高校科研经费内部控制的问题及对策研究

张亮

[摘 要]在“科教兴国”战略的影响与支持下，近年来我国高校科研工作虽然取得了不少突出成果，相关科研资金投入逐年增多，但在科研经费管理方面，很多高校仍然存在不足之处，例如，在科研经费的内部控制工作上，问题尤为明显，这阻碍了高校科研工作的进程。基于此，文章分析了高校科研经费内部控制中存在的各方面问题，并针对这些问题提出了可行的建议，以期推动高校科研经费有效管理及科研工作顺利开展。

[关键词]科研经费;内部控制;高校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.24.023

[中图分类号]G647[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）24-00-03

1     高校科研经费内部控制存在的主要问题

1.1   信息化管理水平不足

在财务管理信息化的发展趋势下，近年来很多高校都针对自身的财务管理工作需求积极开展了信息化建设，提升了财务管理的工作效率、工作质量，但从科研经费管理的角度看，高校财务管理信息系统正处于完善阶段，通常不会建立专门的科研项目信息管理平台，因此，高校通常只能借助统一的财务管理信息系统实现科研经费的信息化管理，很难满足科研经费管理的特殊需求，导致信息化管理效果受到很大限制。另外，高校科研经费管理的覆盖范围较广，需要财务管理信息系统内部多个子系统相互配合，再加上科研项目、科研经费的相关信息存储记录在不同子系统中，各种信息往往不能在线上共享，导致科研人员很难获取科研项目、科研经费相关信息，不利于开展高校科研经费信息化管理工作。在无法实现有效信息化管理的情况下，面对海量的科研经费、科研项目信息，高校很难继续开展科研经费内部控制工作。

1.2   部门协作效率较低

高校科研经费来源广、种类及用途多样、涉及部门较多，要想实现对各类科研经费的有效管理，通常需要以多个部门的高效协调配合为基础。然而从目前来看，很多高校对科研经费管理的认识存在偏差，在实际工作中未能充分考虑科研经费管理的复杂性，而是将相关工作任务简单划分给各个部门，并要求各部门按规定完成科研经费管理任务，导致不同部门间的沟通交流非常少，直接影响科研经费管理工作中各部门的配合度，甚至不能做好部门间最基本的衔接工作，降低了高校科研经费内控效果。例如，在科研项目经费的预算编制方面，科技处通常会较多考虑技术层的因素，希望能够争取充足的科研经费，为达到各方面的技术要求奠定良好的物质基础。财务部门则会重点关注科研项目经费预算的合理性，并根据相关科研项目的经费情况分析预算的合规性、效益性，对科研活动、科研项目的特殊性缺乏足够了解。如果高校科技处与财务部门在科研经费管理工作中未进行有效沟通与信息共享，那么双方对科研项目经费的具体数额很可能产生矛盾，并给科研项目经费审批工作带来诸多麻烦，即便最终确定了科研项目经费，也可能出现经费过多或经费不足的情况，这显然不符合高校科研经费内部控制要求。

1.3   支出审核缺乏实效

支出审核作为保证高校科研经费支出合理的重要环节，在科研经费内部控制方面发挥着非常关键的作用，只要能够严格按照国家、学校相关规定及项目经费预算，严格审核科研项目中的各项经费支出，科研经费使用就能基本保持合理。但在实际上，当前不少高校都未能严格按照国家政策限制科研经费支出范围、支出用途及支出额度，如会议费、差旅费、劳务费等并未直接作用于科研本身的费用，往往占据经费支出总额的很大部分，导致高校科研经费内部控制的效果大打折扣。另外，如会议费、差旅费等科研经费支出与科研项目的相关性较低，相关支出信息的查询难度比较高，很容易给科研人员提供违规操作的空间，导致高校科研经费支出审核工作缺乏实效。

