现代企业档案的利用服务工作研究

陈秀明

摘 要：随着社会的不断发展，对现代企业档案的利用服务工作提出了新要求，企业档案是企业管理的一个重要依据，能否做好档案的利用服务工作直接关系到企业未来能否有一个较好的发展。本文简述新经济环境下现代企业档案利用服务的特点与要求，针对现代企业档案利用的现状，提出了一些建议，希望能改善现代企业档案的利用服务工作。

关键词：现代企业；档案；利用；服务

1 引言

随着社会主义市场经济体制的不断完善和国企改革的进一步深化，现代企业的性质、职能、经营模式都发生了巨大变化。企业档案工作如何走出传统的思维和工作模式，以适应这一新环境的变化，进而全面准确地把握企业变革的脉搏，有效地增进档案利用服务的功能，成为新时期档案工作者必须面对的一个崭新的课题。在新环境下，做好档案的利用服务，不仅是社会发展和经济建设的需要，是现代企业加强自身经营管理、创造经济效益的重要手段，而且也是企业档案工作自身价值的充分体现。

2 新经济环境下现代企业档案利用服务的特点与要求

2.1服务对象由组织（单位）向个人延伸

过去企业档案的利用者大多数是各单位、各部门，也就是说档案工作的服务对象主要是企业内部的各部门。就算有对外服务也是面向的组织，利用者需凭组织介绍信与业务相关部门接洽后，方可有相关部门的人员将利用者带到档案室查找或者代查所需要的档案，档案一般情况下不向个人借阅。随着修改后的《档案法》以及各省、市档案局相继出台的一系列关乎档案管理和利用的法律、法规的颁布和实施，使档案的利用范围从以前的为专业组织、单位服务，逐渐扩大到可以对社会和个人服务。这就要求企业档案室这个存储档案资源的基地，密切关注普通公民的需要，使档案信息这种文化资源能够真正走进千家万户。

2.2服务范围由政治方面向经济、法制领域扩展

随着社会主义市场经济体制的确立和企业经营自主权的扩大，企业的中心任务就是发展生产、多创效益。为适应企业发展和变革的需要，档案的利用需求由原来的政治外调、审计性查档，逐步扩展到企业的经济领域。近几年随着企业业务和工作范围的扩大，档案的利用率逐年上升。在新经济环境下，企业档案人员要紧紧围绕企业生产经营，善于把动态的企业现实活动与静态的档案信息有机结合起来，做好及时有效的档案服务，真正把死档案变为活信息，通过服务把档案的潜在价值具象化为社会效益和经济效益。

2.3服务手段由手工检索向计算机、网络方向发展

人类文明的进步与科学技术的变革是分不开的，随着信息时代的发展，传统的档案管理模式已经并且正在发生越来越深刻的变化。几十年前，档案的检索工作基本上都是靠手工，还没有一种合理的检索工具。计算机和网络的广泛应用为传统档案管理模式的变更带来契机，主要由自动检索、自动统计、网上查询等等。此外，扫描、复制、数字信息的电子转换、光盘存储等高新技术的广泛运用，已经使档案管理冲破了旧的藩篱，向现代化的管理模式迈进。这就要求档案人员紧跟时代步伐，适时地编制科学实用的检索工具来揭示档案内容和成分，以便用户能迅速、准确地查到所需的档案资料，真正实现企业档案资源信息的共享。

3 现代企业档案利用服务的现状分析

3.1思想意识陈旧

主要表现在三个方面：一是依赖思想。认为档案室是企事业单位必不可少的一个部门，端铁饭碗、吃皇粮天经地义，光靠“输血”自己不“造血”。二是陈旧观念。长期机关式的工作作风坐等被动服务，你来我调，你不来我清闲，舒适的环境、懒散的作风，闭架借阅、守摊等客。三是自我安慰意识。比上不足、比下有余，自我感觉良好，缺乏创造性、激情和活力。

