充分发挥基层档案资料室的作用，进一步促进学校综合档案管理工作

摘 要：随着高校教育体制的不断深化，高校综合档案管理工作也需不断地适应新形势的发展，在这发展过程中，高校各部门的档案资料室的作用就更为突出。因此，加强档案资料室建设和管理并发挥其作用，对学校综合档案管理起到至关重要的作用。

关键词：档案;各二级档案资料室;作用

随着高校教育体制改革的不断深化，高校的综合档案管理工作也不断地要适应改革的需要，在这个过程中，各二级档案资料室可解决学校综合档案管理工作中的物理空间不足等问题，它还的扩大信息储存量、更直接地为更多师生服务等优势也逐渐显现。但从现实情况来看，笔者认为二级档案资料室的重要性并没有充分发挥出来，所以本文从档案资料和学校综合档案的关系、现状以及各二级档案资料室建设对校综合档案管理工作促进作用进行一些分析。

1 部门档案资料室与学校综合档案馆的区别

1.1 定义上的区别

要区别二者之间的关系，首先要清楚档案资料和档案之间的区别。档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。保存性和原始记录性是它的本质属 。档案资料是指其立档单位在其职能活动中形成的、办理中或已办理完毕的各种记录。档案资料是档案的基础，是档案的源泉，只有在整理加工后，具有保存价值的、原始的资料才成为档案。

1.2 服务内容和对象的区别

笔者认为，档案资料室应包含上级单位来文和各部门自已形成的与之有关联的文书文件及还没达到移送学校综合档案馆要求的相关文件，其中也包括图书资料。实际上，档案资料室对本单位服务的内容更直接、更有针对性、更专业化，为各二级单位提供有效地、精准的信息服务。学校综合档案内容涉及面广，种类丰富，是档案资料中具有保存价值的一部分内容。

服务内容的不同决定了服务对象的不一样。学校综合档案馆针对全校师生员工及社会相关人员和单位服务，服务范围涉及广泛，人员较复杂。档案资料室一般针对的服务对象本单位和本院系的师生，人员相对单纯，是为本单位提供行政、教学、科研等方面的有利场所。

1.3 服务形式的区别

档案资料室收集、整理、查阅上可根据本单位自身的要求，为本单位的管理、教学、科研提供快速、準确的服务。特别是在查询上，因没密级要求，可以采取灵活多样的服务形式。而学校的综合档案馆，面向全校及社会与学校相关的单位及个人服务，它有严格的收集、整理过程并且有严格的查阅程序，是原始的、有保存价值的资料。因此，笔者认为，学校综合档案室的服务形式比校严格和单一。而各单位档案资料室的地理位置，也是在本单位工作区域内，方便师生的查阅。而且也突破综合档案馆的地理位置上的格局，可采取与本单位专业特点有关的个性化的空间布置，使利用者觉得更有吸引力和亲和力。

2 档案资料室现状

2.1 界线的模糊和领导的重视程度不够

档案资料室不是图书资料室，档案资料室除了有图书资料室，为师生提供教学、科研的专业性信息外，它还有为本单位和本院的党政、行政服务的功能。实际上，档案资料室是为本单位和本院系提供全方位服务的精细化的平台。但这个界线，现在许多师生是分不清的。

领导重视程度不够，也使各档案资料室的发展滞后。有些领导包括综合档案馆的领导，为了档案的管理工作，混淆档案与档案资料的概念，为了馆藏量等目标数字，把一些没有馆藏价值的资料作为档案，以行政命令的方式收入综合档案馆，占据综合档案馆有限的空间，又没有保存性和利用性。而各部门领导对部门的档案资料室建设重视不够，什么都愿意送综合档案馆，认为今后想利用的时候，直接到学校综合档案馆查就行了，而作为学校的综合档案馆，它的进档有严格的规则和要求，这就使许多，对本单位和本院系有用的档案资料而不是档案的信息资料遗漏或丢失。

2.2 管理人员的不稳定性和利用率低

二级部门档案资料室的管理人员，应是对本单位的人员、行政、教学、科研最熟悉的人，他们能更直接、更有针对性的服务于本单位的师生。但是，由于一些单位对档案资料室重视程度的不同，使得人员的配置、素质也不一样。特别是对外宣传工作也滞后，本单位的师生对档案资料室存在的重要性和必要性认知度也不够，这也严重影响了档案资料室的利用程度。而利用率的高低，又反过来影响档案资料室的建设。

3 积极发挥档案资料室的作用，进一步促进全校的综合档案管理工作

3.1 场所的便利，弥补了综合档案馆在距离和地域的限制

因为二级单位的档案资料室，是由各二级单位负责组建、管理，学校综合档案馆的人员进指导。因此，一般的档案资料室，都组建在与本单位师生最近的地方，这样更有利于师生在最短的距离查到自已想要的信息。学校的综合档案管理，它一定是少而精并有保存价值的档案资料，特别是实物档案和纸质档案，这样空间就很紧张，而二级单位的档案资料室，它可以保存对本单位一切对行政、教学、科研等有用的相关档案资料，它档案资料管理比较灵活，比如，与本单位有关的有效期较短的合同、通知等档案资料，在近期又频繁使用，就可以保存在二级单位档案资料室，这样在某种程度缓解了校综合档案馆空间不足问题，也是不断地增加了全校档案管理的空间。

3.2 灵活性、针对性强的特点，可为综合档案馆的档案提供有力的支撑

二级单位的档案资料室，面向的服务对象基本是为本单位的师生，所以，资料收集的专业性强，科研、会议交流等内容更加精准和全面。随着，信息技术的不断发展，各部门对档案资料室的设备及管理方式也在不断变化，也为学校的档案馆提供了有力的资源支撑。

总之，部门档案资料室利用“专业性强、资料广、地理位置便利”的优势，是成为学校综合档案馆的有力补充，而学校综合档案馆可以利用，档案专业人员对各部门的资料人员进行更专业的指导，使各部门的档案资料室在资料的收集和整理、排架上更加专业、更加完善。如果两者之间，能齐头并进，相互支持，学校整个档案管理工作一定能适应，新的高校教育体制的改革。

作者简介

邹薇（1969-），女，汉，广西，研究生，副研究员（档案）。