对高校学籍档案的本质属性与学籍档案管理分析

摘 要：学籍档案是高校教育的重要组成部分，随着我国新课标的变革，越来越多的人开始接受高等教育，传统学籍档案管理办法已经不能满足当代人们的需求，所以其管理方式亟需创新。本文先阐述了学籍档案的本质属性，根据其发展中的问题提出针对性的解决措施，进而保证高校学籍档案管理工作有效进行。

关键词：学籍档案；本质属性；档案管理

近几年，为了响应国家在教育方面的号召，各大高校普遍进行扩招工作，使得高校在校生和毕业生的数量大幅度增加。因此，对学籍档案管理工作提出了更高的要求，各高校只有确保学籍档案管理工作的有效进行，才能保证其更好地发展，所以如何管理好学籍档案成为了各高校管理部门最关注的问题。

一、 学籍档案的本质属性

学籍档案大致有三个属性，一是原始性，二是记录性，三是历史性。原始性主要表现为在学生入学阶段，学籍档案会随之产生，不能进行修改，并且学籍档案中的信息是在教育管理部门填写的，没有经过修改，所以说其属于原始的。记录性是因为学籍档案中的一些信息会涉及学生所有的学习阶段，高校会不定期将有关学生个人重要信息进行填写记录，最常见的就是成绩记录。历史性是指学生在学校中会取得一些成绩，这些成绩会被记录到学籍档案中，能够较为完整地体现出学生的优点，并且学籍档案的历史性也符合学籍档案管理工作的需求。

二、 解决学籍档案管理的有效措施

（一） 利用现代化技术转变学籍信息处理方式

因为我国开始实行扩招制度，所以高校的学生数量急剧上升，使得学籍档案的数量也逐渐增多，在很大程度上加大了学籍档案管理者的工作力度。原始的手工记录与查找方法已经不能够满足当代高校的发展需求。即使档案管理人员能够通过手工记录的方式将信息记录在册，在查找上也会十分麻烦，并且如果不能将学籍档案整理好，不仅会降低查找速度，还会对整个学籍档案管理工作造成影响。

针对以上问题，要利用现代化技术转变学籍信息处理方式对其进行解决。高校可以利用计算机网络技术将纸质学籍档案转变为电子学籍档案，并且按其类别进行分类处理，在查找某一学生信息时，能够更加方便快捷。同时电子学籍档案的应用也反映了学籍档案管理工作已经与时代发展潮流相融合，档案管理工作者要不断地对其进行深层次的探索，以便电子学籍档案能够可持续性发展。电子学籍在提升学籍档案管理工作效率的同时也带来了一些问题，因为电子档案可以随意修改，所以丧失了传统档案管理的原始性与记录性。因此，在进行录入電子学籍信息时，教师要让学生仔细核对每个信息数据，并且要规定学生在某一时间段全部完成，进而提高电子学籍信息的真实性与录入工作的效率。除此之外，学籍档案管理部门还要对学籍档案实行电子与纸质双重保护，进而减少学籍信息丢失、盗用等状况。

（二） 完善学籍管理的有关制度

由于一些高校对其学籍档案的保护工作不重视，使得一些学籍档案的真实性降低。比如：纸质版的学籍档案格式不同，会发生信息遗漏的状况。因为书写工具的不同，经过长时间的搁置，使得其字迹不清或消失。或者是在采集学籍档案信息时，教育管理者的疏忽，使得学生少填、漏填或不按照规则填写学籍信息。除此之外，一些学校对于存放学籍档案的房间管理不到位，也会出现因受潮、发霉等因素对学籍档案造成破坏，使其参考价值大大降低。

针对以上情况，学校有关部门要完善学籍管理的有关制度。首先要对档案登记进行规范，完善其相关制度，档案管理者要认真地对待登记、核查、整理、保护等工作。在完成录入后，要让有关人员多次对信息数据进行核查并签字，以确保信息的准确性。其次，要建立健全有关采集和查阅学籍信息的制度，以此保证学籍档案具有完整性。学籍管理人员要定期分批次地对学籍所有人进行回访，进而及时对其学习信息进行更新处理。并且要对学籍修改的时间及内容进行再次确认，以保证其真实性及完整性。

（三） 重视对学籍档案的保护

学校要重视对学籍档案的保护，提高对其保护力度。首先，要使学籍管理者提高其对学籍档案的保护意识，因为管理人员的工作态度会对学籍档案的质量产生直接的影响。只有让学籍管理人员意识到其管理工作具有重要性及紧迫性，他们才会以认真的态度对待其工作，从而使档案管理工作能够有效地进行。因此，只有提高管理人员的保护意识，才能够确保纸质档案具有完整性，实现其管理流程的安全可靠。

除此之外，学校要提高学生对档案的重视程度。让学生了解到学籍档案会直接关系到其以后的就业，使学生产生危患意识，在其填写与检查学籍信息时能够抱以认真的态度。只有让学生了解学籍档案的真正作用，才能加强其对学籍的保护意识。

三、 结束语

综上所述，只有做好学籍档案管理工作，学校才能更好地为社会输送人才。因此，要完善学籍管理的有关制度、利用现代化技术转变学籍信息处理方式、重视对学籍档案的保护，才能使学籍档案管理工作真正地落实在实处。保证其完整性及真实性，从而提升学籍档案存在的价值意义。

参考文献：

[1]莫小慧.新时期高校学籍档案工作探讨[J].办公室业务，2018（7）：108+122.

[2]于国伟.高校学籍档案信息化管理的网络系统研究[J].科技经济导刊，2018，26（4）：119.

作者简介：

苗丽芹，山东省济南市，山东广播电视大学。