如何提高档案的管理水平和服务能力

于淑敏

摘要：档案管理在当前社会发展形势下逐渐被广泛关注，对于现阶段各行各业来说，其档案管理工作职能也在逐渐发生转变，对于教育行业来说部分机构仍采用传统的档案管理模式，对其自身发展和保障学生信息的安全可靠都造成了一定的消极影响.本文基于教师及学生档案管理存在的不足进行分析，并探究其科学有效的优化解决方案.

关键词：信息化；人才培养；服务质量；工作效率

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2019）03-0099-03

我国社会经济快速发展，社会保障体系逐渐建立健全，当前形势下，人们生活质量不断提升，对于档案管理的认知水平也得到了增强.近年来我国不断深化教育体制改革，逐渐地转移工作重心，将个人档案的信息管理作为重点工作内容.现代科学技术的高度发展和广泛应用对档案管理方法进行优化创新，现阶段来说，行业应当加强对信息化档案管理方法的深入探究，以便于更好地提升工作效率和服务质量.

1 建立教育信息管理数据库的意义

当前我国社会经济发展模式下，人们的认知水平不断提升，对档案信息的管理方式也更加重视.对于教育行业来说档案信息涵盖内容较多，对教师、学生等多项信息数据进行收录，为日后的各项业务办理提供准确有效的依据.对于教育行业来说，其综合性较强，在实际运营过程中需要相关的政策与专业支持.建立档案信息管理数据库可以更好地对教师和学生的信息进行管理，监督业务办理流程，切实保障人员的个人利益.

1.1 有助于促进教育界的发展

伴随着我国教育行业的不断壮大，日常管理的事项也逐渐繁多，加大了教育信息管理的难度.尤其是在日常的教务管理工作之中，需要录入、整理越来越多的学生及教师信息，例如学生以及教师的基本信息、教师的教学计划、学校的课程安排、学生的成绩信息、学籍信息，甚至还包括定期考试的各种安排、信息等，这些都无形之中为教学的管理带来了很大的困难.如果还一直沿用过去传统的信息管理技术，那么最终只会出现学校信息网络瘫痪、学生以及教师的信息出现问题，影响到学校的正常运行.因此才需要使用信息化技术，对各种教育信息进行自动化信息处理，建立教育信息管理数据库，令各种资源能够实现信息的管理以及共享，从而提高日常管理的工作效率.

1.2 能够推动我国信息化管理不断发展

相较于传统的纸质档案管理，建立教育信息管理数据库准确性更高，也更加多元化.传统的纸质档案管理行使保存功能时往往只局限于文字或者是一些静态的照片等，比较单一，无法保存一些音频或者视频资料，给档案管理人员也带来一定的困扰.而教育信息管理数据库的建立则从根本上解决了这一难题，既能够保存一些文字或者静态图片，还能够保存视频、音频或者是一些动态图片等，令数据更加多元化.这样既能够丰富档案管理内容，为今后留下更多的借鉴资料，更能够提高我国整体的信息化管理水平，最终推动我国科学技术的更好发展，可谓是一举多得.

2 教育档案管理存在的不足

2.1 档案利用率较低

根据相关调查发展，现阶段我国多数档案管理部门的管理方式依然属于传统的档案信息管理手段，在这种管理模式下，档案的科学利用率难以有效提升.归结其原因，主要是由于两方面因素所致，第一，档案管理人员缺乏现代化管理意识，对档案管理缺乏正确的认识，认为档案只是单纯的档案管理，不会对行业的经济效益产生影响，致使在实际工作过程中难以有效地对档案信息资源管理进行有效的开发利用.第二，社会民众受传统档案管理观念的影响，对现代化档案管理缺乏正确认识，无法通过档案进行维护个人的切身利益，一定程度上来说既不利于个人权益的保障，也阻碍了行业的发展进程.

