计算机信息技术在档案管理系统中的应用

赵兵

摘 要 档案在一个企业或者国家发展的发挥着重要的作用和影响，通过计算机信息技术在档案管理中的应用则能够很好地实现档案管理的信息化，实现档案管理质量的提升。本文就计算机信息技术在档案管理系统中的应用进行分析，以供参考。

关键词 档案管理 计算机信息技术 应用分析

中图分类号：G275文献标识码：A

1计算机技术运用在档案管理中的必要性

随着我国当前经济水平的不断发展，使得我国各行各业都得到了快速的发展，无论是科学技术还是现代化设备都在很大程度上得到了提升，而且已经快速渗入到了人们的日常生活以及工作中，并起到了无法替代的效果。在这个科学技术不断发展的过程中，传统的档案管理已经不能跟上时代发展的步伐，应用现代化设备已经成为了当前社会发展的必然趋势。计算机管理系统是现代档案管理当中最先进的技术工具之一，计算机处理数据所表具有的快捷、录入准确的特点是传统技术无法相比较的，在现代档案管理中起到了非常重要的作用。计算机技术在处理数据时所具有的快捷、准确等特点，在很大程度上能够提高档案管理工作的质量与效率。随着我国科学技术水平的日益提高，档案管理在我国的地位也随之逐渐增高，并且现代档案管理也出现了新的特点，为我国社会带来了巨大的发展。

2计算机技术在档案管理现代化进程中的应用形式

2.1计算机档案信息检索系统

计算机信息检索指的是利用电子计算机对信息和数据的高速处理能力来存储数据本，从中查找、取出数据这样一个过程，一个完整的信息检索系统，一般是由信息源、信息组织管理、系统功能、用户接口和系统支持技术等几个有机部分组成。为了能够适应档案现代化管理的需要，相关部门应建立统一的档案检索和管理体系，还需要更好地开发档案信息，有效的实现档案信息资源共享的目标，只有这样才能够为我国未来发展起到重要的作用。

2.2计算机文档管理系统

计算机文档管理系统是现代企业常用到的一款文件管理软件，它主要包括的功能有文档安全储存、文件加密、版本追踪、用户权限管理与一体、防泄密、防拷贝、防打印等，可以实现企业内部文档有序安全共享、协同文件编辑的目标，并且文件管理软件能够为用户提供最实用、最完善的文档管理解决方案。除此之外，该系统操作方式比较简便，任何人都可以直接“上手”，为人们的日常管理工作提供了很大的便利条件。

2.3计算机管理统计系統

计算机管理系统可以应用到企业各部门环节中，我们可以在仓库管理中运用统计系统进行管理，但是仓库数据统计管理系统企业发展规模越大，仓库数据统计过程中的各个环节就越困扰。因此，企业应结合仓库数据统计软件的相关库存数据进行探究分析，做好企业自身的管理工作，只有这样才能够为企业提供更好的数据支持，从而在很大程度上提高仓库管理软件的使用价值。

3计算机信息技术在档案管理系统中的应用优化策略

3.1做好数据库建设

数据库设计指的是对于一个给定的应用环境，相关技术人员需要为其构造一个最优的数据库模式，建立数据库及其应用系统，使之能够有效地存储数据，只有这样才能够满足各种用户的应用需求，而在数据库领域内，我们通常把使用数据库的各类系统统称为数据库应用系统。一个好的数据库能够为计算机节省很大的数据储存空间，还可以保证数据系统的完整性能，相关设计部门应当探索数据库建设的完整性和功能的齐备性。

3.2建设电子档案库

影像档案管理系统提供了一个电子化手段，其是电子档案的一种表现形式，能够将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，再通过系统建立与各类相关信息的索引，从而在日常办公过程中，相关工作人员可以非常方便的调用各种资料，能够有效的提高工作效率。所以相关部门应当高度重视建设电子档案库这项工作，只有这样才符合现代计算机信息技术发展，从而为社会带来更大的效益。

3.3人员素养的提升

基层工作人员处在改革发展稳定的第一线，他们肩负着推动科学发展、促进社会和谐、服务人民群众的重要职责。当前基层工作的要求不固定、形势比较复杂、任务也相对艰巨。工作人员要想更好的适应新形势、新任务的要求，必须在社会主义事业建设中与时俱进，展现自我风采，从而实现其自身价值，除此之外，企业员工还必须坚持从实际出发，不断提高自身的能力素养，只有这样才不会被这个社会淘汰。

4结语

综上所述，应用计算机技术管理档案信息，既能保证档案信息的齐全性和时效性，还能够使档案信息资源共享，相关部门工作人员需要创建数据库，且保证档案信息资源的安全性，规范档案信息数据库的建设和管理过程。在这个过程中，要不断的更新硬软件设备，继续做好传统档案管理工作，要建立健全相关管理制度，提高安全意识确保档案信息安全，要不断提高档案管理人员的整体素质以及档案信息的利用率，使得管理效率得到有效的提高，从而为我国社会经济带来更大的效益。

参考文献

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