1.4   预算执行效果较差

为避免科研经费被滥用，当前很多高校基本都会选择在科研项目开始前对其进行经费支出预算。在确定合理的科研经费预算结果后，再据此进行专项科研资金拨款，作为该项目科研工作中的全部经费，而对于其他超出預算的经费支出，如无特殊原因不可进行预算变更，超出部分由相关科研人员自主承担。但从实际情况看，不少高校虽然编制了合理的科研经费预算，但并没有严格执行科研经费预算工作，在项目相关科研工作结束后，即便科研成果并不理想，但只要科研经费未超出预算，且相关票据真实合法，基本都能够通过审核，而对各项经费支出细节的合理性，则并不会予以太多关注，这与高校科研经费内部控制的根本目的相差甚远。

1.5   监管体系不完善

在企事业单位中，内部控制通常需要以完善的审计监督体系为基础，尤其是对高校科研经费内部控制来说，面向科研项目推进全过程的审计监督尤为重要。但从目前来看，很多高校不重视科研经费审计工作，通常也不会建立专门的审计监督制度对科研资金使用提出要求，因此，在缺少明确规范与指导的情况下，面向科研经费的审计监督工作往往很难落实到位，导致科研经费内部控制效果大大下降。另外，在有些高校审计监督体系不够完整的情况下，审计监督工作常常局限于前期立项与事后审计方面，没有全面、细致、严格地监管科研项目推进过程中的诸多细节，即便科研经费支出存在问题，也很难及时发现，并不能满足高校科研经费内部控制的目标要求。

1.6   结题后期管理缺失

在科研工作中，科研经费的使用往往与科研项目的推进并不同步，当前很多高校在科研经费管理中并未充分意识到这一点，常常在科研项目结题后结束相关内部控制工作，最终使高校科研经费内部控制出现结题后期管理缺失的情况。例如，在有些科研项目结束后，由于高校决算工作进度较慢，经常出现结题后项目部分经费尚未结账的情况，且这部分结余经费仍然可以由项目相关科研人员使用，而高校对科研项目结余经费的监管，则常常处于缺失状态，给相关人员违规使用科研经费带来了可乘之机。

2     应对高校科研经费内部控制问题的策略

2.1   加快信息系统建设

在信息化时代，企事业单位想要做好内部控制工作，必须以良好的信息化建设作为基础支撑，而高校想要保证科研经费内部控制的有效性，同样需要尽快推进科研经费管理信息系统建设，为有效开展科研经费信息化管理工作提供支持。一般来说，高校的科研经费管理涉及多个部门，在开发设计科研经费管理信息系统时，还需要充分考虑学校在信息化建设方面的整体情况，同时针对各部门日常工作的实际需求设计子系统或系统模块，之后再基于校园网络建立完整、统一、独立的科研经费管理系统，以实现对科研经费管理领域专业部门、专业人员的统一调度，满足各项目小组、部门的信息共享需求，同时将科研经费管理从各部门的其他信息化管理工作中独立出来。另外，从信息安全的角度看，科研经费管理信息系统不仅要建立如会计核算、项目管理、信息管理、资产管理、监管审计等模块，同时还要严格控制各模块的登录、操作权限，在满足财务、审计等各部门信息共享需求的前提下，避免项目信息、研究人员信息、课题信息等各类信息数据的泄露。

2.2   加强科研项目管理

在高校的科研经费管理工作中，为了保证多个部门间的有效协调合作，高校还需从科研项目本身的管理工作入手，建立独立的科研项目管理部门，专门负责学校科研项目管理工作，统一管理各职能部门，同时有效调整科研项目管理部门的内部组织结构，以加强不同职能部门的沟通、交流，弥补其在工作衔接方面的不足。例如，在科研项目管理部门的构建上，应保证部门组织架构的灵活性，由学校科研工作的相关领导人直接负责对该部门的管理，同时由财务、科技、审计等各部门的负责人及专业工作人员直接参与，兼任科研项目管理部门的成员，共同探讨学校各个科研项目的经费内部控制措施，为各部门间的密切沟通、协调合作建立良好平台。而在职能划分上，则需要以加强部门间沟通、处理部门间问题与意见分歧作为核心职能，要求各部门充分发挥自身专业性，接受科研项目管理部门的管理与领导。另外，科研项目管理部门成员还要承担起对科研经费管理工作的监督职能，一旦发现职能外或跨部门的科研经费问题，则需要及时上报科研项目管理部門的领导人员，由部门领导负责组织协调处理。

