新时期档案管理一体化对策研究

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所谓文档一体化管理，就是以文件生命周期理论作为指导，对文书和档案，进行统筹规划和科学的管理，从而最大限度的发挥其整体效能，进而保障相关档案、文秘等文件流动和存储的高效管理。该模式不仅有助于提升档案管理质量，同时还能让相关档案的管理变得更具有标准化和规范化，由此便可实现档案和文件管理的现代化。

一、文档一体化管理的理论基础

这种一体化理论的发展历程较为漫长，在此过程中，诸多的经典理论对其构成带来了极大的影响，并逐渐成为该一体化理论的重要基础。在这些诸多经典理论中，文件生命周期理论无疑极具代表性。该理论提出，文件从最初的形成、再到销毁，或者转换成档案被永久存储，这之间都存在着紧密的联系。不同国家因为自身管理体制的差异，对文件的流动阶段细分，往往存在着相应的差异，主要涉及到三段论，也就是所谓的“现行”、“暂时保管”、“永久保存”；另外还有一种四段论，也有着颇大的影响，也就是所谓的“形成”、“应用和维护”、“鉴定与选择”、“档案存储”。不过这几个理论的基本内容整体一致。首先，文件从生成到最终的损毁，或者存储，有一个显著的流动过程，而且具有连续和完整性；第二，文件对象所处阶段不同，那么和相应的服务对象、管理模式等，都有着相应的对应关系。

二、文档一体化过程中存在的问题

(一)缺乏切实可行的技术保障体系

随着档案管理技术的发展，档案管理有了更为先进的手段，当然，这也为档案信息的可靠性和真实性带来一定的负面影响。为了确保这两个属性，就需要使用更为先进的技术来加以保障，也就是说，必须要通过相应的保障体系，来解决不同单位主体所涉及到的诸多管理问题。

(二)缺乏完善的组织和管理

档案文件本身有着极高的技术含量，而且还颇具复杂性，因此必须要有与之对应的管理模式和方法。另外，相关的文件管理者，也需要具备一定的档案管理技术，可以对档案文件的管理和形成特点进行深入掌握，并能通过专业知识，对其进行科学管理，进而将档案文件和档案功能需求，充分的展现在系统设计之中。然而在具体工作中，现代档案的管理和组织往往相对缺乏，很多部门的管理人员，还仅仅处于检索和收发管理环节，缺乏现代化的管理意识，也没有相应的先进管理技术。

(三)档案管理辅助系统开发滞后

传统的文件和档案管理模式具有相互独立性，受到这种管理意识的影响，在开发相关的信息辅助系统之时，就容易出现对文件的流动性给予了关注，但是却对文件向档案进行转化时的完整性却给予了忽视，一些档案文件一体化系统，仅仅是将办公辅助系统所产生的文件直接导入到档案系统，更多是对手工文件进行模拟。还有一些部门，为了自身需求，开发了相应的档案文档一体化系统，然而没有相应的统一指导，导致系统功能雷同，缺乏兼容性，这些都会显著制约我国文件、档案管理的一体化。

三、实现文档一体化应采取的对策

(一)理顺管理体制，完善组织机构

从国家的高度，构建统一的文件、档案的行政管理机关，这样就能对不同部门、地区的档案和文件进行统一的管理，进而实现对全国的档案管理工作进行规划和协调。此外，还需要从宏观视角，对档案和文件的一体化管理编制相应的政策，进而对其进行科学的贯彻实施，从而强化对文档工作进行监督指导。在机关中，必须要构建一体化的管理机构，对文档的运动流程，进行全面管控，进而实现三位一体的管理，也就是将收发、登记、标引等诸多工作进行统一，同时将当前的工作处理和立卷进行同步，于是就能实现文件办理完成，相应的文件就能得到归档，进而让文档管理从原先的相互独立性，转换成相互融合和统筹的管理模式。

(二)加强文档一体化标准体系建设

当前，不仅要对传统的文件和档案管理等相关业务进行完善，特别是对这两种管理模式的重读、矛盾的政策文件进行重修，使得双方全面的协调统一，进而得到较佳的工作秩序和提升工作效率。另外，要强化档案文件管理标准规范的编制，具体内容包括：第一，管理性标准。也就是对相关管理人员的具体职责、用户的义务和权利、电子信息源的合法性进行明确。第二，业务性标准。具体涵盖了档案文件的管理规范、数据标准等，譬如后者，又可以进一步细分成档案文件存储格式、保管期限表等。第三，技术性标准、具体涵盖了档案文件移交和交换技术规范等。

(三)建立完善的文档一体化管理系统

首先，要以文件的内容、结构和背景信息作为管理重点，将文件、档案系统进行整合，使之相互兼容，确保档案文件具有可靠、完整和真实属性，由此实现档案一体化的管理目标。其次，构建系统的评价机制，进而提升当前此统一的档案管理辅助系统的市场化水平，进一步促进该行业的持续发展。最后，要从软硬件等技术层面入手，确保档案管理系统的安全性，选用那些性能更高的档案安全管理技术，并对数据进行定期的备份，另外，还需要引入相应的加密技术，构建内部的防火墙，对外网的入侵和非法访问进行防控，从而显著提升网络安全性。