档案数字化发展对高职院校档案管理工作的影响

李伟春

[摘要]高职院校的档案不但是高职院校历史的真实记录，还是高职院校进行发展规划的依据，因此，高职院校的档案管理工作是尤为重要的。随着信息数字化技术的发展和应用，高职院校的档案管理工作也逐渐朝着智能化和数字化的方向发展。目前，我国的高职院校已经逐步掌握信息数字化技术的应用方法，并将其应用到了档案管理工作当中，不但提升了档案管理工作的水平，也推动了高职院校管理工作的信息化发展进程。就档案数字化发展对高职院校档案管理工作的影响做相关的阐述。

[关键词]档案;数字化发展;高职院校;档案管理工作;影响

[中图分类号]G717

[文献标志码]A

[文章编号]2096-0603（2019）07-0180-02

随着教育领域的不断发展，我国的高职院校也得到了长足的发展。档案管理是高职院校管理工作的重要组成部分，通过档案管理工作的顺利实施，能够为高职院校的发展规划提供有效的依据。当今时代是信息的时代，信息数字化技术逐渐被应用到高职院校的档案管理工作中。就高职院校档案的信息数字化发展而言，既会对高职院校的档案管理工作产生积极的影响，也会对高职院校的档案管理工作产生一些不利影响，因此，针对档案数字化发展对高职院校档案管理工作的影响展开深入的研究和分析，以此来促使积极影响得到最大限度的体现，尽可能地消除不利的影响，进而使高职院校的档案管理工作水平得到进一步的提升。

一、档案数字化发展对高职院校档案管理工作的积极影响近年来，随着我国科学技术水平的不断提高，信息数字技术也逐步渗入社会的各个领域，推动各行各业的信息数字化发展进程。目前，信息数字技术在高职院校档案管理工作中的应用越来越广泛，不断提升高职院校档案管理工作的质量和效率。在高职院校档案进行数字化发展的过程中，对高职院校档案管理工作的积极影响还是比较明显的，主要体现在以下几个方面。

（一）使高职院校的档案管理工作符合时代的发展需求

在当今的时代，市场对实用性人才的需求与日俱增，因此，高职院校也应该针对当今市场的需求，在加强培养实用性人才的同时，不断提升自身档案管理工作的水平，以此来迎合当今市场的发展需求。通过信息数字化技术在高职院校档案管理工作中的应用，不但实现了对海量档案资料的高效管理，还有效降低高职院校档案管理工作的难度，提高高职院校对学生信息的管理水平，进而提升毕业生的就业几率。总而言之，信息数字化技术在高职院校档案管理工作中的应用，使高职院校的档案管理工作符合当今时代的发展需求。

（二）有效提升了高职院校档案管理工作的水平

在高职院校档案进行信息数字化发展的过程中，通过信息数字化档案管理系统的构建，不但提高了高职院校档案管理工作的效率，还有效提升了档案资料的应用价值，进而提升了档案管理工作的整体水平。在高职院校以往开展档案管理工作的过程中，其工作的重心往往放在了档案资料的收集和保存方面，对档案资料的应用方面却存在着一些不足之处，没有对档案资源进行进一步的开发利用，导致档案资源存在浪费的情况，降低了档案资源的利用率。在高职院校的档案资料还是纸质文件的时代，纸质档案资料的实际应用效果并不理想，很容易导致大量的档案资料得不到及时的应用。通过高职院校档案的信息数字化发展，有效改善了这方面的问题，不但提升了档案资料的应用便捷性，还提高了档案资料的利用率。另外，通过高职院校档案的信息数字化发展，还实现了档案资源的共享，使高职院校的档案资源得以在各个部门之间共享，提高了高职院校档案资源的实际应用价值，进而提升了高职院校档案管理工作的水平。总而言之，在高职院校档案进行信息数字化发展的过程中，能够使高职院校更好地进行档案资源的利用，提升对学生的服务质量和水平，为其将来的工作生涯提供强大的助力。

（三）推动了高职院校档案管理工作的创新发展

随着高职院校的不断发展，其内部管理工作的压力也在逐步加大。就高职院校的档案管理工作而言，随着高职院校办学规模的不断扩大，学生的数量也在不断增加，学校档案资料的数量也就随之增多了，因此，高职院校的档案管理工作也需要与时俱进地进行创新性的发展，以此来对档案管理工作中的不足之处进行优化升级。首先，针对学校档案资料不断增多的问题，就需要推动高职院校档案的信息数字化发展来加以解决。通过高职院校档案的信息数字化发展，不但提升了档案归类的科学性和具体性，还提升了档案归类工作的效率，进而提升了学生档案资料建设和管理的专业化水平。其次，高职院校档案的信息数字化发展，有效提升了高职院校的教学评估水平。在此过程中，一方面，通过对学生档案的信息数字化建设，能够有效分析出学生的特点，以此高效地达到教学评估的目的;另一方面，通过对学生档案的信息数字化建设，能够有效实现对学生动态表现的综合评估，以此掌握学生的培养需求，促进其全面发展。总而言之，高职院校档案的信息数字化发展，不但推动了高职院校评价考核体系的创新发展，也推动了高职院校办学能力的提升。