2.3   规范支出业务审核

对于科研经费的支出审核工作，高校需要明确区分科研项目中的各类经费支出，同时针对各类经费支出的特点制定支出经费与报销的审核制度，明确相关审核流程及审核过程中的细节要求，为科研经费的支出审核工作提供有效指导。不同科研项目往往都存在一定的特殊性，因此，高校在制定科研经费支出审核制度时，还要根据本校科研项目特点灵活调整制度内容，既要避免烦琐的审核与报销手续办理流程，为科研工作人员提供便利，还要关注经费支出审核、报销中的薄弱环节，针对差旅费、会议费、劳务费等类型的经费支出制定更加具体的审核标准，以有效限制部分科研人员的违规操作行为。例如，审核差旅费支出时，需要明确出差人员构成、出差时间、出差地点、住宿标准等具体信息，并通过综合分析这些信息判断差旅费支出的合理性，一旦发现出差人员过多或出差时间过长等情况，则应扣除不合理的部分支出后再进行报销。另外，差旅费、劳务费等各类费用的支出存在很强的不确定性，因此，高校在审核这类费用时要坚持灵活性原则，如因特殊情况而出现违规，在确定情况真实合理后，同样需要按实际情况予以报销。

2.4   强化预算执行监督工作

目前，高校对科研经费的预算管理虽然尚存在很多不完善之处，需要高校从监督管理入手，面向科研经费预算计划执行的全过程展开实时监督，进而有效落实预算计划，同时减少不必要的预算计划变更情况。例如，在预算变更方面，高校应明确各类科研项目的预算变更条件，并将其纳入科研项目管理制度中，在需要变更项目科研经费预算时，由项目相关科研人员直接递交申请，阐述需要变更的原因、具体变更的要求等内容，科研项目管理部门确定变更申请符合相关条件后，方可允许调整科研经费预算计划;已经通过的科研经费预算变更申请还要定期进行复核，以便及时发现条件不充分的预算变更，并追究相关审批负责人的责任。

2.5   完善审计监督制度

对于科研经费的审计监督工作，高校不仅需要建立完善的审计监督体系，优化相关审计制度，还要适当调整具体的科研经费审计监督措施。例如，为保证审计的专业性，高校应建立专业的审计团队，积极引入高级审计人才，并组织他们定期学习相关国家政策、专业知识等，以便找出科研项目推进过程中的执行问题与制度缺陷，并制订针对性的处理方案。而对审计工作本身，则需要坚持透明性原则，公布科研项目在推进中期、结题后期等环节的审计报告，使其他部门同样能够参与到科研项目经费使用监督中，提出对科研经费使用合理性的质疑。

2.6   重视结题后期管理

对于科研项目的结余经费与相关科研资产，高校还需要提高对结题后期管理工作的重视程度，在保证科研项目执行期间经费支出合理的前提下，要求相关科研人员保管好结余经费，同时根据实际情况采取不同的结余经费处理措施，尽快做出奖励科研人员、加强仪器设备养护、回收资金使用权等决策，以有效利用结余经费。而对于科研项目执行期间购买的资产，则要根据科研项目经费支出信息统计各类资产，并及时根据统计结果进行回收，将其安排在实验室、图书馆等区域，实现对科研资产的有效利用，必要时也可继续授予科研人员以科研资产使用权，或者直接将科研资产奖励给相关科研人员。

3     结 语

高校科研经费内部控制对有效开展科研工作具有非常重要的意义。虽然从目前来看，很多高校的科研经费内部控制工作都存在比较明显的问题，但只要在结题后期管理、预算执行监督、支出业务审核等方面采取合适的应对策略，就能保证高校科研经费使用的有效性。

主要参考文献

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