能为教学提供有力支撑更会让工作后续乏力。

4 提高教务管理工作质量和效率的对策

4.1 加强业务培训，提升教务管理人员综合素质

校、院教学主管部门要注重人员的各种业务培训。比如，加强校、院两级教务管理人员之间的交流，这样可以学习成功经验、反映情况给主管部门以及时调整思路和政策；对工作中的共性问题召开专题讨论，各抒己见以达成共识或解决问题；组织人员到办学类型相近的高校交流教务管理经验，取长补短以提高发现和解决问题的能力。因为教务管理人员如及时发现并解决工作中的细微问题，可防微杜渐并使整个教学运行工作更加有效。

4.2 加强教务管理系统的运用，精简优化流程

学院层面上，可采纳建议如在学院微信公众号添加教务管理的信息便于师生查阅；并将操作中的问题和优化建议反馈学校以改进教务管理系统。学校层面上，虽然教务管理系统极大地提高了工作效率，但各种新问题对教务管理系统的功能和流程优化运用提出了更高的要求，校级教务管理层应听取院级层面的反馈，利用大数据不断完善教务管理系统的各大模块和功能，从而提高教务管理工作的水平和效率。

4.3 建立过程管理和多方参与机制

過程管理机制指根据教务管理工作的要求，制定出可行的工作目标，并对实施过程加以分解细化，使每一位教务管理人员都知道应该做什么、怎么做。过程管理可以全程掌握人员的工作情况， 通过规范和指导使院级教务管理运行流畅有序从而促进教务管理工作效率和质量的提高。

多方参与机制指一个由院系负责人、教务管理人员及师生代表组成的督导组，多方共同参与到过程管理中，它是学院教学督导组扩大的督导功能。通过多方参与，师生能更好地了解学院甚至是学校的教务运行机制，教务管理文件和流程，从而形成学院上下的良好沟通和互动，最后提高教务管理的效率和质量。

4.4 建立合理的教务管理人员评价激励机制

回收问卷显示我校的教务管理人员队伍较为稳定，对工作基本满意，但普遍认为应该从培训、拓宽职业发展通道、改善待遇和增强人员配备等评价和激励机制方面改进工作。管理人员队伍的专业性除了上述的培训还需要一个科学、合理的评价激励机制促进其长久的积极性。尤其是院级教务管理需要明确岗位责任，细化目标要求和标准，定期定量考核，将考核结果与晋升、绩效挂钩，以促进教务管理人员整体素质和工作积极性的提升。

教务管理是整个高校管理工作中的一个重要环节，教务管理工作和教务管理人员正发挥着日益重要的作用。高等教育大、小环境的不断变化对以往的教务管理模式提出了挑战。因此，如何适应新形势，提高教务管理工作的质量和效率，是高校两级教务管理人员都应思考的问题。

参考文献

[1] 安静.关于提高院级教务管理工作质量和效率的探讨[J].教育管理，2009（2）.

[2] 王兰.试论高校院级教务管理工作的现状及对策分析[J].学校管理，2015（7）.

[3] 葛庆龙，李秋林.关于高校教务管理工作的几点思考[J].教育现代化，2005（4）.

[4] 银海强.院（系）级教务秘书队伍建设的几点思考[J].中国成人教育，2006（11）.

[5] 毕向宏.加强高校教务管理工作的思考[J].科技教育，2008（7）.

附

二级学院教务管理工作质量和效率调查问卷（一）

1.您的身份是：学生 （ ）；教师（ ）

2.您认为教务管理工作的重要性：

A.很重要 B.一般 C.说不清 D.不重要

3.您认为学院教务管理工作的效率（ ）

A.拖沓 B.一般 C.良好 D.高效

4.您认为学院教务管理工作的质量

A.优 B.良 C.中 D.差

5.您认为从哪些方面可以改进学院教务管理工作（ ）

A.加强管理人员业务培训 B.学院层面更重视 C.教师、学生更配合

D.拓宽上升通道 E.适当改善待遇

6. 您个人对提高教务管理工作质量和效率还有哪些建议？

本科高校二级学院教务管理人员工作状况调查问卷（二）

1、您的性别：

A.男 B.女

2、您的年龄段：

A.30以下 B. 30-40（含） C. 41-50（含） D. 50以上

3、您从事教务管理工作的年限

A.5年以下 B. 5-10年 C. 10-20年（含） D.20年以上

4、您的学历

A.大专及以下 B. 本科 C. 硕士 D.博士

5、您的职称

A.初级 B.中级 C. 副高 D. 正高

6、您对日常教务管理工作的满意度

A.不满意 B.一般 C. 基本满意 D.满意

7、您所在学院教师对教务管理工作的满意度

A.不满意 B.一般 C. 基本满意 D.满意

8、您所在学院学生对教务管理工作的满意度

A.不满意 B.一般 C. 基本满意 D.满意

9、您认为从哪些方面可以提高对教务管理工作的认同和满意度（多选题）

A.加强培训 B.拓宽职业发展通道 C.改善待遇 D.增强人员配备