2.2 缺乏完善的档案管理制度

任何行业的健康稳定发展都离不开现代化制度的支撑，现阶段来说，教育行业档案管理工作的缺失正是由于缺乏完善的档案管理制度所造成的，笔者对一些教育机构进行调查的过程中发现，多数的单位并不具备完善的档案管理制度，对其工作效率和服务质量都产生了一定的消极影响.

2.3 基础设施和信息化建设有待于完善

当前大部分机构对档案管理缺乏规范的管理标准，并且在该方面的建设上资金、技术投入较小，以被动的方式进行档案信息管理.并且一些机构难以转变发展观念，仍采用传统的档案管理方式，与社会脱轨，不重视信息化建设.但实际上，伴随着计算机技术的不断推广，信息化已经深入至各个领域之中，为各行各业的发展都起到了积极的推动作用，当然也同样适用于教育档案的管理工作.因此，相关部门应该注意到时代发展的大背景，与社会接轨，加强教育档案管理工作的信息化建设，以便提高工作人员的工作效率和工作质量.在进行档案管理时，相关部门应该积极推进档案管理的信息化改革，建设相应的管理平台，这样既能够提高档案的管理质量，又便于他人进行查阅.工作人员也应该要树立正确的职业意识，积极主动地学习网络信息技术，提高自己的工作能力，确保教育档案信息化建设工作能够顺利地开展.

3 提高教育档案管理工作能力具体措施

3.1 打破传统束缚，积极转变观念意识

在开展一系列改善工作前，首先需要做的便是积极改变管理理念.对于档案管理工作而言，要先实现质的飞跃，就必须要先转变过去传统、固化的思想观念，这是第一步也同样是最重要的一步.只有彻底挣脱了观念上的制约与束缚，才能够帮助管理人员树立正确的观念意识，才能够真正推动档案管理工作发展.在正確的观念意识的引领下，管理人员才能够意识到开发利用现有资源档案的重要作用，才能够将资源档案与人们的生活水平等密切关联，保持着积极向上的工作心态，投身到档案管理信息资源的管理工作之中.

3.2 建立健全现代化档案管理制度

无论是什么行业，只有制定了明确的规章制度，工作人员才能够按照规章制度工作，做到“有规可依，按规工作”.因此，对教育档案管理工作而言，应该要健全档案信息资源的管理制度，制定明确的规章制度，确保教育档案管理工作能够做到有序开展.在日常的工作中，做好与基层工作人员的交流，调查他们在工作中存在的问题以及工作需求.对于大多数人的诉求，管理人员可以通过制定相关管理制度来进行解决.对于制度上存在的问题，在进行档案管理时要结合实际情况与工作人员的意愿对推行的制度进行修改、调整.为了能够推动管理工作更好地进行，管理人员可以从制度层面上针对存在的问题提出一些切实可行的解决对策.不仅如此，还应该建立健全的监督机制，设定专门的监督部门或是邀请外界人士对工作人员进行监督，将日常工作的业绩评价与绩效挂钩，以便能够从根本上调动起工作人员的工作积极性.

3.3 加快基础设施发展建设

基础设施建设对于提升档案管理工作水平来说具有积极的促进作用，传统的管理模式逐渐难以适应行业的现代化发展需求，因此，相关的机构应当加强基础设施的发展与建设，实现现代化、信息化管理模式.针对现阶段档案管理基础设施有待完善的状况，笔者建议相关部门应当结合社会发展需求与社会群体的建议后进行优化，适当引进国外的一些先进技术，结合我国的基本国情向国外一些取得了好成绩的机构吸取经验，学习国外的先进管理技术，建立专门的计算机管理系统，将档案归类后进行输入，建立资源数据库，确保信息的准确性，为未来的管理工作提供重要的数据参考.

加强档案管理基础设施建设还能够切实提升机构的工作效率和服务质量，有效地避免在业务办理过程中出现疏漏的可能性.除此之外，完善的基础设施建设还能够有效的防止人为因素或是自然因素对档案产生的损害，切实实现了高效率、高安全的管理模式.

