高校档案信息资源开发利用的策略

李 屹

（山东财经大学燕山学院 山东·济南 250000）

高校档案资源是一种重要的资源，引发了公众和社会的关注，其信息原始、真实的特点明显，这就使其保持在独特的地位当中。档案属于社会信息资源的一部分，为事业的发展以及经济的发展做出重要的贡献。社会也因此对档案信息的需求有所增加，因此做档案资源的积极开发有着至关重要的意义，可以更好的实现档案的信息价值保证以。档案工作的整体发展以三大工作为主要的社会发展体系，有着很强的操作性，通过社会各方面的利用，才能最终的使用发挥其实际的价值，提高社会经济效益和社会效益。这需要找准档案事业的落脚点，为社会上的各级人民群众提供积极的参考凭证。国家档案局提出了相关的三个体系建设理念内容是将资源利用体系进行重组、建设、完善，档案基础工作使得工作内容到位，档案资源可以开发，保证工作生产过程中的社会经济收益以及开发档案资源的实际意义。

1 高校档案信息资源开发利用

高校档案事业也是高校工作的一部分，与高等教育的和谐发展存在着重要的联系进行档案管理期间必须将科学的发展观作为指导依据，构建可持续的档案发展管理策略。档案资源具有历史特征，记录了学生的原始资料，它是独一无二不能代替的，因此高校档案管理人员在管理档案过程中，必须树立可持续的战略发展思想，建立高效的管理方案，提升管理工作经验，做管理意识的强化以及档案资源的合理开发利用。另外也要保住档案利用的可持续性以及对资源的永久性开发，更好的为高等教育发展提供服务，为实现高校资源共享奠定基础。

2 高校档案资源在开发利用过程中出现的问题

2.1 开发利用程度不够

开发利用档案过程中开发模式的局限性，导致开发程度不能满足实际的需求，开发资源越多，用户满意度越大，利用率也就随之提高，但是在目前的高校档案开发利用工作当中，可以明显的看出深度不足的现状。开发利用者，将目标集中于日常的档案管理事务，但是对方法的研究较少，高校档案馆的馆藏资源需要进行深层次的开放，但是在对学生档案信息的利用过程中，存在意识淡薄这现象，高校档案的保管收集相对简单，没有将大的信息进行充分的录入，利用率不高，改革创新是将档案信息资源开发的重要方式，因此需要加强对档案资源的可持续利用改革以及使用创新深化。

2.2 档案管理人员的基本素质问题

进行档案管理过程中，由档案管理人员整理档案资源，保证其可持续的利用，但是高效的档案管理人员，年事已高，知识能力有限。不能满足档案信息资源的可持续利用要求。在科研过程中，存在误区他们缺乏开发的勇气以及变更的能力。这就使得档案资源的开发利用受到影响，制约了档案事业发展的新局面，对档案资源的开拓，可持续使用造成困难。

3 高校档案信息资源开发利用的策略

3.1 加强对学生档案管理的宣传教育

档案意识是人们对档案价值的认知，了解档案的地位特征以及档案的整体属性。不同档案工作者对档案的理解有所差异，他们的档案意识逐渐变化，为了将档案进行规范管理开发，需要做档案管理重要性的宣传，从学生着手在学生入学时期对其进行知识的普及，进行相关内容的教育，做好档案管理引导。

在新生入学教育阶段组织参观档案馆，开辟档案知识专栏，以讲座的形式让学生初步了解档案状况，保持档案意识，学习了解到相关的管理内容以后，他们可以了解到自己的言行举止会被记录在档案当中，并伴随终生。档案约束可以帮助学生完善个人能力，促使学生茁壮成长，也对学生的成长起到监督和导向作用。在学生毕业之前，把档案意识作为就业教育的重要内容，可以学生未来发展需要为切入点，将档案个别使用案例进行特殊教育，使他们依靠毕业档案完成工作寻找。让学生充分认识内容、作用，了解到学籍和人事档案之间的关系，档案在工作调动、晋升定级、干部任用和求学深造的多方面功能，这就能帮学生进行档案妥善保管引导，降低弃档率，增加学校对档案保管的可行性，消减保管档案压力。

3.2 充分发挥档案资源的价值

进行高校档案资源保管过程中，需要拓展档案资源的应用价值，但管理的实用性以及档案管理的范围需要进行更加清晰的定义。在大学生毕业制度影响下，需要学生完成双向选择与自主择业的就业机制，这也影响了学生档案的功能。然而目前的档案内容归档不够完整，侧重于个人的思想政治表现能力以及学习成绩，缺乏对个人、创新、实践、组织管理、社交心理素质以及诚信状况的记录。当前就业形势下，学生档案内容的建设需要结合用人单位的需求，保证档案的全面性。反映学生素质的同时更高效的学生培养，为用人单位的人才考量提供帮助。

将档案归档优化，防止学生错失档案服务时机，保证档案的利用率和利用范围。档案工作的进行过程中，档案材料分散于学校的各个部门以及导员的手中，学生离校后在集中归档整理，导致档案利用者以及用人单位无法在第一时间获取全面的学生信息。因此需要做档案工作的时间调整，保证就业工作的超前性，打破传统的档案归档方式，形成新生入学的建档工作程序。在校期间完成档案补充，毕业前复核档案内容，保证全过程对档案控制和管理。学生档案中心定期整理，保证档案的完整性，分解集中档案整理的工作压力，档案需要反馈学生的最新状况，将档案的价值完成时间的调整，保证档案的利用率。也使档案作为学校培养学生以及用人单位选拔人才的凭证依据。

3.3 高校档案资源的信息化管理

做档案资源的信息化管理，有阶段性的完成档案资源的信息化，建立档案信息数据库。针对馆藏档案完成案件条目数据库的建设，设立快速有效的目标，逐步完善文件级条目，逐步实现档案全文数字化。塑造档案信息化核心，构建数字化的档案馆，直接将电子文件通过网络进行接收。推进档案资源信息的二次开发。研究档案信息系统的形式，将档案资源进行统计，做档案的研究以及开发，使得档案信息更为清楚的罗列，建立多种档案信息发布的方式，构建电子文件以及数字文件系统之后，进行安全防护，完成计算机防火墙升级，将高校档案资源进行分享。

4 结束语

进行高校档案管理过程中，需要更好的实现信息资源的有效开发，完成对档案的科学管理以及安全保管，做好重点的档案信息资源开发利用，提升高校档案的主体素质以及利用过程中的客体价值，保证利用的规范性。合理利用档案服务体系，做档案开发利用，保证对档案的长期管理，另外需要各个档案部门实施服务先行的战略，将重要的工作职责不断的探索，使得档案资源更加充分的开发利用，符合信息化时代的步伐，适应人们对信息的需求。做档案利用的开发统筹，使得档案使用兼顾，相得益彰。