二、档案数字化发展对高职院校档案管理工作的不利影响在高职院校档案进行信息数字化发展的过程中，虽然对高职院校的档案管理工作产生了许多积极影响，但是也产生了一些不利影响。为了促进高职院校档案管理工作的进一步完善，就要对这些不利影响展开深入的研究和分析。

（一）设备和技术的浪费

首先，在高职院校档案进行信息数字化发展的过程中，为了构建现代化的档案信息管理系统，必然需要购置大量的现代化网络设备和软件资源。在此过程中，一方面会对高职院校的技术层面带来一定的压力;另一方面会大幅增加高职院校的运营成本，增加其自身的经济负担。其次，很多高職院校档案管理部门由于刚刚脱离传统的档案管理模式，对现代化的档案信息数字化管理模式还不是很熟悉，还没有充分掌握现代化的网络设备与相关的信息技术的应用要领，同时也缺乏完善的管理制度和管理体系，导致大量的网络设备与相关的应用软件不能够被充分地加以利用，造成设备与技术被浪费和闲置的情况。

（二）档案管理人员难以适应信息数字化的管理模式

在高职院校档案进行信息数字化发展的过程中，必然会对档案管理人员的综合素质水平提出更高的要求。首先，很多高职院校的档案管理人员并没有接受过信息数字化管理方面系统培育和指导，当其直接投入信息数字化档案管理工作的时候，就很难以适应这种创新型的管理模式。在这种情况下，不但会引起档案管理工作上的失误，还会使档案管理工作存在一定的安全隐患，进而对档案管理工作的正常开展产生严重的影响。其次，针对这一问题，很多的高职院校对现有档案管理人员的工作岗位进行了重新布置，这种方式也并不能从根本上解决这一问题，反而会引起更多管理方面的问题。因此，只要对现有的档案管理人员进行相应的培训和选拔才能够切实地解决这一问题。但是，在此过程中又会增加一定的人力成本、物力成本以及时间成本。

（三）信息安全隐患

首先，很多高职院校档案管理工作的信息数字化发展运行模式还不够完善，导致其档案管理工作会存在一定的信息安全隐患，使其档案信息管理系统存在很多的信息安全漏洞。在这种情况下，很容易出现信息泄露的情况。其次，很多高职院校的档案管理部门缺乏相关的信息安全意識，对档案信息的安全控制工作的重视程度不够，没有对学校内部的档案资料实施有效的保护措施，从而对其自身档案管理工作的信息安全水平产生了直接的影响。另外，在某些高职院校中，人为泄露档案信息的情况也是存在的，因此，对高职院校而言，一定要对档案管理工作的信息安全予以高度重视。

三、推动高职院校档案信息数字化管理水平的有效措施

首先，要加强高职院校档案管理部门的信息数字化管理意识，以此来促进高职院校由传统档案管理模式到信息数字化档案管理模式的转型。在此过程中，一方面要向高职院校的档案管理部门普及相关的信息数字化档案管理知识，同时对相关的信息数字化档案管理技术手段进行讲解;另一方面要使相关的档案管理人员能够正确地认识到档案资料管理信息数字化发展的重要性，以此来提升其对档案资料管理信息数字化发展的重视程度。另外，还要建立起相关的管理制度，明确档案管理人员的工作职责，使其能够明确自身的责任，进而推动信息数字化技术在高职院校档案管理工作中的贯彻落实。其次，高职院校在引进相关的设备与技术的过程中，要结合自身档案管理工作的实际发展需求，确保引进的设备与技术能够与自身的发展运行需求相匹配，不要盲目追求过高的设备性能与技术应用效果。再次，加强对现有档案管理人员的培训与指导，以此来确保档案管理人员能够迅速的适应信息数字化的档案管理模式。在此过程中，一方面要对现有的档案管理人员进行信息数字化技术的指导;另一方面要对现有的档案管理人员进行信息数字化管理意识的培养。另外，还可以适时引入具备专业能力的信息数字化管理人才。最后，提升高职院校档案管理部i]的信息安全意识，构建出完善的信息安全防护系统。另外，还要科学合理地设置相关的管理权限，以此来有效杜绝人为泄露信息的情况出现。

综上所述，针对档案数字化发展对高职院校档案管理工作的影响展开的研究和分析是十分有必要的。在此过程中，不但能够为高职院校档案管理工作的进一步完善提供有效的依据，还能够促进高职院校整体管理水平的提升。

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