3.4 加强人才培养

当前我国社会发展形势逐渐发生转变，传统的技术竞争已经转变为人才竞争，机构要想在激烈的竞争形势下获得更好的发展空间，就应当加强人才培养.优化人才结构和知识结构能够有效地提升档案的管理水平，因此，机构需要定期开展人才培养，加强对外部专业人才的引进，时期更好地完成档案的管理工作.建立科学有效的考评机制，对其进行定期考核，不断提升档案管理人才的综合素质与个人能力，全面促进行业的快速健康发展.

除此之外，还应该着重提高档案管理人才的信息化素养.伴随着世界经济、政治科学技术全球化的不断推进，如果不能做到与时代接轨，那么最终就只能被时代淘汰.因此对于档案信息化管理，相关机构应该要时刻做到与时俱进，既要重视档案信息化管理技术的提高，还应该注重工作人员自身信息化素养的培养，通过先进的技术来不断提高工作人员的工作效率，降低工作出错率，确保档案信息化管理准确无误.

3.5 做好归档档案的管理工作

除了日常的档案管理工作之外，接收归纳档案也是重要的工作之一.接收归纳档案工作水平的提高，能够真正提高档案的管理水平与服务能力.因此，为了能够提高日常工作中接受归纳档案的工作质量，应该将改革重点放到档案的接收、收集、整理、归纳、编号，最后再按照编号进行入库整理.在统一的要求与规范的制约下，严格按照部门制定的规章制度来进行分类、排列、编号，将不同种类、不同时期、不同属性的档案进行分门别类的整理.整理之后，还要更新档案目录.值得一提的是，在制定档案目录时，应该要结合实际情况，既要保证科学、合理性，也要看重目录的实用性，方便日后的查阅.而在进行纸质档案的接收归纳管理时，工作人员一定要详细核对材料是否存在缺页或是丢失的情况，然后再按照要求进行归纳整理，并且还要定期检查.在日常的工作中，还要时刻注意纸质档案的防火、防虫、防风工作.

3.6 以档案管理提升服务能力

档案管理属于本身的服务工作，拿教育行业举例，可以从为制度建设提供服务、为管理决策提供服务以及为广大教育人员单位提供服务三个角度进行分析.教育档案管理工作开展中，相关档案管理人员要结合档案资源信息的情况，对于教育人员的结构、数量、年龄层次、基金收支变化以及个人待遇水平情况等进行科学的分析，通过数据的研究，对其中的规律和一些问题进行探究，为教育制度建设提供服务.教育档案管理工作的开展，也要为相关管理决策制定相关政策提供可靠的依据，为其提供重要的信息分析和数据方面的参考.广大教育人员和单位也是档案管理工作的重要服务对象之一，在展开相关服务工作中，要设身处地地对相关需求进行满足，提供更加优质的服务.

4 结语

当前形势下，档案管理工作不再是单一地对档案进行归档保存，其工作管理水平直接关系到机构的服务质量与经济效益，影响着人们的生活质量能否不断提升，能否满足人们日益增长的物质文化需求.因此，为了推动我国信息化管理的不断发展，提高檔案的管理水平和服务能力成了大家关注的重点.一方面应该要增强全社会对于档案管理的认知水平，管理机构转变管理发展观念，加大资金投入，不断提高工作人员的信息化管理技术水平；另一方面，还应该加强现代化档案管理工作的探究，积极开展信息化建设和完善基础设施建设是提升档案管理工作水平的有效途径，对于促进社会经济发展也具有重要的现实意义.

参考文献：

〔1〕徐菲菲.基于对城镇居民基本档案管理的工作思考[J].办公室业务，2017（3）：121-121.

〔2〕贺春菊.试析基层经办机构基金的内部控制管理[J].财会学习，2017（11）：243-244.

〔3〕吴江荣.医院办公室档案管理工作的优化策略探究[J].企业文化旬刊，2016（7）.