3.2服务功能不全

主要存在三个方面的问题：一是服务对象的局限性。企业档案提供服务的对象仍然局限于党政机关。二是服务项目的单一性。传统的服务环境多年一贯制，主要是档案的借阅利用服务。三是服务手段的滞后性。企业档案管理技术方式陈旧落后，多年来没有摆脱传统的手工检索，虽然配置了一些现代化检索工具，但种类单一、功能不全、效率低下的现象普遍存在。

3.3室藏不丰富

主要存在三个方面的问题：一是室藏书量较多，但质量并不高。库藏档案膨胀，大量质量较低的档案充斥其中，内容庞杂、鱼目混珠。二是室藏结构单一、门类不全。党务、政务、财务档案居多，经济建设和科技档案较少；纸质档案占相当比例，其他载体几乎没有；公务活动档案多，私人活动档案少。三是馆藏内容重复、价值低廉。尤其是上级机关和同级机关普发的文件重复最多，由于室藏内容的大量重复，降低了储存信息的含金量。

3.4编研成果水平低

主要存在两个问题：一是档案工作还是以档案保管为重点，只重视档案的实体管理，使得许多档案被“尘封”，无人问津。二是企业档案人员在编纂档案材料时缺乏对档案信息针对性的开发，忽视了对社会档案信息需求的研究和预测。究竟市场需要什么样的信息，我们现在的信息服务应该具有什么样的模式，尚不清楚。

3.5复合型人才缺乏

人才状况不能适应新环境的需求，面对档案收集、整理、鉴定、利用等方面的复杂情况，面对档案保管、保护和计算机等高新技术的强烈冲击，还有许多理论和实践上的难题需要解决。

4 现代企业档案利用服务的建议与对策

4.1档案工作人员自身方面

企业档案管理是一个默默无闻的岗位，但并不意味着档案人员没有提升自我的空间。除了职称的考评之外，档案工作人员还应不断提高自身各方面素质，熟悉了解企业档案的内容及特点，不断发掘具有利用价值的档案信息资源，进行档案信息资源的整合、编研，不仅为企业的生产经营活动创造价值，还能提高自身对于企业档案的利用服务的工作能力，全面地、及时地、准确地、有效地为利用者提供利用服务。档案工作人员的利用服务质量也是展示企业档案“亲和力”的一种途径。

4.2企业员工方面

對于已利用过企业档案，档案意识较强的企业员工而言，档案工作人员应多征询、听取反馈意见，这是对利用服务工作最直观的评价，也是完善利用服务工作迫切需要改进的建议。同时，为了破除企业档案外借后，档案人员干等利用者归还的局面，可建立一定的催还制度，对利用者进行外借期限约束。如将企业档案管理系统与日常文书处理系统相衔接，无论阅览还是外借服务，均需在档案管理系统上提请登记，若产生外借利用服务，则档案管理系统可定期通过日常文书处理系统对利用者进行催还提醒。

4.3企业档案信息资源方面

企业分公司员工相较于本部员工人数众多，来本部档案室利用档案的频率也较高，但通常仅需某份企业档案的复印件即可，不需外借原件。因此，可考虑分析这类仅需复印件即可，且利用频率较高的企业档案进行扫描，制成电子文件，若企业员工有利用需要，则可通过企业档案管理系统提请登记，经审批同意后，档案工作人员再通过档案管理系统发送具有限定性的电子文件，便可大大提高办事效率。方便快捷的档案利用服务必然能为企业档案的“亲和力”加分，并树立档案室高效率的工作作风，积聚了企业发展的“正能量”。

5 结语

企业档案是企业生产经营和管理活动的综合反映和历史记录，是维护企业合法权益的重要依据，是企业宝贵的财富合格信息资源。现代企业的档案利用服务必须紧跟时代的潮流，强化档案服务功能。只有这样，才能适应市场经济的要求，企业的档案工作才会充满新的生机和活力。

参考文献

[1]邵金利.浅析现代企业档案的利用服务[J].机电兵船档案，2014，（2）：3-6

[2]吉莉莉.完善企业档案利用服务体系的思考[J].兰台世界，2014，（2）：117